Процесс контроля и выбор варианта форм контроля

 

Руководитель на стадии контроля должен анализировать и управленческое поведение. Наилучшим является сочетание напористости и гибкости. Худший вариант - агрессивность и вялость. Таким образом, объекты контроля целесообразно классифицировать в соответствии с рис.2.

Рисунок 3. Классификация объектов контроля

1.4. Понятие и задачи учета на предприятии

 

Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая кладется в основу принятия управленческих решений.

Важнейшие задачи учета:

- сбор, обработка и отображение  первичных данных о хозяйственной  деятельности,

- систематизация данных с целью  получения и обобщения итоговой  информации о хозяйственной деятельности,

- создание исходной информационной  базы для планирования и осуществления  контроля  выполнения планов.

Различают три вида хозяйственного учета:

- оперативный,

- статистический,

- бухгалтерский.

Оперативный - сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов и т.д.). Данные его используются для текущего управления фирмой.

Статистический - изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов  с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о  состоянии и движении производственных фондов и другими информационными  материалами.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных  операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

1.5. Понятие и содержание анализа хозяйственной деятельности предприятия

 

Анализ лежит посредине между  контролем и планированием в "кольце управления". Им заканчивается один цикл управления (анализ результатов) и начинается следующий (анализ исходной позиции). Ясно, что в практической непрерывной коммерческой деятельности эти два вида анализа сливаются.

Анализ итогов хозяйственной деятельности фирм рекомендуется проводить последовательно  по следующей схеме:

1. Определение цели анализа (обзор имущественного и финансового положения и уровня доходов).

2. Выбор исходного материала (балансы, счета прибылей и убытков, отчеты о состоянии дел, годовые отчеты фирмы и конкурирующих организаций, таблицы биржевых курсов, сообщения экономической прессы, отчеты о собраниях пайщиков).

3. Получение первого представления об объекте анализа (анализ публикаций о фирме и отрасли, производственная программа).

4. Сбор числовых данных путем разложения итогов деятельности фирмы по источникам (обычный итог производственной деятельности, обычный итог финансовой деятельности, внеплановый итог).

5. Оценка сводного баланса движения имущества и капитала, сравнительного баланса.

6. Исследование причин полученного в балансе результата, разработка прогноза развития на перспективу, формирование заключения.

7. Отражение результатов в форме отчета.

Основные разделы анализа:

- анализ имущественного положения (обзор структуры средств предприятия и его инвестиционной деятельности) по следующим важнейшим показателям: доля основных средств в совокупном капитале, доля оборотных средств, норма инвестиций в обороте, квота инвестиций (брутто-инвестиции на объем производства);

- анализ уровня доходов по следующим показателям: рентабельность собственного капитала, рентабельность совокупного капитала, уровень дивидендов, соотношение биржевого курса и дивидендов, влияние на уровень дивидендов дохода с оборота, скорости оборота, структуры капитала, скорость возврата инвестиций, влияние заемного капитала на увеличение доходов с собственного;

- анализ финансового положения по следующим показателям: ликвидность, уровень динамической задолженности (число лет, необходимых для погашения взятых кредитов за счет собственных средств), уровень задолженности, уровень обеспечения основных средств собственными средствами и долгосрочным заемным капиталом, доля заемных средств, доля собственных средств.

Анализ дополняется прогнозами:

- ожидаемых изменений, ограничений;

- интересов связанных групп (клиентуры, кадров, руководства, собственников, государственной власти, финансистов, компаньонов);

- препятствий;

а также SWOT-анализом (оценкой внешних  и внутренних факторов деятельности фирмы) (рис.4).

 

Рисунок 4. Структура SWOT-анализа

 

В результате анализа должны быть сделаны выводы:

- как реагировать на прогнозы;

- на ожидания связанных групп;

- по использованию возможностей;

- по предотвращению опасностей;

- по укреплению сильных сторон  и их использованию;

- по усилению слабых мест, которые  следует учесть в стратегических  и годовых планах.

1.6. Социально-психологические аспекты контроля и оценки исполнения решений.

 

Контроль  занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения  необходимо учитывать как в отношении  проверяемого, так и в отношении  исполнителя. В ходе проведения контроля нередко обнаруживаются трудности. Например, бывает сложно добраться  до истины, избежать предвзятости и  субъективных толкований, кроме того, нельзя умалять влияние обычных человеческих слабостей, простительных в других случаях, но не в случае контроля исполнения принятого решения. В качестве таких слабостей могут выступать излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь обидеть слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника. Затруднить контроль могут и недостаток компетентности, ограниченность времени для более глубокого анализа, отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, руководитель далее ориентируется  на обратную связь – поступающую  информацию о ходе реализации решения [1]. Но это не решает всей проблемы.

Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще всего не по фактическим результатам  труда, а по напряжению усилий, которые  для этого потребовались. Для  руководителя же важна объективная  оценка фактического состояния дел.

Во-вторых, руководителя интересует не столько  объективная информация отдельных  участков, сколько сравнительные  данные о степени выполнения его  решений в разных коллективах (подразделениях).

В-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и условиям принципиально отличаются и требуют  различной профессиональной подготовки и опыта.

В-четвертых, руководителю в разное время требуется  различная информация, для этого  подчиненные должны обеспечить непрерывное  и своевременное представление  различной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению решений.

В-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителем, кроме  информации, какой бы объективной  она не была.

Возникает вопрос, а что дает контроль подчиненным? Он призван информировать исполнителей о ходе работы,  ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинству. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам  факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

Соблюдение  некоторых условий психологического свойства повышает эффективность контроля. А именно: когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, так как  внутренне он примет контроль как  помеху. Осуществлять контроль следует  в ситуации, когда работник испытывает сомнения, либо когда выполнен некоторый  этап работы и он сам готов поделиться результатами.

Вопросы, часто контролируемые, отражают особое значение в сознании исполнителей. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у исполнителя. Поэтому проводить контроль следует  системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСНОВНЫХ ВИДОВ КОНТРОЛЯ НА ПРЕДПРИЯТИИИ ООО «ЮГСТРОЙ»

2.1. Технико  - экономическая характеристика  предприятия

 

ООО «Югстрой» создано  в соответствии с Федеральным  законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" главой 4 части 1  Гражданского кодекса Российской Федерации и по организационно - правовой форме является обществом с ограниченной ответственностью.

Общество является юридическим  лицом и свою деятельность организует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

ООО «Югстрой» предприятие, зарегистрированное на основании Постановления главы администрации города Белореченска Краснодарского Края 21 ноября 1997 года за номером 883.

Целями деятельности ООО  «Югстрой»  являются расширение рынка товаров и услуг, создание новых рабочих мест, а также извлечение прибыли.

Основными видами деятельности ООО «Югстрой»  являются:

- строительство и ремонт  жилых, производственных, хозяйственных  и других объектов;

- производство и реализация  строительных материалов, товаров  хозяйственного и бытового назначения;

– оказание услуг по обслуживанию и ремонту автотранспортных средств;

- перевозка грузов автомобильным  транспортом;

- торгово-закупочная, коммерческая  и посредническая деятельность.

Директором  предприятия  является учредитель ООО «Югстрой» , который был избран собранием  учредителей сроком на 5 лет.

На балансе ООО «Югстрой»  имеется специальная строительная техника: автомашины "КАМАЗ", экскаватор, автокран, прицепы и полуприцепы, самосвал  и другое.

ООО «Югстрой»  состоит  из следующих подразделений:

     - производственная  база;

     - гараж;

     - здание конторы  по улице Чапаева, 34/1

Бухгалтерский учет в ООО  «Югстрой»  ведется в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности и Инструкции по его применению. Бухгалтерский учет в ООО «Югстрой»  компьютеризирован.

Лицензия на право осуществления  деятельности в сфере строительно-монтажных  работ получена 14 марта 1998 года сроком на три года  № К 016786.

Предприятие имеет самостоятельный  баланс, расчетный счет в ОСБ 1825 города Белореченска N 40702810230230100156, круглую печать, штампы и другие реквизиты визуальной идентификации. Юридический адрес Общества: Краснодарский край, город Белореченск, улица Чапаева, 34/1.

2.2. Структура  предприятия

 

Структура аппарата управления  ООО «Югстрой».

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет  полную ответственность за его состояния  и деятельность прерии государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях  и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию,  в соответствии с трудовым законодательством принимает  и увольняет работников, применяет  меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5. Организационная структура предпрития

 

Главный инженер  руководит работой технических  служб предприятия, несет ответственность  за выполнение плана, выпуск высококачественной продукции, использование новейшей техники и технологии. Главный  инженер возглавляет производственно  – технический совет предприятия, являющийся совещательным органом. Ему подчиняются отделы:

технический

главного  механика

главного  энергетика

производственно диспетчерский

технического  контроля

техники безопасности

В задачи технического отдела входят вопросы  совершенствования выпускаемой  продукции, разработки новых видов  продукции, внедрение в производство новейших достижений науки и техники, механизации и автоматизации  производственных процессов, соблюдение установленной технологии и др.

Отдел Главного механика вместе с подчиненными ему  подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку технологического оборудования, проводить все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.