Презентация, как условие эффективного делового общения

Презентация, как условие  эффективного делового общения.

 

Содержание.

 

1. Проведение исследования для  сбора информации, необходимой для  планирования презентации.

2. Особенности в организации материала и подачи информации.

3. Начало презентации: особенности  взаимодействия первые 90 секунд

4. Формирование отношения с помощью  эффектов фасцинации (очарование, обаяние) и аттракции (привлечение, притяжение) в процессе презентации

5. Приемы, позволяющие вызвать эмоциональный  отклик у слушателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Проведение исследования  для сбора информации, необходимой  для планирования презентации.

 

Презентация (с латинского «представление») – одно из средств  маркетинговых коммуникаций, целью  которого является рекламное продвижение товаров, услуг, компании на рынке. 
Презентация –  форма деловых коммуникаций, направленная на демонстрацию конечному потребителю возможностей фирмы, товара, услуги, с рекламной демонстрацией их свойств, преимуществ, особенностей и формирование положительного образа, направление действий.

На сегодняшний день любому человеку, для которого важен личностный рост и который стремится преуспеть в карьере, необходим навык публичных выступлений. Хотите вы рассказать новым сотрудникам о миссии и целях компании, выступив с отчетом, или провести презентацию своего проекта - сделать это нужно на самом высоком уровне. Если презентация будет не только содержательной, но и прекрасно донесенной до слушателей, то в этом случае вы будете выглядеть профессионалом в своей сфере и увеличите кредит доверия со стороны вашей аудитории.

Основными источниками, из которых  можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации  для своей речи, являются:

- официальные документы;

- научная, научно-популярная литература;

- справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари  по различным отраслям знаний, лингвистические словари, статистические  сборники, ежегодники по различным  вопросам, таблицы, библиографические  указатели;

- художественная литература;

- статьи из газет и журналов;

- передачи радио и телевидения;

- результаты социологических опросов;

- собственные знания и опыт;

- личные контакты, беседы, интервью;

- размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько. При подготовке к выступлению необходимо использовать и так называемый местный материал, т.е. имеющий отношение к слушателям. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.

Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с интересными  высказываниями, примерами, цитатами, статистическими данными - трудоемкий этап подготовки публичного выступления, который требует определенного  времени, поэтому подготовку к выступлению  необходимо начинать заранее.

Данный этап подготовки во многом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет свои знания, связанные с предметом  речи, критически осмысливает материал, выясняет основные проблемы.

При планировании выступления необходимо определить метод - выбор ключевых слов и их подача.

Для информационной речи такими словами  могут быть анализ, демонстрация, объяснение, суммирование, сравнение, описание, обсуждение, перечисление, показ.

Цель убеждающей речи может включать слова принять, сделать, вступить, поддержать, согласиться, внести вклад, помочь, защитить, предложить, разделить мнение, выступить  за.

Возможны интонационные окраски  выступлений:

- мажорная;

- беспечная или юмористическая;

- шутливая;

- сердитая или упрекающая;

- мрачная;

- торжественная;

- предостерегающая;

- просительная.

Сделать выступление захватывающим  и наглядным можно благодаря  не только своим специальным знаниям, но и личному опыту. Слушатели  будут прислушиваться лишь в том  случае, когда вы будете говорить не только как специалист, но и просто как человек. Ниже приведены основные источники материала, которые могут  Вам понадобиться: указания на то, как  получить специальную информацию интересным.

Специальная информация:

Архив фирмы: что можно найти  по этой темы в этом обществе, организации;

Библиотеки, учебники, справочники;

Газеты и специальные периодические  издания;

Видеодокументы (даже если вы найдете  в них темы, слегка близкие к вашей, все равно они могут послужить неплохим толчком);

Советы коллег;

Различные альманахи, сборники цитат, пословиц(иногда там можно найти меткий афоризм или хороший анекдот, которые помогут вам разрядить обстановку).

В Вашем распоряжении огромное количество материала. Что же дальше? Очень просто: вам просто нужно выбрать ту информацию, которая поможет достигнуть цели. Для этого просто спросите себя: что именно я могу высказать в  течение отведенного времени  моей целевой аудитории для достижения намеченной мною цели?

При разработке данного  мероприятия необходимо учитывать  так называемые 5 «С» презентации, определяющие ее результативность. Каждая из 5 «С» презентации имеет особое значение. Чем больше уделяется внимания и времени данному алгоритму, тем результат будет более эффективен:

 

 

1. Структура презентации 
Это компоненты, из которых она состоит:

• привлечение внимания
• вводная часть
• основная часть
• обзор
• заключение (побуждение).

Если какая-либо из перечисленных частей отсутствует, эффективность презентации снижается. Если же нарушения допущены сразу  в нескольких частях, то презентация  перестает действовать.

 

2. Содержание презентации 
включает  многоаспектную характеристику объекта продвижения.

 

3. Стиль презентации 
Стиль презентации может быть различным:  высоким, деловым, дружественным и т.п. Как правило, стиль определяется следующими факторами:

• внешний вид участников
• манера подачи материала
• атмосфера, которая царит в помещении
• тема презентации.

4. Сопровождение презентации. 
К этому аспекту относится все, что окружает презентацию, все ее внешние составляющие: организация зала, расстановка столов и стульев, оптимальное количество приглашенных; использование флип-чартов, досок, ноутбуков, слайдов. Все  это значительно влияет на эффект презентации.

 

5. Ситуативное управление  презентацией. 
Предполагает установление контакта с аудиторией.

 

Пример. Вы выступаете перед руководителями рекламного отдела с докладом на тему Новые целевые группы для рекламы  моющих средств. Свою цель Вы сформулировали следующим образом: Я хочу убедить  своих слушателей в том, что в  последнее время начало увеличиваться  число продаж моющих средств среди мужчин в возрасте от 25 до 40 лет. При этом Вы собрали огромное количество материала: исследования на тему того, каким моющим средствам отдают предпочтение полноценные семьи и мужчины, ведущие домашнее хозяйство самостоятельно; исследования о часто проводимых стирок, о средствах массовой информации, которым мужчины отдают наибольшее предпочтение, и т.д. Вы систематизируете отобранный материал в соответствии со сформулированной Вами целью. При этом Вы не упускаете из виду предоставленное Вам время. Допустим, что у Вас есть 15 минут на то, чтобы привести все необходимые аргументы. Применительно к приведенному выше примеру это может выглядеть следующим образом.

 

А). Вы начинаете с заключительного утверждения:

Мужчины - новая важная целевая  группа для рекламы моющих средств.

Б). Вы приступаете к доказательству:

Исследования показали, что в  последнее время все больше и  больше мужчин стирают самостоятельно, и они постоянно сталкиваются с необходимостью покупать моющие средства. Поэтому при написании рекламных  текстов необходимо учитывать данный фактор.

 

В). Вы приводите следующие сведения:

Предпочтения при выборе моющих средств в семье: как уже было сказано, теперь за стирку отвечают не только матери семейств, но также и отцы. Например, было обнаружено, что почти каждый второй отец стирает сам около двух раз в неделю, закупает необходимые моющие средства и даже

знает несколько ведущих марок  стирального порошка.

 

Г). Вы составляете прогнозы: объясняете, как можно развить сбыт моющих средств среди мужского населения.

 

Д). Вы разрабатываете меры: называете средства массовой информации, пользующиеся наибольшей популярностью среди мужчин (некоторые телевизионные программы и каналы, мужские журналы и т.п.).

 

Решите, какие разделы включить в выступление и каково назначение каждого раздела. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время. Сделайте их достаточно короткими, чтобы увеличить период устойчивого внимания аудитории.

Психологи определили закономерности изменения внимания слушателей. Уровень  внимания аудитории существенно  изменяется в течение сорокаминутного  периода. Сначала он высокий, затем, впервые десять минут, медленно снижается, потом снижается быстрее, а через  тридцать минут достигает самого низкого уровня. С тридцатой по сороковую минуты уровень внимания повышается. В последние пять минут  он наиболее высокий, хотя и не достигает  первоначального уровня. Имейте в  виду, внимание аудитории не повысится, если она не будет знать, что выступление  близко к завершению.

Здесь можно привести следующие  рекомендации:

Факты, которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта.

Так как степень внимания после  первых десяти минут снижается, то как раз с этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, особая роль отводится разнообразию структуры выступления и приемам, призванным разбудить интерес аудитории.

Пометьте разделы по степени  важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию. А - это то, что должно быть включено в выступление обязательно, В - то, что желательно включить, С - то, что хорошо сказать, если для этого останется время. Обдумайте пути варьирования структуры выступления. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением или промежуточными.

 

 

 

2. Особенности организации  материала и подачи презентации.

 

Особенности организации  материала и подачи презентации  предполагают содержательную, технологическую  и графическую обработку информации о представляемом объекте. Это, в  свою очередь требует выполнения следующих задач:

2.1. Формирование структуры  выступления. 
Структура проведения презентации должна иметь единую и достаточно жесткую схему. Презентация обязательно должна содержать следующие ключевые моменты:

1. Краткая схема проведения презентации компании

• название компании;
• вид деятельности компании;
• продукт компании;
• история и география компании;
• партнеры и поставщики, клиенты компании;
• сервис компании;
• инновационная деятельность компании (отличия от других).

2. Краткая схема презентации  товара:

Обзор

• продукт и область применения;
• основные модели или варианты.

Основные  черты и преимущества

• основные особенности (иллюстрации);
• преимущества каждой особенности для потребителя.

Применение

• область применения с конкретными примерами.

Характеристики

• технические характеристики товаров;
• условия предоставления услуг.

Цены

• ассортимент и цены.

Доступность

• сроки поставки;
• места покупки и заказа.