Презентация, как условие эффективного делового общения

 

2.2. Разработка методики  изложения материала и подбор  иллюстрационного оформления. 
Изложение материала может производиться в любой логической последовательности, соответствующей основной цели:                                

• от общего к частному
• метод извлечения выводов
• метод сравнения
• метод «Да,…но»
• метод «Крещендо» и т.д.

 

Организаторы вправе выбрать любой логический метод, но прежде, чем сделать этот выбор, необходимо тщательно изучить аудиторию.  
В качестве основного визуального компонента презентации, визуального компонента могут быть использованы:

• предмет презентации;
• образец, модель;
• рисунки на доске, на бумаге;
• слайды;
• слайды и ролики.

 

При подготовке поддерживающих материалов наибольшее внимание следует  уделить иллюстрациям в виде слайдов  и роликов. Как известно, информация запоминается наиболее эффективно, когда  подкрепляется визуально (50% усвояемости  информации). Если же при этом организаторы презентации инициируют вопросы  и стимулируют проговаривание материала, то приблизительно 70% информации может  быть закреплено в долговечной памяти слушателей. 
При подготовке слайдов рекомендуется, по-нашему мнению, исходить из правила «7 пунктов». Оно означает, что на таком слайде должны быть текст из 7 строк (или менее), схема из 7 блоков (или менее), рисунок из 7 деталей (или менее). Большее количество пунктов затрудняет понимание и запоминание иллюстративного материала. Аналогично одно из известных правил рекламы гласит: клиент запоминает только первых семь слов.

 

2.3. Выбор программных средств  реализации. 
Современные программы создания презентаций, в основной своей массе ориентируются именно на мультимедиа. Наиболее интересным примером может служить программа PowerPoint.  
Программа PowerPoint позволяет создавать сложные программные надстройки за счет использования Visual Basic. Встроенная поддержка Интернет и другие разнообразные усовершенствования сделали эту программу лидером в мире мультимедийных презентаций, а наличие русскоязычной версии позволило решить все проблемы, связанные с применением англоязычного интерфейса.

2.4. Разработка сценарного  плана презентации. 
Перечень разработанных слайдов и программные особенности их реализации отражаются в сценарном плане, а порядок следования слайдов определяет навигационная структура презентации. В сценарном плане целесообразно фиксировать  время показа каждого фрагмента презентации, например, каждого слайда.  
Наличие анимационных эффектов оживляет материал, облегчает его восприятие. Выбор конкретных анимационных эффектов осуществляют с учетом их особенностей. Так, например, «анимация по щелчку» дает возможность адаптировать скорость навигации по презентации к темпу изложения, который определяется в значительной степени аудиторией. Анимационный эффект «возникновение» позволяет постепенно выводить на экран иллюстрационный материал, что позволяет сосредоточить внимание слушателей в каждый момент времени на самом главном аспекте излагаемого тезиса.

 

Цифровые данные для облегчения восприятия лучше демонстрировать  посредством таблиц и графиков, а  не злоупотреблять их зачитыванием. Лучше  всего, когда в устном выступлении  количество цифрового материала  ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так  как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес. Информация, которая плохо воспринимается на слух - даты, имена, новые термины, названия - должна быть обязательно представлена на слайдах.

При графическом представлении  информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться  соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы. Как  правило, в ячейках таблицы содержится мелкий текст. Такой слайд может  легко читаться непосредственно  на вашем мониторе, но на большом  экране текст будет читаться плохо.

Средства динамического представления  информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических  объектов, другие анимационные эффекты  и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к  той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.

Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика - для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развернутые тексты на слайдах презентаций конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования. Списки на слайдах не должны включать более 5-7 элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки. В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов - в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом. Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы - более 5 элементов. Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.

Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится  не более 12 слайдов. Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению  регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов  в презентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление» PowerPoint).

Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций  в оформлении обязательно использование  соответствующей символики.

Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание»  или «Конец», вряд ли приемлем для  презентации, сопровождающей публичное  выступление, поскольку завершение показа слайдов еще не является завершением  выступления. Кроме того, такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение. Оптимальным  вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это дает возможность  еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздочных материалах. Для выступлений на иностранных языках необходимо также владение набором принятых в соответствующих культурах речевых клише, которые нужно изучать дополнительно.

Практика показывает, что в подготовке презентаций, иллюстрирующих публичные  выступления, сложнее всего:

-трансформировать текст выступления  для его представления в виде  ключевых слов и фраз,

-выбрать адекватные средства  визуализации информации,

-подобрать оптимальное цветовое  решение,

- отказаться от чрезмерного  использования анимационных эффектов.

 

 

 

3. Начало презентации: особенности взаимодействия первые 90 секунд.

 

Как считают специалисты, первые девяносто секунд – самые  важные для любого ораторского выступления. Одежда и внешний вид, манеры поведения  и "реквизит" презентатора – под  прицелом аудитории. Задача презентатора – смягчить ощущение отчужденности, попытаться вовлечь присутствующих в разработанный оратором сценарий презентации. Вступление – мост, ведущий  к основной части. За отведенные секунды  необходимо: обменяться приветствиями  и представиться; обозначить цель вашего визита с ориентацией на интересы аудитории; договориться с присутствующими  о продолжительности и форме  взаимодействия (например, когда вы готовы отвечать на вопросы).

Слушатели, вероятно, видят  вас в первый раз в жизни. Они  вглядываются в вас, составляют о  вас свое мнение.

Как говорит профессор  Ралф Подрайан, «слушатели будут внимательно разглядывать вас в малейших подробностях, пытаясь обнаружить ключ к вашему характеру и темпераменту». Поройтесь в памяти – сколько раз вам приходилось слышать, как кто-нибудь из публики говорит: «Я с первых же минут понял, что ничего хорошего ждать не приходится». Или наоборот: «Как только она начала, с самой первой минуты, я почувствовал, что это будет что-то из ряда вон выходящее».

Непременно дайте слушателям понять, как вы рады, что они здесь. Скажите им это прямо, с первых же слов. «Я давно ждал этого момента…»  Что это им говорит? Это говорит  им, что вы готовились. Что вы уверены  в себе. Что вам не терпится приступить к делу. Вы счастливы, что можете поговорить именно на эту тему именно с этими людьми. Тут есть только одна загвоздка: все это должно быть на самом деле!

Иногда в эти решающие первые девяносто секунд вы можете направить  события в нужное вам русло, попросив слушателей вам помочь. Не придавая этому особого значения – как  бы между прочиСпрашивайте слушателей о таких вещах, изменить которые в ваших возможностях. И уж здесь постарайтесь проявить максимум заботы.

Вот что я вам рекомендую сказать в первые девяносто секунд вашего выступления: так вам будет  легче взломать лед, чем с помощью  самого смешного анекдота, а времени  на это уйдет меньше.

«Всем видно эту таблицу? И из задних рядов тоже? А что  если я передвину стенд на метр ближе? Так лучше?»

Важное замечание. Конечно, вы осмотрели зал задолго до того, как начала собираться публика. Вы заранее решили, где размещать свой реквизит и оборудование. И теперь вы только вносите небольшие поправки, чтобы продемонстрировать свою заботу о слушателях. Однако при этом вы добиваетесь еще кое-чего, что может оказаться столь же важным:

– Вы показываете, что не связаны по рукам и ногам жестким планом. Вы проявляете гибкость. Для вас нет ничего незыблемого.

– Вы незаметно для слушателей вовлекаете их в свое выступление. Вы только еще начали, а они уже принимают в нем участие, вносят в него важный вклад. Им это приятно, а вам действительно помогает.

Самое главное: проявляйте свою заботу властно, без всякой нерешительности. Вы не беспокоитесь и не суетитесь  по поводу освещения, микрофона, реквизита. Нельзя создавать такое впечатление. Вы просто начинаете диалог с публикой. Вы налаживаете взаимоотношения  с ней. А кроме того, это, возможно, немного поможет вам избавиться от излишнего волнения.

 

 

 

 

 

 

4. Формирование отношения  с помощью эффектов фасцинации (очарование, обаяние) и аттракции (привлечение, притяжение) в процессе презентации.

 

Аттракция (от англ. attraction - «привлечение, притяжение») - эффект проявления симпатии к внешности человека и желания с ним общаться.

Фасцинация (от англ. fascination - «очарование, обаяние») - эффект пробуждение внимания и интереса у партнера при передаче вербальной (словесной) информации.

Для того чтобы привлечь и удержать внимание аудитории в публичном  выступлении, вы можете использовать следующие  приёмы.

Сопереживание. Увлечённо и уверенно описывайте события, заставляя аудиторию  эмоционально откликнуться, затрагивайте личный опыт людей. «Каждый из вас  на собственном опыте почувствовал...», «Любой профессионал в этой области  меня поймёт».

Юмор. Включите в речь смешные примеры, шутки, но помните об уместности и  мере использования юмора в деловом  общении.

Анекдот:

- Почему вы опоздали на работу?

- Поздно вышел из дома...

- А раньше нельзя было выйти?

- Уже поздно было раньше выходить...

Апелляция. Используйте при необходимости  ссылки на авторитетное мнение собеседников и известных для аудитории  людей: «Владимир Владимирович Путин  охарактеризовал предпринимательскую  инициативу нашей компании как...»

Неожиданность. Предложите неизвестные  слушателям факты.

Провокация. На короткое время вызовите у слушателей реакцию несогласия с информацией.

Риторические вопросы. Чаще формулируйте вопросы, обращённые к собеседникам: «Почему я решил заняться этим бизнесом?», «Чем объяснить этот факт в моей биографии?».

Речевые приказы. Периодически используйте  фразы «Обратите внимание на...», «Представьте себе, что...».

Выразительность. Выбирайте яркие  сравнения, меткие выражения: «Я работаю  по принципу: если гора не идёт к Магомеду, значит Магомед идёт к горе».

Смена темпа и тональности речи. Наиболее важную информацию выделяйте  громкостью голоса и более медленным  темпом речи.

Использование паузы. Паузы усиливают  напряжённость, вовлекают собеседников в осмысление предоставленной информации, а также позволяют установить более длительный зрительный контакт  с аудиторией.

Самопрезентация может проходить также в рамках пресс-конференции. Как правило, при смене руководства крупной компании нового главу представляют общественности на пресс-конференции.