Отчет по практике на примере компании «Наши Окна»

9) установить  существующее разграничение функций  и ответственности между отделами;

10) выявить  незакреплённые за исполнителями  функции и задачи путём анализа  должностных инструкций наличного  персонала;

11) проверить,  соответствует ли квалификация  сотрудников выполняемой ими  работе;

12) улучшить  морально-психологический климат  организации

После этого можно приступить к разработке более рациональной структуры управления:

1) составить  примерную схему управления на  основе типовой, установить соподчинённость  и взаимосвязь функциональных  органов управления, а также основных линейных руководителей;

2) уточнить, а при необходимости – пересмотреть  должностные функции работников;

3) определить  количество заместителей и помощников  у руководителей предприятия;

4) руководствуясь  типовой структурой построить  конкретную схему управления  предприятием.

Для решения  поставленных задач, реорганизация  организационной структуры управления ИП Уланова ориентирована на создание новой должности в компании. Так как на сегодняшний день все функции маркетолога ИП Уланова разбросаны различным образом практически между всеми работниками, начиная от генерального директора и заканчивая офис - менеджерами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в должностных инструкциях приходиться отвлекаться еще и на дополнительные дела. При этом автоматически возникают различные отклонения от сроков и поставленных прямых задач каждого работника. Тем самым можно сделать вывод о необходимости формирования данной должности с привлечение дополнительных сотрудников, а также с расширением некоторых функций уже работающего персонала. Новой станет должность маркетолога.

Как показал  анализ организационной структуры  ИП Уланова существует большая загруженность  генерального директора и в связи  с этим необходимо делегировать часть  его полномочий. В связи с этим, необходимо произвести следующие изменения  в штате сотрудников ИП Уланова:

1) необходимо  старшего менеджера по продажам  отправить на курсы повешение  квалификации, и назначит его  начальником отдела продаж;

2) также  старшего бригадира производственного  отдела переквалифицировать и  назначить заместителем директора  по производству и соответственно  внести по правки в их заработную  плату;

3) функции  менеджеров отдела продаж, официально  дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату;

5) необходимо  принять оператора ПК, который  взял бы на себя исполнения  функции по оформлению различной  документации, с которой будет  работать весь отдел продаж.

Таким образом, примерная схема  управления будет выглядеть следующим  образом:

Сам ИП Уланов так же остается главным  руководящим звеном организации, но часть полномочий - руководство отделом  продаж и производственным отделом  он делегирует между сотрудникам  – начальнику отдела продаж и заместителю  директора по производству. Так же ИП Уланов утверждает должностные инструкции своих заместителей и новых сотрудников:

Начальник отдела продаж:

1. разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок;

2) осуществляет  контроль за разработкой и  реализацией бизнес-планов и коммерческих  условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает  степень возможного риска;

3) организует  сбор информации о спросе на  товары, причинах его изменения  (повышения, понижения), анализирует  потребности покупателей;

4) принимает  участие в ценообразовании, прорабатывает  психологические аспекты переговоров  о цене, определяет способы обоснования  цены, определяет формы расчетов  по договорам (расчеты по аккредитиву,  расчеты чеками, расчеты инкассо,  расчеты по открытому счету,  банковскими переводами, по товарному  кредиту, платежными поручениями,  пр.), разрабатывает и применяет  схемы скидок в зависимости  от различных факторов;

5) контролирует  оплату покупателями товаров  по заключенным договорам;

6) организует  сбор информации от покупателей  о требованиях к качественным  характеристикам товаров (сроке  службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях  к послепродажному обслуживанию;

7) анализирует  причины направления покупателями  претензий, рекламаций по заключенным  договорам;

8) анализирует  объемы продаж и подготавливает  отчеты по результатам анализа  для представления вышестоящему  должностному лицу;

9) осуществляет подбор и обучение  персонала по продажам (торговых  представителей, консультантов по  продажам), определяет задачи подчиненным  работникам и контролирует их  выполнение.

Заместитель директора по производству:

1) обеспечивает  организацию работы подчиненных  ему подразделений по выполнению  плана производства в соответствии  с заключенными договорами;

2) обеспечить ритмичный  выпуск качественной продукции  согласно плану производства;

3) обеспечить рациональную  организацию производства, совершенствование  оперативно-производственного планирования, улучшение использования производственных  мощностей, оборотных средств,  материальных ресурсов;

4) обеспечить анализ  производственной деятельности  ИП Уланова за определенный  период с разработкой мероприятий  по устранению недостатков; 

5) обеспечить регулярный оперативный контроль за ходом производства, снабжением цехов необходимыми материалами, сырьем, комплектующими изделиями, инструментом, оборудованием, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами;

6) обеспечить надлежащее  хранение и сохранность материальных  ресурсов и готовой продукции;

7) обеспечить соблюдение  действующего законодательства  по вопросам, входящим в его  компетенцию;

8) обеспечить сохранность доверенных  ему служебной и коммерческой  тайн в соответствии с законодательством,  а также организацию режима  сохранности тайн в подчиненных  подразделениях.

Оператор ПК:

1) контроль  работы отдела оформления документов (старший оператор ПК);

2) приём  заявок на поставку продукции  от клиентов и менеджеров предприятия;

3) своевременная  выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных  документов;

4) перед  отпуском товара со склада  строго проверять правильность  и соответствие оформления сопроводительных  документов, согласно законодательства  РФ и внутренним правилам предприятия;

5) систематизация, архивация и хранение отгруженных,  верно оформленных и исправленных  накладных и счетов-фактур согласно  установленного порядка на предприятии;

6) выполнять  все распоряжения руководства,  непосредственно относящиеся к  производственному процессу, в общем,  и к своим прямым обязанностям;

7) строгий  контроль своевременной отгрузки  товара покупателям. Ведение необходимых  журналов, отчетов и другой документации (в т.ч. в электронном виде) в  помощь выполнению своих трудовых  обязанностей в соответствии  с установленными требованиями  по их ведению и хранению.

Таким образом, ИП Уланов А.Г. полностью  делегировал часть своих полномочий в части управления двумя отделами. Теперь сотрудники подчиняются не напрямую директору, а начальнику отдела продаж, а сотрудники производственного  отдела – заместителю директора  по производству.

Для данной реконструкции необходимы дополнительные рабочие места, оснащенный тремя  дополнительными ПК - для начальников  отделов и оператора. Ниже приведена  таблица 3.1 , в которой представлено новое распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж.

 

Таблица 3.1 Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками отдела продаж

Функции/Исполнители	Начальник отдела продаж	Менеджеры отделы продаж	Оператор ПК
Разработка договоров  на предоплату	да
Заключение договоров  и обеспечение заказами на продукцию		да
Ведение переговоров, урегулирование спорных вопросов		да
Отслеживание  соблюдения сроков оплаты	да	да
Принятие заказов  на продукцию и услуги ИП Уланова  А.Г.		да
Оформление документации			да
Изучение, внедрение  передового опыта др. предприятий  по заключению договоров и заказов	да	да
Ведение маркетинговых  исследований по изучению спроса и  расширению рынков сбыта		да

 

Еще одним пунктом в совершенствовании  организационной структуры ИП Уланова  является создание новой должности  маркетолога. Основными функциями  данной должности маркетолога являются:

1) изучение  рынка, прогнозирование спроса  и реализации продукции;

2) анализ  эффективности принятия маркетинговых  решений;

3) изучение  объемов поставки, качества конкурирующей  продукции, ее преимуществ и  недостатков по сравнению с  продукцией данного предприятия;

6) планирование  посещения потребителей работниками  бюро маркетинга;

7) осуществление  непосредственных контактов с  потребителями продукции;

8) разработка  стратегии рекламы по каждому  товару и плана проведения  рекламных мероприятий и участие  в них рекламных агентств;

9) обеспечение  представителей предприятия, направляющихся  на выставки, ярмарки рекламными  проспектами и другими документами;

10) изучение  и использование передового опыта  рекламы, и стимулирование сбыта  в стране;

11) разработка  предложений по изучению технических  условий, фирменного стиля оформления  продукции ИП Уланова (товарный  знак, символика, фирменные цвета,  логотипы и т.п.);

12) проведение  сравнительного анализа издержек  обращения, выявление и ликвидация  экономически необоснованных расходов.

Для функционирования маркетолога необходимо дополнительно  организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Для маркетолога  так же разработана и утверждена должностная инструкция:

1) осуществляет  общее руководство отделом торгового  маркетинга;

2) организует  работу по исследованию основных  факторов, влияющих на динамику  потребительского спроса на товары, соотношение спроса и предложения  на аналогичные виды товаров;

3) оценивает  перспективы развития рынка, перспективы  предприятия по освоению и  завоеванию того или иного  сегмента рынка; разрабатывает  стратегию выхода на рынок;

4) определяет  требуемый ассортимент товаров,  ценовую политику на товары;

5) организует  сбор информации от потребителей  об удовлетворенности товарами, претензиях и жалобах на товары; определяет формы и способы устранения недостатков в поступающих от потребителей претензиях и жалобах;

6) поддерживает  связь с рынком с помощью  рекламы, службы информации для  информирования потребителей и  продвижения товаров; организует  разработку стратегии рекламных  мероприятий [5];

7) разрабатывает  меры по стимулированию (как активному  — через систему скидок, поощрений  и т.д., так и пассивному —  через качество и дизайн товара, имиджевую политику) продаж;

8) готовит  предложения по формированию  фирменного стиля предприятия  и фирменного оформления рекламной  продукции;

9) анализирует  эффективность проведения маркетинговых  мероприятий; наблюдает за маркетинговыми  кампаниями конкурентов, анализирует  их, вносит коррективы в собственные  маркетинговые мероприятия.

Для улучшения  морально-психологического климата  в организации ИП Уланов А.Г. разработал ряд мероприятий, основанные на неформальном общении. В зимнее время года организовываются выезды на каток, на прогулки на лыжах  и т.п. В весеннее время года организовываются выезды на природу (пикник, сбор ландышей и т.п). В летнее время выезды на пляж и на пикник. В осеннее время  – в лес. ИП Уланов организовал небольшие турниры по волейболу между отделами предприятия. Так же было разработано дополнительное материальное и моральное стимулирование труда, в виде дополнительных надбавок к заработной плате и отгулов в будние дни.

В связи  с реконструкцией и дополнительными  подразделения ИП Уланова меняется организационная структура. Новая  организационная структура представлена на рис. 15.

 

 

                                     Генеральный директор

 

 

  бухгалтерия                            отдел продаж              производственный отдел