Отчет по практике на примере компании «Наши Окна»

Для проведения данного мероприятия было проведено  маркетинговое исследование, которое  состояло из нескольких этапов:

На первом этапе – подготовка к маркетинговому исследованию, была проведена следующая работа: наблюдение за работой менеджеров, генерального директора и первых руководителей, а также всех остальных работающих в организации. Присутствовала при процессе обмена информацией между менеджерами и заказчиками, выявляла «плюсы» и «минусы» в данных коммуникациях, после данный опыт помог при составлении вопросов в анкетах для сотрудников, руководителей и собственников.

Вторым  этапом было анкетирование заказчиков, которое происходило по следующей схеме:

1) определение  целей и задач. Цель анкетирование ответить на такие основные вопросы: как измениться деятельность организации; каковы будут положительные и отрицательные стороны в данных изменениях; как организация должности маркетолога повлияет на известность ИП Уланова в Ульяновске, что укажет на необходимость дополнительного развития фирмы, через должность маркетолога для формирования маркетинговых коммуникаций, либо только поддержания их на том уровне, на котором они сейчас; данная информация поможет в принятии решения о внедрении проекта, либо его отклонении. Но данный вопрос является важным как для самой компании, так и для моей исследовательской работы, т.к. он также покажет эффективность функционирования маркетолога через более грамотную организацию рекламы, выявление спроса, продвижения продукции и услуг;

2) разработка  анкеты происходила по трем  направлениям. Т.к. опрашивались  сотрудники, руководители и клиенты организации, то для каждой из этих групп составлялась отдельная анкета. У каждой из анкет были свои дополнительные цели.

Анкета  для руководителей должна выявить  недостатки организационной структуры (ПРИЛОЖЕНИЕ А). Анкета для работников, должна показать удовлетворенность  своей работой и обрисовать то, что они хотели бы изменить (ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Анкета для клиентов, должна выявить причины, по которым заказчик обратился в нашу организацию, откуда он о ней узнал, и что его привлекло (ПРИЛОЖЕНИЕ В);

3. устранение недостатков перед исследованием. Анкеты были опробованы генеральным директором и каждым сотрудником организации, каждая на несколько респондентов, для того, чтобы выяснить, на сколько понятно сформулированы вопросы анкеты, насколько удобно составлена она для заполнения анкетирующего, что необходимо добавить, а что исключить;

После опробования  были отредактированы анкеты для  работников и клиентов, для руководителей.

4) обработка  результатов – происходила с  помощью ПК, программы Excel;

5) анализ  полученных результатов, составление  вывод.

Был проведен анализ организационной структуры  ИП Уланова А.Г. Из ответов руководителя можно сделать следующие выводы:

1) в связи  с большой загруженностью у  руководителя на оценку личного  персонала нет достаточного времени;

2) существуют  незначительные недостатки в  организационной структуре, в  связи с разделением обязанностей  среди сотрудников не по должностным  инструкциям;

3) существует  проблема с продвижение услуг  организации в связи с отсутствием  маркетолога;

4) в связи  с появлением новых сотрудников  может возрасти конфликтность  в коллективе, и работа может  отойти на второй план.

В результате опроса сотрудников ИП Уланова были получены следующие результаты:

Из 13 опрошенных сотрудников на вопрос: «Как Вы оцениваете состав персонала в компании?» 9 человек ответило, что персонал полностью соответствует требованиям, а 4 человека, что некоторых работников не мешало бы и заменить; «Каковы функциональные обязанности между структурами компании?» 9 человек считают, что все обязанности распределены не по должностным инструкциям, а 4 человек считают, что есть небольшие неточности, но на них не стоит обращать внимания; «Возникают ли разногласия между сотрудниками компании?» 10 человек считают, что существуют незначительные разногласия, которые не требуют особого внимания, 3 человека считают, что каждый из сотрудников четко знает свои обязанности; «Как Вы считаете, какой именно должности не хватает в вашей организации?» почти единогласно – 12 человек ответили, что не хватает маркетолога; «Согласны ли Вы, взять, на себя дополнительные официально оформленные обязанности?» 9 человек были бы не согласны с дополнительными обязанностями, 3 человека согласились бы за хорошую надбавку к заработной плате, и лишь один бы человек согласился возложить на себя новые обязанности; «Боитесь ли Вы перемен, связанных с организацией новой должностью маркетолога?» 2 человека ровно отнесутся к переменам в организационной структуре организации, 1 человек боится лишиться своего рабочего места и 7 человек твердо уверенны в необходимости организации новой должности маркетолога. Почти большинство ответов связано с распределением обязанностей не по должностным инструкциям. Очень часто сотрудники выполняют обязанности связанные с несуществующим отделом, за счет этого и возрастает конфликтность в коллективе. По той же причине большинство сотрудников отказываются даже от официально оформленных обязанностей.

Данные  анкетирования были проанализированы и на их основании построена диаграмма наиболее недовольных ответов сотрудников (рис. 13)

 

9

10

12

9

7

0

2

4

6

8

10

12

обязанности

распределены  не по

должностным

инструкциям

существуют

незначительные

разногласия

не хватает 

маркетолога

не согласны с

дополнительными

обязанностями

уверенны  в

необходимости

организации новой

должности

Рис. 13 Распределение ответов сотрудников ИП Уланова А.Г

 

Для исследования мнения клиентов компании о функционировании организации было проведено маркетинговое исследование с помощью опроса клиентов, посетивших офис продаж.

Этап  второй, абсолютно по схеме схож с предыдущим исследованием - постановка целей и задач исследования.

Анкета  для клиентов должна рассмотреть, откуда они узнают о нашей организации, т.е. проверить эффективность действующей  на сегодняшний день рекламы, как клиенты относятся к организации, что их привлекает.

С учетом того, что клиенты в общей массе  тяжело идут на подобный контакт, объясняя это ограниченностью времени, отвечали максимум на три-четыре вопроса, поэтому  анкету сократили до минимума –  три самые основные вопроса. Результаты получились следующие:

Из 20 опрошенных клиентов ИП Уланова на вопрос: «Откуда Вы узнали о существовании ИП Уланова?» большинство клиентов ответило, что из личных контактов – 10 человек, 3 человека через Интернет и только лишь 7 человек из рекламы в СМИ; «Почему Вы остановили свой выбор именно на нашей компании?» 9 человек по совету знакомых, 7 человек из-за хорошей рекламы и 4 человека случайно оказались в офисе фирмы; «Достаточно ли необходимой Вам информации о предоставляемых услугах содержится в рекламных каталогах ИП Уланова? » 3 человека редко пользуются каталогами организации, 7 человек считают, что каталог содержит полную информацию, а 10 человек наоборот считают, что каталог требует доработки и содержит недостаточную информацию.

Отношение к ИП Уланову положительное, качество предоставляемых услуг и продукции  устраивает. Клиентов привлекают доступные  цены, скидки (накопительные, разовые), а также добросовестный, внимательный, грамотный персонал. На рис. 14 показано соотношение ответов на вопрос о  том, откуда они узнали о существовании  организации.

 

10

3

7

0

2

4

6

8

10

узнала  об организации

из личных контактов 

через Интернет

из рекламы  в СМИ

Рис. 14 Соотношение ответов клиентов на вопрос «Откуда вы узнали об ИП Уланове А.Г»

 

После вышесказанного можно сделать следующий вывод: Эффективность проводимой рекламы  ниже 50%, что является отрицательным  результатом, не оправдывает вложенные материальные средства, приносит неоправданные убытки организации. Необходимо более качественно и профессионально разрабатывать рекламные компании, повышать эффективность и известность организации в Ульяновске и Ульяновской области.

При рассмотрении проекта собственниками и ведущими специалистами организации компании, большинство из них дали положительные  отзывы о предлагаемой реорганизации  фирмы и конкретных рекомендациях  по усовершенствованию производственного  процесса в целом. Данные проекта  приняты на более детальное рассмотрение и на разработку в ближайшем будущем.

В результате анализа деятельности ИП Уланова были отмечены следующие недостатки:

1) в связи  с большой загруженностью у  руководителя на оценку личного  персонала нет достаточного времени;

2) существуют  незначительные недостатки в  организационной структуре, в  связи с разделением обязанностей  среди сотрудников не по должностной  инструкции, нет четкого разделения  функциональных обязанностей между  всеми работниками; часто работники выполняют несвойственные им обязанности;

3) слабый  морально-психологический климат  в коллективе, вызванный разногласиями  в распределении дополнительных  должностных обязанностей;

4) существует  проблема с продвижение услуг  организации в связи с отсутствием  маркетолога;

5) трудности поддержания постоянных  взаимосвязей и координации между  различными функциональными службами;

6) низка и неэффективна степень  автоматизации функций управления;

7) могут возникнуть различия во  мнениях должностных лиц в отношении обязанностей;

8) низкая эффективность проводимой  рекламы.

В принципе карьера менеджеров связана  с их работой в функциональных организациях, поэтому у них отсутствует  общий опыт управления, что особенно проявляется в тех случаях, когда  их приглашают на более высокие должности;

Все вышеперечисленные недостатки в  работе организации приводят к следующим негативным последствиям:

1) внешним по отношению к организации: маркетинговые стратегии легко «копируются» конкурентами, а портфель ИП Уланова недостаточен для сохранения достигнутых темпов роста. Именно поэтому состояние предприятия можно характеризовать как переходное;

2) внутренним по отношению к организации: создание определенного напряжения между работниками внутри организации; существуют серьезные проблемы в системе материального стимулирования персонала предприятия, в отличие от работников аппарата управления; система мотивации анализируемого предприятия нуждается в доработке и совершенствовании, особенно это касается бухгалтерии.

Все вышеперечисленные недостатки говорят  о неотлагательной необходимости перемен в организации.

 

 

3. Рекомендации по совершенствованию организационной структуры ИП Уланов А.Г.

 

3.1 мероприятия по совершенствованию  структуры ИП Уланова

 

Необходимость обеспечения и сохранения конкурентоспособности  в условиях непрерывной изменчивости внешней среды определяет цели, средства и направления организационного совершенствования. Эффективное управление, основанное на использовании прогрессивных организационных систем и структур, является едва ли не главным инструментом осуществления стабилизационных мер в переходный период. Проблемы формирования и совершенствования организационных структур управления, оценки их эффективности требуют дальнейшей проработки.

Высокопродуктивная  работа организации зависит не только от качественного состава персонала  ИП Уланова, но и от управления его  актуальными и потенциальными профессиональными  возможностями, профессиональным опытом. В организации важно не только знать, кто что может и кто  на что способен, но и сделать  так, чтобы талант и профессиональные качества человека были вовремя замечены и востребованы.

Анализ  отечественной и зарубежной практики показывает, что решение этих проблем  имеет прямое отношение к совершенствованию  организационных структур управления.

В связи с выявленными недостатками и с тем, что функции маркетинга ИП Уланова разбросанными различным образом практически между всеми работниками, начиная от самого предпринимателя и заканчивая офис - менеджерами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Можно предложить как вариант совершенствования организационной структуры предприятия - расширение бизнеса при условии реструктуризации организационной структуры ИП Уланова А.Г. с учетом автоматизации функций управления в условиях создания новых рабочих мест.

Для достижения поставленной цели будут  решены следующие задачи:

1) реструктуризация организационной  структуры управления;

2) описание функциональных обязанностей, прав, ответственности работников  организации (создание должностных  инструкций новых сотрудников);

3) обоснование необходимости создания  новых рабочих мест в организации; 

4) расчет затрат на реализацию  вышеперечисленных мероприятий  и определение эффективности от их внедрения;

5) достижение взаимосвязи  цели деятельности ИП Уланова  и отдельного сотрудника;

6) своевременно  выработать и принять необходимые  управленческие решения в практике  работы с персоналом;

7) изобразить  в виде схемы существующую  структуру управления и оценить  её с точки зрения передового  отечественного и зарубежного  опыта;

8) уточнить  функции, выполняемые исполнителями,  определить фактическую загрузку  каждого из них;