Организация взаимодействия и полномочия

При распределение управленческих полномочий в организации необходимо учитывать ряд важнейших обстоятельств:

 Полномочия должны  быть достаточными для достижения  стоящих перед данным субъектом целей. Поэтому следует помнить, что цели всегда являются первичными и определяющими объем предоставленных полномочий.

 Полномочия каждого  субъекта должны увязываться  с полномочиями тех, с кем  ему приходится сотрудничать, чтобы  обеспечить их взаимодействие и в конечном счете сбалансированность всей системы управления.

 Полномочия в организации  должны быть четкими, чтобы  каждый сотрудник знал: от кого  он их получает, кому передает, перед кем несет ответственность  и кто должен отвечать перед  ним.

 Исполнители должны самостоятельно решать все проблемы в рамках своей компетенции и нести полную ответственность за свою деятельность и ее результаты.

Причины нежелания  передавать полномочия и блокирования процесса делегирования

Для достижения успеха в  выполнении поставленных задач важную роль играет слаженность работы руководителей и подчиненных. Но в практике управления возникает ряд причин, из-за которых руководители неохотно делегируют полномочия, а подчиненные стремятся уйти от ответственности.

Американский исследователь Уильям Ньюмен выделяет 5 причин нежелания делегировать полномочия и 6 – ухода от ответственности.

Причины нежелания передавать полномочия.

1. Заблуждения. «Я это делаю лучше». Но выполняя работу, которую могут выполнить подчиненные, руководитель, с одной стороны, меньше времени уделяет чисто управленческим вопросам, а с другой – ставит препятствия на пути совершенствования квалификации подчиненных.
2. Отсутствие способности руководить. Если слишком много времени уделяется повседневной работе, то уменьшается возможность уделять достаточно времени профессиональным вопросам.
3. Отсутствие доверия к подчиненным. Недоверие ведет к потере инициативы у подчиненных.
4. Боязнь риска. У руководителя возникает ощущение повышенной ответственности, если делегированные полномочия будут не достаточно хорошо выполнены.
5. Недостаточный контроль за исполнением полномочий. Это приводит к недостатку информации о ходе выполнения поставленной задачи, и как следствие, невозможности корректив в процессе ее выполнения со стороны руководителя.

Причины блокирования процесса делегирования.

1. Подчиненный считает удобнее заручиться мнением руководителя, чем принимать решение самому.
2. Подчиненный боится критики за совершение ошибки. Чем больше ответственности, тем большая вероятность совершить ошибку.
3. У подчиненного отсутствует информация и ресурсы для выполнения задания.
4. У подчиненного уже больше работы, чем он может сделать, или он так считает.
5. У подчиненного слабая уверенность в себе.
6. Нет стимулов дополнительной ответственности[6,c.172].

На пути выполнения делегированных полномочий, часто встают неумение доверить выполнение задания другому, боязнь за свое положение, недостаточная уверенность в себе, нежелание рисковать и другие факторы. Устранение таких факторов – это путь к увеличению эффективности делегирования полномочий.

Улучшение коммуникационного процесса, оказание большего доверия подчиненным, устранение необоснованной критики усиливает процесс делегирования. Особую роль в улучшении делегирования играет принцип соответствия. Он заключается в том, что руководство должно делегировать работнику полномочия, которые обеспечиваются возможностями их выполнения. Так, например, делегирование полномочий по увеличению объема выпуска продукции должно сопровождаться правом дополнительных закупок и стимулированием труда работников.

Существует  зависимость между силой власти и полномочиями руководителя, то есть чем больше зависимость от другого лица, тем больше власть данного лица, чтобы обеспечить баланс власти руководителей и подчиненных, прибегают к делегированию ответственности, то есть менеджер в процессе выполнения функций управления часть компетенции передает подчиненным. В этом случае следует иметь в виду, что переданное право подчиненного работать за менеджера является временным и длится на протяжении полученного задания. Подчиненный берет на себя обязательство выполнить задание и отвечает за успешное завершение работы. Одновременно передаются властные полномочия, необходимые для качественного и своевременного выполнения задания. Однако некоторые менеджеры неохотно расстаются с любой своей властью, а без достаточной компетенции для принятия решения у подчиненного мало шансов успешно выполнить задание.

И менеджеры  и подчиненные должны четко понимать, в какой мере делегируются полномочия, чтобы избежать недопонимания и  неудач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Практическая часть

3.1 Анализ  распределения задач, полномочий  и ответственности на ОАО «Натали»

Проанализируем  распределение задач, полномочий и  ответственности на ОАО «Натали» на основании типовых должностных инструкций ведущих административных работников данного предприятия.

Генеральный директор осуществляет оперативное руководство  деятельностью акционерного общества, открывает в банках расчётный, валютный и другие счета, имеет право первой подписи под финансовыми документами, является распорядителем кредитов организации, осуществляет контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. В пределах своей компетенции утверждает нормативные, инструктивные, методические и иные внутренние документы общества, регламентирующие производственные, экономические, трудовые и социальные отношения в акционерном обществе.

Первый заместитель  генерального директора руководит  в соответствии с действующим  законодательством производственно-хозяйственной  и финансово-экономической деятельностью общества. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование акционерного общества с учетом социальных и рыночных приоритетов, на повышение эффективности работы предприятия. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований противопожарной безопасности, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности работников акционерного общества. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности акционерного общества, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям филиалов и структурных подразделений. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности общества и осуществлении его финансово-хозяйственных операций, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности акционерного общества в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности. Информирует генерального директора об имеющихся вопросах в работе предприятия, принимаемых мерах по их урегулированию. Согласовывает прием на работу и увольнение сотрудников.

Непосредственно руководит подразделениями, занимающимися в обществе (в центральном офисе и в филиалах) вопросами сбытовой деятельности: отдел сбыта электрической энергии, отдел сбыта тепловой энергии. Осуществляет контроль за проведением расчетов с потребителями, регламентирует и контролирует работу с дебиторской задолженностью. Принимает непосредственное участие в решении вопросов по погашению дебиторской задолженности с руководством крупнейших потребителей, главами или представителями администраций соответствующих районов. Представляет интересы предприятия в Правительстве Архангельской области по вопросам, касающимся сбытовой деятельности предприятия. Организует и контролирует ведение договорной работы со всеми категориями потребителей тепловой, электрической энергии, услуг по водоснабжению и водоотведению. Участвует в работе по ликвидации дебиторской задолженности: определяет меры воздействия, согласовывает порядок отключений, контролирует процесс судебно-исковой работы с потребителями-должниками за тепловую и электрическую энергию, услуги по водоснабжению и водоотведению. Участвует в организации и проведении работы по возмещению убытков в результате государственного регулирования тарифов на тепловую и электрическую энергию. Непосредственно руководит сбытовыми подразделениями, а при их отсутствии ответственными работниками в филиалах. Разрабатывает и контролирует регламент по единому направлению деятельности филиалов по всем сбытовым вопросам: единая методика расчетов, единые формы договоров для каждой группы потребителей, единый регламент работы с дебиторской задолженностью. Организует и проводит еженедельные совещания по вопросам сбытовой деятельности. Принимает решения и согласует все мероприятия, касающиеся сбытовой деятельности филиалов. Организует и участвует в разработке планирования сбытовой деятельности предприятия, утверждает основные показатели объемов продаж и объемов реализации. Непосредственно участвует в согласовании объемов полезного отпуска для определения договорных объемов, для определения объемов в тарифах. Осуществляет организацию и контроль за созданием информационной базы данных по всем потребителям предприятия. Участвует в разработке и проведению прочих мероприятия по повышению эффективности сбытовой деятельности предприятия. Регулирует взаимодействие между работой подконтрольных отделов и сотрудников с другими отделами предприятия.

Заместитель генерального директора по экономике руководит  планово-экономическим отделом и  отделом по тарифообразованию. Планирует  и организовывает работу общества по вопросам экономики. Обеспечивает разработку экономической стратегии общества. Осуществляет руководство по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявлению и использованию резервов производства с целью достижения наибольшей результативности в деятельности предприятия. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих экономических планов. Организует внедрение процесса бюджетирования. Разработка бюджета доходов и расходов. Анализирует исполнение бюджета доходов и расходов. Осуществляет общее руководство процессом тарифного регулирования оказываемых услуг. В пределах полномочий взаимодействует с регулирующими органами. Анализирует экономическую деятельность общества. Руководит разработкой мер по улучшению экономических показателей и формированию системы экономических индикаторов работы предприятия. Участвует в разработке локальных нормативных документов по оплате труда, различных положений и регламентов по бюджетированию. Организует подготовки годового отчета акционерного общества о результатах финансово-хозяйственной деятельности.

Заместитель генерального директора по финансам руководит  отделом финансового планирования, казначейством и отделом по работе с кредитными учреждениями. Организует управление движением финансовых ресурсов общества. Обеспечивает разработку финансовой стратегии общества и его финансовую устойчивость. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов движения денежных средств". Анализирует финансово - хозяйственную деятельность общества, участвует в разработке предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины. Осуществляет контроль за исполнением бюджета движения денежных средств, плана реализации продукции, плана по доходам-расходам и другим финансовым показателям, правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных средств. Обеспечение внедрения системы финансового планирования и контроля, оптимизации кредитного портфеля. Проведение политики снижения стоимости заемного капитала, привлечения внешних источников финансирования, оптимизации работы с банками, ужесточением финансовой дисциплины акционерного общества.

Заместитель генерального директора по правовым вопросам руководит  юристами в том числе филиалов и отделом по имущественным и  земельным отношениям. Осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства проектов приказов, инструкций, положений и других актов правового характера. Принимает меры по отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства, не допускает принятия правовых актов, не соответствующих нормам действующего законодательства. Дает заключение по правовым вопросам, возникающим в деятельности акционерного общества. Ведет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров. Участвует в визирование договоров и иных документов, проведении корпоративных процедур общества, в том числе осуществляет подготовку советов директоров и общих собраний акционеров. Представляет интересы акционерного общества в судах при рассмотрении особо сложных и важных дел. Работает с судебными приставами-исполнителями. Разрабатывает и выносит предложения по устранению нарушенной договорной дисциплины, выявлению недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности. Дает заключение по предложениям о привлечении работников подразделения к дисциплинарной, материальной и административной ответственности. Участвует в рассмотрении материалов о числящихся на балансе дебиторской и кредиторской задолженности, принимает меры к их ликвидации путем предъявления претензий и исков, дает заключения по списанию безнадежной задолженности, не допуская списания долгов без принятия всех необходимых мер по их взысканию. Участвует в разработке документов правового характера, регулирующих трудовые отношения (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, должностные инструкции и другие документы).