Организация стратегического планирования информационных систем на предприятии

Цели в отличии от миссии, выражают отдельные конкретные направления деятельности организации. Важность определения целей связана  с тем, что они: Являются фундаментом для процесса менеджмента в целом: планирования, организации, мотивации, контроля; 
 
    Определяют способы повышения эффективности организации; 
    Лежат в основе принятия любого делового решения;

служат руководством для формирования конкретных плановых показателей. Типы целей в организации –это экономические и неэкономические. К неэкономическим можно отнести социальные цели, например улучшение условий труда. Иногда экономические цели могут отличаться от ожиданий некоторых внутренних или внешних сил организации. Так, акционеры могут быть недовольны тем, что организация повышает расходы на переоборудование цеха, потому что такие затраты не создают краткосрочной прибыли. Люди это самый важный фактор успеха организации, поэтому нельзя забывать об их интересах. Экономические цели организации, выраженные в показателе хозяйственной деятельности, можно, в свою очередь, разделить на количественные и качественные. Примере количественной цели - увеличение доли рынка фирмы к 2000 году на 15%. Пример качественной цели - достижение фирмой технологического превосходства в отрасли.

Как экономические так  и неэкономические цели могут  быть разделены с точки зрения периода их достижения кратко -, средне - и долгосрочные. Долгосрочные цели, как правило, не имеют чересчур выраженных количественных характеристик, они в большей степени связаны с миссией фирмы. Краткосрочные цели обязательно имеют конкретное содержание и указывают:

что должно быть достигнуто (в том числе в количественном выражении); когда цель должна быть достигнута;

кто конкретно (какое  подразделение организации) выполняет  задачу по достижению цели.

Когда цели определены их нужно исследовать на предмет  качества. Главными критериями здесь являются следующие.

максимально возможная  конкретность целей. Чем более конкретно сформулирована цель, тем легче ее достичь.

Цели должны быть рассчитаны на приемлемый уровень усилий работников. Достижение целей не должно быть слишком  долгим процессом, это означало бы, что фирма недоиспользует свой потенциал. Однако усилия не должны быть чрезмерными, иначе будет утрачен интерес к работе и ослаблена мотивация.

Гибкость целей и  наличие пространства для их корректировке  в связи с непредвидимыми изменениями. 
 
    Измеримость целей. 
    Сопоставимость целей. 
    Сопоставимыми должны быть:

цели из различных ключевых пространств. То есть показатели прибыли должны соответствовать показателям рыночной продукции фирмы;

цели внутрифирменной  иерархии целей, каждая из которых должна соответствовать цели более высокого уровня.

Западные ученые установили шесть ценностных ориентаций, которые оказывают воздействие на принятие управленческих решений, и связали эти ориентации со специфическими типами целевых предпочтений. Общие фирменные цели формируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Конкретные и измеримые цели (это позволяет создать четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы). Ориентация целей во времени (здесь необходимо уяснить не только, что фирма хочет осуществить, но также когда должен быть достигнут результат). Достижение цели (служит повышению эффективности организации); установление же трудно достижимой цели может привести к катастрофическим результатам. Взаимно поддерживающие цели (действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей). Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, эффективно институционализирует, проинформирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации. 
 
    2. 4. Ограничения планирования

Возможности планирования предприятия ограничены рядом объективных  и субъективных причин. Рассмотрим наиболее важные из них. 
 
    Неопределенность рыночной среды

Любая экономическая  организация, будь то западная фирма  или российское предприятие, в своей  деятельности неизбежно сталкивается с неопределенностью. Фирмы не обладают достаточными данными о своем настоящем и будущем, они не в состоянии предугадать все изменения, которые могут быть и произойти в рыночной среде. Планирование и является одним из способов “прояснения” внутренних и внешних условий деятельности.

То есть планирование –это инструмент преодоления неопределенности. Там, где есть планирование, неопределенность сокращается. Однако любой, даже самой мощной фирме или альянсу фирм не по силам полностью устранить неопределенность, значит целиком спланировать свою деятельность. Ведь устранит неопределенность, значит, устранить сам рынок, разнообразие несовпадающих интересов и действий субъектов рынка. 
 
Хорошие человеческие отношения, привязанность, отсутствие конфликта Социальная ответственность относительно прибыльности, косвенная конкуренция, благоприятная атмосфера в организации.

 
 
    Эстетические 
    Художественная гармония состав форма и симметрия. Дизайн изделия,

    качество, привлекательное религиозное согласие во вселенной. 
Этика, моральные проблемы

Существует два основных способа усиления контроля над внешней  средой: фирма использует внутренний потенциал для контроля рыночной ситуации, и в первую очередь для контроля над спросом, что является достаточно ресурсоемкой и долговременной задачей, которая не под силу большому числу фирм. фирма совершенствует свое сотрудничество с другими участниками хозяйственной деятельности, что снижает затраты ресурсов каждой фирмы–участницы сотрудничества и создает благоприятные результаты в более короткий период.

Установление контроля над рынком тем или иным способом помимо положительных имеет отрицательные результаты как для микро экономики в целом, так и для ее отдельных субъектов, что выражается в монополизации рынков и ее негативных последствиях: разрушение конкуренции, пренебрежении интересами покупателей, неэффективной ценовой политики, дефиците, снижение технологического уровня хозяйствования и т. д. противодействуют монопольному контролю над рынком и спросом неизбежно возникающие силы конкуренции, так у каждого товара могут появляться заменители– субституты, с одной стороны, и антимонопольная деятельность – с другой. Поэтому фирмы вынуждены балансировать между двумя опасностями –влиянием быстрых и не предсказуемых изменений и угрозами со стороны конкурентов и государства. 
 
    Издержки планирования

Предел планирования определен и увеличенной издержек, затрачиваемых на организацию и осуществление планирования.

Одним из наиболее существенных недостатков плановой деятельности является необходимость дополнительных затрат на: 
 
    исследования; 
    организацию подразделения планирования; 
    привлечение дополнительного персонала.

Речь идет о тех  дефицитных средствах, которые могли  бы быть использованы для решения других важных экономических задач. Если говорить о не денежных издержках, планирования требует еще одной важнейшей категории– затрат времени – также дефицитного и весьма ограниченного ресурса. Минимальным результатом планирования является недопущения грубых ошибок в экономической деятельности, то есть приобретение способностей предвидеть неприятные обстоятельства будущего и устранять их. Если средства, которые затрачены на планирование, привели к такому результату, - этого уже почти достаточно. Любые дополнительные средства должны быть затрачены только в том случае, если они создадут положительный дополнительный эффект. Минимальными затратами на планирования являются такие которые обеспечивают выживание экономической организации, а любые дополнительные затраты должны обеспечивать ее развитие.

Трудность при определение  оптимальных затрат заключена в  том, что доход, полученный от планирования, не может быть измерен точно при помощи количественных методов. Эффект плановой деятельности опытный менеджер может определить, используя качественные  и субъективные методы оценки.

 
 
    2.5 Масштабы деятельности фирмы

Масштабы деятельности фирмы ограничивают или, наоборот, расширяют возможности планирования в организации.

Преимущества планирования принадлежат крупным фирмам, потому что они обладают необходимым  потенциалом для того чтобы предвидеть свое будущие: у них выше финансовые возможности;

они в своем большинстве  занимаются серьезными научными и проектными разработками;

они обладают высококвалифицированным  персоналом и в состоянии привлекать таких же высококвалифицированных специалистов со стороны и т. д.

Крупные фирмы, как правило, имеют в своем составе специальные плановые подразделения. Вместе с тем даже солидные экономические организации для определения плановых стратегий зачастую обращаются к внешним консультантам, специализирующимся на вопросах планирования. В связи с быстрым распространением в последние десятилетия стратегического планирования некоторые консультационные фирмы сделали его своей исключительной областью. Такие фирмы иногда называют “салонами стратегии”.

Небольшим экономическим  организациям сложно проводить широко масштабную плановую работу, в особенности дорогостоящие стратегическое планирование. Однако они могут:

использовать некоторые  формы планирования, особенно оперативного планирования; применять уже готовые модели стратегий, созданные известными компаниями и исследовательскими фирмами, и стремиться к определению собственных стратегий по мере роста организации.

Несмотря на трудности  осуществления планирования в небольшой  организации, оно необходимо ей, пожалуй, еще в большей мере, чем крупной. Внешняя среда у такой организации менее поддается контролю и более агрессивна, чем у крупной фирмы, следовательно, будущие мелкой фирмы более неопределенно и не предсказуемо. Но в тоже время у небольшой фирмы есть свои преимущества в организации планирования. Главное из них–внутренняя среда такой организации более проста, а поэтому более обозрима и предсказуема. Помимо этого в маленькой организации легче создать особый психологический и социальный климат, позволяющий сплотить людей вокруг интересов организации, ее целей. 
 
    2.6. Специфика российского рынка

Влияние несовершенств  российского рынка на перспективы  их использования в отечественной экономике является общей чертой, ограничивающей широкое применение прогрессивных форм планирования в российском бизнесе. К факторам, ограничивающим использование планирования в отечественных условиях, относятся:

чрезмерно высокая степень  неопределенности на российском рынке, обусловленная продолжающимися глобальными изменениями и коллизиями во всех сферах общественной жизни: экономической, политической, социальной, духовной и пр. (непредсказуемость таких изменений снижает масштабы и горизонты планирования и затрудняет составления плана хотя бы на 3 года вперед);

низкий уровень накопления капитала в российских экономических  организациях, не позволяющей осуществлять эффективные затраты на организацию планирования; отсутствие эффективных юридических и этических норм, регулирующих поведение предпринимателей. Отсутствие культуры отечественного рынка. Однако перспективы внутрифирменного планирования на российском рынке можно оценить как высокие, поскольку они прямо связанны с выживанием фирмы, развитием ее деятельности. Сейчас российское планирование в основном переживает свой “интуитивный этап”–успех в бизнесе зависит от таланта, одаренности, энергии предпринимателя. Однако с появлением стабильных, зарекомендовавших себя экономических организаций возникают предпосылки для расширения пределов внутреннего планирования. 
 
    3. Разработка стратегии фирмы 
    3. 1. Анализ внутренней среды

Анализ среды организации –это процесс определения критически важных элементов внутренней и внешней среды, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении свои целей. Анализ среды выполняет ряд важных функций в деятельности фирмы: с точки зрения стратегического планирования улучшает учет наиболее важных факторов, влияющих на экономическую организацию и ее будущие; с точки зрения политики фирмы помогает ей создать о себе наиболее благоприятное впечатление;

с точки зрения текущей  деятельности обеспечивает информацией, необходимо для наилучшего выполнения рабочих функций.

Рассмотрим действие стратегии на примере одной фирмы  “Меркурий”, которая занимается производством компьютерных технологий и продажей компьютеров. Эта фирма не очень большая, управленческие решения передаются сверху вниз. Элементы внешней и внутренней среды организации.

Процесс анализа организационной  среды начинается с определения  основных элементов внутреннего и внешнего пространства фирмы. После того, как эти элементы определены, фирма выделяет те из них, которые являются для нее наиболее важными: их называют “критическими точками”. Затем фирма собирает необходимую информацию о критических точках.

Среду любой можно  определить как совокупность трех сфер –внутренней среды, рабочей среды, общей среды. Внутренняя среда организации включает в себя следующие основные элементы: производство, финансы, маркетинг, управление персоналом, организационная структура. Описание внутренней среды дает представление о сильных и слабых сторонах деятельности организации, ее внутренних возможностях. Фирма на начальном этапе определяет пределы анализа среды.