Организация работы службы управления персоналом в организации

Административные функции: повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. Каждая организация должна осуществлять оценку труда своего персонала для  принятия административных решений. Продвижение  по службе помогает организации, поскольку  позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые уже проявили свои способности. Оно помогает и  служащим, удовлетворяя их стремление к успеху, достижениям и самоуважению.

Информационные функции. Оценка результатов деятельности нужна  для информирования людей об относительном  уровне их работы. При должной постановке этого дела работник узнает не только о том, достаточно ли хорошо он работает, но и каковы его сильные или  слабые стороны и в каком направлении  он может совершенствоваться.

Мотивационные функции связаны  с тем, что, определив сильных  работников, администрация может  должным образом вознаградить их благодарностью, зарплатой или повышением в должности.

Информационные, административные и мотивационные функции оценки трудовой деятельности взаимосвязаны  и действуют как система. Информация, ведущая к административному  решению о повышении по службе, должна положительно мотивировать человека к хорошей работе.

Оценку деятельности персонала  производят по двум направлениям:

-  учет результатов труда (прямая оценка);

-  анализ деловых и личных качеств работника, влияющих на эти результаты (косвенная оценка).

Прямые виды оценок требуют, чтобы руководитель и подчиненный  вместе определили согласованные конкретные цели, которые впоследствии будут  использованы в качестве стандарта  для будущих оценок.

Косвенные оценки сфокусированы  на таких чертах характера работника, как инициатива, способность срабатываться  с коллективом, надежность, отношение  к людям. Для того, чтобы процедура оценки результатов труда была эффективной, она должна:

- установить «стандарты» результативности труда для каждого рабочего места;

-  установить процедуру оценки результативности труда (кто проводит оценку, критерии и методы оценки);

-  обсудить результаты оценки с работником;

-  принять решение и задокументировать оценку.

Следующая функция – это  профессиональная адаптация работников. Она заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых  навыков, способов принятия решений  для начала в стандартных ситуациях. Она начинается с того, что после  выяснения опыта, знаний и характера  новичка для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляя наставника.

Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и  разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияние  профессиональной среды, индивидуально-психологических  свойств личности.

Этапы адаптации можно  разделить на четыре этапа:

1.Оценка уровня подготовленности новичка необходимого для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Адаптация должна предполагать знакомство с производственными особенностями организации, персоналом, правилами поведения.

2. Ориентация – практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в приспособлении новичка к своему статусу и значимой степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами.

4.Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переход к стабильной работе.

Управление процессом  адаптации – это «активное  воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных  последствий.

Задачами подразделения  или специалиста по управлению адаптации  в области организации технологии процесса адаптации являются:

- организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;

-  проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

-  интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;

-  использование метода постепенного усложнения выполнения новичком заданий;

-  выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом.

Так же для эффективной  работы кадровой службы необходимо ввести «Круговую аттестацию» персонала.

Основные преимущества:

-  простота организации и исполнения;

-  практически не отвлекает персонал от работы;

-  не требует формирования аттестационных комиссий;

- охватывает все основные аспекты жизнедеятельности коллектива;

-  не только измеряет качества сотрудников, но и заметно влияет на их развитие.

Суть «круговой» аттестации заключается в том, что сотрудника оценивает по определенным компетенциям – критериям его окружение (эксперты): руководитель, коллеги по работе, подчиненные.

Такая схема предполагает тройную обратную связь: сверху вниз – от непосредственного руководителя, по горизонтали – от коллег и  снизу вверх – от подчиненных. При таком подходе оценка получается многосторонней, наиболее полной и  объективной.

При подготовке к аттестации очень важен качественный подбор критериев оценки (перечень того, что  должен уметь сотрудник, чтобы исполнять  свои должностные обязанности).

Базовые критерии оценки (компетенции) специалиста, как правило, охватывают важнейшие сферы:

-  знания (общие и специальные);

- навыки выполнения работ;

- способности к освоению новых видов деятельности (технологий, рынков, клиентов);

-  личностные качества и особенности поведения.

С течением времени критерии могут незначительно меняться, при  необходимости – замещаться другими: нужно стремиться к тому, чтобы  в конечном итоге все они соответствовали  специфике деятельности и требованиям  компании.

Важнейший фактор высокой  объективности аттестации – анонимность  оценок и конфиденциальность результатов, что достигается путем анкетирования. После компьютерной обработки всех анкет итоги аттестации с развернутыми оценками, интегральными характеристиками, рейтингом в запечатанном виде вручаются  сотруднику. Кроме него доступ к  аттестационным листам имеет только его непосредственный руководитель. Это позволяет оценивать качества друг друга, не опасаясь репрессий и  негативного отношения со стороны  аттестуемого.

Хорошо разработанная  и чётко организованная процедура  аттестации персонала позволяет  не только провести оценку кадрового  потенциала предприятия, но и даёт возможность  каждому аттестуемому сотруднику взглянуть  на себя новым взглядом, самому лучше  оценить имеющийся у него потенциал, понять, что ему надо улучшить, составить  или скорректировать план своего дальнейшего профессионального  развития. Аттестация сотрудников может  быть построена так, чтобы приносить  обоюдную пользу обеим сторонам –  как организации, проводящей аттестацию, так и её работникам.

Работникам кадровой службы необходимо следить за текучестью кадров организации.

Вся деятельность по управлению текучестью кадров в рамках общего управления персоналом можно представить  в виде следующих последовательных стадий:

1. Определение уровня текучести кадров.

2. Определение уровня экономических потерь, вызванных текучестью кадров:

-  потери рабочего времени – временной интервал между увольнением сотрудника и принятием нового работника;

- потери, вызванные проведением процедуры увольнения выплаты выходных пособий увольняющимся работникам;

-  потери, вызванные проведением процедуры найма работников на вакантное рабочее место;

-  затраты на обучение принятого на работу сотрудника;

-  затраты на формирование стабильных трудовых коллективов с нормальным социально – психологическим климатом.

3. Определение причин текучести кадров: низкая зарплата, отсутствие перспектив роста, не сложившиеся отношения с руководителем, неудобный график работы, неудобное расположение работы, другие причины.

4. Определение системы мероприятий, направленных на нормализацию процесса высвобождения рабочей силы, совершенствования процедуры увольнения, преодоление излишнего уровня текучести.

Для этого меры можно разделить  на три основные группы:

-  технико-экономические (улучшение условий труда, совершенствование системы материального стимулирования, организации и управления производством и др.);

- организационные (совершенствование процедур приема и увольнения работников, системы профессионального продвижения работников);

-  социально-психологические (совершенствование стилей и методов руководства, взаимоотношений в коллективе, системы морального поощрения и др.).

5. Определение эффекта от осуществления разработанных мер, совершенствование процедуры увольнения, преодоление излишнего уровня текучести. Наконец, при разработке программы устранения излишней текучести необходимо будет также провести сравнительный анализ издержек на проведение названных мероприятий и потерь из-за излишнего уровня текучести.

С причинами текучести  персонала необходимо работать, их можно устранить или снизить  их влияние:

1. Несправедливая структура оплаты труда:

- пересмотреть структуру заработной платы, предпочтительно посредством оценки сложности работы, для выявления неадекватных ставок;

-   если происходят значительные колебания в оплате в результате системы премий или системы участия в прибылях, проверьте эти системы и пересмотреть их.

2. Плохие условия труда:

- разработать меры по улучшению условий труда: более гибкий график работы, новая мебель или перестановка мебели, добавление кулеров или освещения;

-  провести исследования удовлетворенности своей работой и условиями работы сотрудников.

3. Деспотичное или неприятное руководство:

-   каждый руководитель, особенно руководитель среднего звена должен быть тщательно подобран на эту должность, должны быть оценены его потенциалы и возможности. Они должны постоянно совершенствоваться в управлении путем обучения и повышения квалификации;

-  проверьте, действует ли на предприятии четкая кадровая политика. Возможно, ее необходимо пересмотреть или усовершенствовать.

4. Работа, в которой нет особой нужды:

-  возможно, сотрудники не ощущают нужным и необходимым своей работы в массе всего предприятия. Попробовать сделать их работу более привлекательной, путем повышения ответственности, расширения сферы деятельности или сокращения ненужной, монотонной работы на данной должности;

-  проведите исследование мотивации сотрудников в связи, с чем можно понять чего они хотят от предприятия, и какими методами надо повышать их эффективность труда.

5. Неэффективная процедура отбора и оценки кандидатов.

Для эффективной системы  отбора и оценки необходимо иметь: должностные  инструкции, положения о структурных  единицах, четкие критерии отбора и  оценки кандидатов, надежные методы оценки кандидатов, квалифицированных специалистов по отбору и оценке. Необходимо проверить  наличие этих параметров, если что-либо отсутствует, срочно принять адекватные меры, начиная от найма специалиста  по персоналу, заканчивая разработкой  и утверждением документов.

6.  Неадекватные меры по введению в должность.

По кадровой статистике самый  большой процент ухода происходит в первые три месяца работы сотрудника, т. к. никто не вводит его в должность, не адаптирует к новой работе, к новой культуре компании. Особенно заострить внимание на адаптации менеджеров среднего звена и редких специалистов высокой квалификации.

Проанализировав организационно – хозяйственную деятельность и  управления персоналом в организации  можно сделать такие выводы:

1. В целом предприятие является развивающимся. С каждым годом ассортимент продаваемых товаров растёт, проводит активную рекламную деятельность. Также планируется открытие новых магазинов. Предприятие является платёжеспособным, с каждым годом увеличивая свои возможности.

2. В работе службы управления персоналом есть недостатки:

-        функции отдела кадров в данном предприятии ограничены (прием на работу, перемещение, увольнение, оформление трудовых договоров);

-        не разработана система аттестации персонала;

-        на предприятие существует текучесть кадров.

Для эффективной деятельности кадровой службы необходимо ввести дополнительные функции по созданию резерва персонала, оценки трудовой деятельности каждого  работника, включить адаптацию работников. Так же ввести систему «Круговую» систему аттестации персонала, которая  предполагает тройную обратную связь: сверху вниз – от непосредственного  руководителя, по горизонтали –  от коллег и снизу вверх – от подчиненных. При таком подходе  оценка получается многосторонней, наиболее полной и объективной. Управлять  текучестью кадров, так как она  отрицательно сказывается на работе предприятия.