Организация рабочего места

Зачастую  информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес можно возбудить доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием.

Препятствием  обмену информацией могут служить  и «технические неполадки». К ним прежде всего относится разное понимание символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

Часто вербальная (передаваемая с помощью слов) информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

Исходя  из вышесказанного можно сделать вывод – что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определённым правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

 

 

1.5 Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификация

С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое  оснащение труда руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным  чернильным прибором, над столом портрет  очередного вождя и много, очень  много телефонов (иногда около чернильного  прибора ещё лежала логарифмическая  линейка). Потом появились зачем-то громоздкие радиоприёмник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница  и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счётно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол (правда, там теперь не вождь, а жена и детки – как у американского президента), на стене – золотой двуглавый орёл, а рядом с неизменным гигантским столом – маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.

Технические средства управления – аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС.

Современные средства компьютерной техники могут  быть классифицированы следующим образом:

персональные компьютеры – это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника;

корпоративные компьютеры (main frame) – это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем (биржевые, банковские системы);

суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Программные средства современных информационных технологий в целом разделяются  на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых и включают в себя:

• тестовые и диагностические программы;
• антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые процессоры (оболочки).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом:

• системы подготовки текстовых документов;
• системы обработки финансово-экономической информации;
• системы управления базами данных (СУБД);
• личные информационные системы;
• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений (СППР);
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;
• прочие системы.

Возможности некоторых программных продуктов  рассмотрены в приложении А.

Одной из наиболее часто встречаемых систем является автоматизированная система  управления (АСУ).

Автоматизированные системы управления – человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остаётся за человеком. Общая схема функционирования организации с использованием АСУ графически представлена на рисунке 6.

АСУ состоит  из двух основных частей: функциональной и обеспечивающей.

Функциональная  часть представляет собой комплекс задач и подсистем, созданных  для оптимального управления объектом. Декомпозиция АСУ на составляющие её подсистемы производится по функционально-организационному признаку с учётом действующей структуры  и особенностей объекта управления (типа предприятия, характера производства, действующей системы управления).

Обеспечивающая  часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения. Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части АСУ является программное  обеспечение, т.е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса  технических средств.

Различают два основных типа систем управления:

1.Системы управления технологическими процессами в широком смысле этого слова, предназначенные для непосредственного управления производственными процессами на физическом уровне процесса;

2.Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких объектов управления, как крупные технические подразделения, военные, строительные и иные объекты разных рангов.

Главное отличие между  ними заключается в характере  объекта управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором – прежде всего люди.

Другое отличие между  указанными системами заключается  в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Чёткую границу  между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов.

Несмотря  на определённые трудности связанные  с вводом АСУ, её внедрение позволяет  увеличить прибыль, объём выпуска  продукции, фондоотдачу и снизить  трудоёмкость процесса управления. К  сожалению, основные трудности возникают  не при разработке программного обеспечения, а при подготовке персонала организации  к режиму работы в условиях функционирования АСУ. Опыт показывает, что при внедрении  новаций (АСУ, нового программного оснащения  или новых ПЭВМ) у сотрудников  возникает психологический барьер т.к. это ломает их старые методы работы. Но с другой стороны, внедрение ПЭВМ и новейшего программного обеспечения  формирует новый тип руководителя которому доступно широкое информационное поле и качественно новые виды коммуникаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ рабочего места и  информационного обеспечения на предприятии ОАО «Новгородхлеб»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Открытое  акционерное общество «Новгородхлеб» - один из крупнейших производителей хлебобулочных изделий в Новгородской области. Впервые Новгородский хлебокомбинат официально назван таковым  в 1945 году.   ОАО «Новгородхлеб» занимает лидирующее позиции в Новгородской области по ассортименту и качеству выпускаемых  хлебобулочных и кондитерских изделий. По официальным данным предприятие занимает 48,7% рынка Великого Новгорода и Новгородской области. 

Технология  процессов тестоведения – традиционная:

- ржаные сорта хлеба вырабатываются на ржаных жидких заквасках;

- пшеничные сорта хлебобулочных изделий – опарным способом.

26 % хлебобулочных   и  27 % кондитерских  изделий   продаются  через  спецприцепы   «Купава», которые ОАО «Новгородхлеб»   сдает  в аренду «Селл Плюс». 

Территориальный охват поставки составляет 18 направлений , из них 15 районов Новгородской области , Тверская область, Псков и Псковская обл., Санкт-Петербург и Ленинградская обл. Объем  продаж в этих направлениях составил 36 % от общего объема продаж, что на 4 %  больше по сравнению с 2010 годом(в 2010 году было реализовано 32%).

 Федеральные   и розничные  сети  сегодня   представляют собой один из  наиболее емких каналов  сбыта ,поэтому  ОАО «Новгородхлеб» успешно  продолжает активно реализовывать хлебобулочные и кондитерские  изделия в сетях ЗАО «Дикси – Петербург», ООО «Агроторг»,ЗАО «Тандер», ООО «Лента», ООО ТД. «Интерторг», ООО «Ритм-2000», ООО «Любавушка», «Сити Ретейл».  Весьма перспективным для развития предприятия представляется рынок Новгорода и  Новгородской области по работе с сетевым ритейлом.

Выше  перечисленные сетевые операторы  имеют  113 магазинов с удельным весом продаж 34 % хлебобулочных изделий и 59% п о кондитерских изделий. В сравнении с 2010 годом рост объема реализации по хлебобулочным изделиям составил 32,9 % у сетевых операторов.

Предприятие  активно  работает с учреждениями  социальной  и бюджетной  сферы, участвует во всех электронных аукционах, конкурсах, в подаче котировочных заявок. ОАО «Новгородхлеб» поставляет свою продукцию во все детские дошкольные учреждения, школы, больницы, дома ветеранов, в/части, детские лагеря. Общий объем поставляемой продукции в эти учреждения составил 7% от общего объема выпускаемой продукции.

Предприятие  продолжает работать с местными  торговыми сетями «Адепт» и «Квартал», «Осень», но доля от общего товарооборота через местные торговые сети уменьшается.

 ОАО  «Новгородхлеб» смогло удержать реализацию выпускаемой  продукции и даже  увеличить показатель  в денежном выражении на  15 % по сравнению с 2010 г.

Вкусная,  ароматная,  свежая продукция ОАО  «Новгородхлеб»  пользуется заслуженным спросом,  отвечает всем требованиям потребительского характера и   всем санитарным нормам и имеет свою нишу на рынке товаров первой необходимости.

Коллектив предприятия постоянно совершенствует свою продукцию на благо человека, внедряет в производство новые виды   хлебобулочной и кондитерской продукции. Важное место в производственном контроле отводится испытательной производственно-технологической лаборатории ОАО «Новгородхлеб», которая аккредитована на техническую компетентность и отвечает современным требованиям аналитического контроля качества пищевых продуктов.

Качество  и обновление ассортимента требуют  постоянной модернизации производства и обновления оборудования.

В 2011 году на предприятии продолжалась реконструкция  и замена старого оборудования.

 В  булочном цехе введена в эксплуатацию  тестомесильная машина «Прима-300Р» дежеподъемник,  пресс для макаронных изделий, гибкие шнеки для подачи муки,  станция «Контур», произведена большая реконструкция печи БН-50 на общую сумму 2 миллиона 349 тысяч рублей. На 549 тысяч рублей установлено нового оборудования в хлебном цехе.

Введена в эксплуатацию машина для мойки  пластмассовых   лотков,  введена  в строй охранно-пожарная сигнализация в кондитерском цехе, приобретена новая швейная машина.

Для доставки кондитерских изделий в торговые точки на дальние расстояния в  летнее время приобретена и установлена на автомобиль холодильно-отопительная   установка.

Приобретен  новый блок-контейнер для уличной торговли продукцией нашего предприятия.

Приобретено оборудование для участка по растариванию муки из мешков на сумму1,6 миллиона рублей.

Всего введено  в эксплуатацию в 2011  году основных средств на общую сумму 4,2 миллиона рублей.

Все это  позволило нам держать высокий уровень качества продукции и удерживать объем продаж в жесточайшей конкуренции на рынке хлеба.

Вместе с улучшением качества ввод нового оборудования позволил сэкономить энергоресурсы: по газу экономия в 2011 году составила 2%, по воде 1% и электроэнергии 2%.

В 2011  году произведены работы по ремонту  зданий,  благоустройству территории предприятия,  ремонту производственных помещений,  ремонту кровли.  Эти работы выполнены хозяйственным способом на общую сумму 1 млн рублей.