Организация рабочего места

Кресло. Этот предмет мебели в наибольшей степени отвечает за комфорт рабочего места. Что бы значил самый удобный  стол, если бы за ним было неудобно сидеть? Потребителю предлагаются десятки  видов кресел с самыми романтическими названиями. Но определять их только по внешнему виду было бы непрактично. Эргономичное рабочее кресло обязательно должно трансформироваться под индивидуального  пользователя. С минимумом усилий все рычажки обязаны без труда  переключаться, а сидение регулироваться по высоте. Регулировка спинки по высоте и глубине позволяет позвоночнику расслабиться. В новых моделях  рабочих кресел предусмотрена специальная  опора для поясницы.

Если позволяет финансовое состояние, лучше всего обратиться к фирмам предлагающим готовые мебельные кабинеты. Есть кабинеты руководителей представительского класса, выдержанные в благородной цветовой гамме и с использованием дорогих отделочных материалов (кожа, шпон, дерево). Такая мебель рассчитана на приверженцев традиционных линий в дизайне, она рождает ощущение стабильности и спокойной элегантности. Есть кабинеты бизнес-класса, которые объединяют в себе конструктивную легкость и современный дизайн, разнообразие деталей и дополнительных элементов. Наконец, существуют кабинеты эконом-класса – эргономичные и многофункциональные, рассчитанные на удовлетворение массового спроса.

Итак, исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что дизайн и организацию кабинета или офиса в целом лучше поручить профессионалам и воспользоваться услугами фирм специализирующихся на данном вопросе. Но вот организация непосредственного места менеджера зависит только от него, так как только сам менеджер может создать для себя оптимальные условия работы. Практические советы по организации рабочего места и оптимизации труда менеджера рассмотрены ниже.

1.3 Создание оптимальных условий  для работы менеджера

Рабочее место менеджера начинается с  приемной офиса. В отличие от других офисных профессий менеджер менее  привязан к своему рабочему месту  и подчас совмещает многие функции. Но главная остается за ним - работа с клиентом. От искусства обслуживания зависит успех фирмы.

Иногда  посетителям довольно долго приходится ждать, пока освободится менеджер, с  которым была назначена встреча. Многие люди весьма трепетно относятся  к своему времени и раздражаются от одной мысли о том, что придется тратить на ожидание драгоценные  минуты. Заставлять человека подолгу  томиться в ожидании приёма - типично  «совковое» качество. Но если менеджер действительно занят (и, следовательно, клиенту придется какое-то время подождать), секретарь должен пригласить посетителя в специальное гостевое помещение, в котором должны быть предусмотрены удобные кресла, телевизор, свежая пресса и т.д. Необходимо предусмотреть в гостевой комнате информационные щиты, на которых размещена информация об истории и деятельности компании. На журнальных столиках целесообразно разложить буклеты, сувениры и другие рекламные материалы предприятия. Секретарь обязательно должен предложить посетителю кофе, чай или прохладительные напитки.

Следующий этап - приём посетителя непосредственно  менеджером. Кабинет, в котором сидит  менеджер, должен быть обставлен с  учётом того, что одному сотруднику приходится принимать иногда до 3-5 человек  одновременно. Клиенты приходят в  офис не всегда одни. Частенько с  собой берут супруга (супругу), детей, друзей. Таким образом, возле рабочего стола менеджера необходимо предусмотреть  свободное пространство с достаточным  количеством кресел для размещения посетителей.

Достаточно  часто приходится сталкиваться с  тем, что на рабочем столе менеджера  находится много совершенно не относящихся  к работе предметов. Различные сувениры, журналы, книги и т.д. Посетитель должен видеть, что человек, к которому он обращается по серьёзному вопросу, настроен на деловой, профессиональный лад. А об этом свидетельствуют не только внешность, манера общения, умение убеждать и слушать собеседника, но и аккуратное рабочее место  менеджера.

Кабинет, в котором находится менеджер, должен максимально отражать корпоративную  политику предприятия - основную его  суть: «вы обратились к настоящим  профессионалам, которые компетентно  и оперативно решат ваши проблемы».

Для демонстрации этой политики необходима наглядная  агитация. На стены кабинета не помешает повесить лицензии предприятия, фотографии построенных, строящихся и планируемых  к застройке объектов, планировки предлагаемых квартир и прочее, что  отражает деятельность компании.

Если  предприятие принимало участие  в выставках или других значительных мероприятиях, можно разместить на стенах полученные дипломы и грамоты. Если сам менеджер обладает какими-либо лицензиями, дипломами, сертификатами, грамотами, связанными с профессиональной деятельностью или повышением квалификации, можно повесить их над своим рабочим  столом. Клиенту всегда приятно знать, что человек, занимающийся его вопросом, - настоящий профессионал.

Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. В этом случае бумаги, расчёты, всю прочую документацию размещают  по темам – модулям. Внутри каждого  модуля существуют блоки, которые должен организовать сам менеджер, так, чтобы  ими удобно было пользоваться. Можно  сделать блоки по времени поступления  документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т.д. Все блоки и модули должны быть чётко определены и отделены друг от друга. Различные модули лучше  разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделённые специальными цветными вкладками. Если сразу отправлять все  документы в соответствующее  им место, никогда не возникнет проблем  срочного поиска необходимого документа.

Также очень  часто можно наблюдать такую  картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно  подумать, что работник занят сегодня  исключительно этими делами. Проходит время, а положение дел не меняется – тот же стол, те же бумажки-напоминания. Это говорит о том, что такой  способ организации труда не работает. Вместо листиков-памяток, папочек и  бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Это может быть как обычный  ежедневник-еженедельник в виде книжки, так и маленький или обычный  компьютер со специальной программой-дневником. У каждого есть свои преимущества – если книжку всегда можно взять с собой, то карманный компьютер может дать звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесённая в большой компьютер, будет служить долгие годы.

Важное значение также имеет эргономика рабочего места. Сидячая продолжительная работа вредна человеку в принципе: это приводит к деформации позвоночника, травмируются диски; вы поднимаете плечи и сгибаете руки, держа их в напряжении – и естественно они начинают болеть. Пережатые сосуды, перегружают сердце, ну а о хронических растяжениях сухожилий кистей рук и постоянно ухудшающемся зрении можно не говорить. Поза, а, следовательно, и здоровье зависят, в конечном итоге, от размеров и дизайна рабочего места.

Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека – 35-40 см. Ближней  зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне – область вытянутой  руки.

 Работа с клавиатурой.

Неправильное положение рук  при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти  о специальную площадку, сколько  держать локти параллельно поверхности  стола и под прямым углом к  плечу. Клавиатура должна располагаться  в 10-15 см (в зависимости от длины  локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более «мясистую» часть локтя. Глубина стола должна позволять полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютером должна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочих поверхностей. Требования к эргономике рабочего места приведены в приложении А.

1.4 Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений

Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все её работники, от простого рабочего или  служащего, до директора.

Информация (лат. information – разъяснение, изложение)

– сообщение  о чём-либо;

– сведения, являющиеся объектом хранения, переработки  и передачи;

 –в  математике и кибернетике –  количественная мера устранения  неопределённости (энтропии), мера организации  системы; теория информации –  раздел кибернетики, изучающий  количественные закономерности, связанные  со сбором, кодированием, передачей  и преобразованием информации.

Культуру работы с информацией можно охарактеризовать как сознательное отношение к процессам принятия, переработки, хранения, создания и передачи информации. По мнению автора данного дипломного проекта культура работы с информацией начинается прежде всего со знания классов, видов и свойств информации.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация  может быть классифицирована по ряду следующих позиций:

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт  творчества коллектива, пытающегося  объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя  от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит  не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в  диапазоне от 0 до 80-90%.

Информация  может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Важнейшим элементом при работе менеджера  с информацией является коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс (коммуникации) – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных  документов и т.п. И это - жизненная  необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший  ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией  означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто  стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную  деятельность. Правда, точно так  же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь  отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может  быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или  основывающимся на определенных критериях  и т.п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в  какой она будет доступна и  понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую  и т.п., и соответственно этому  подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.

Считается, что при передаче информации не стоит  ограничиваться одним каналом —  действительно, сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может  погрязнуть в бюрократической волоките.

На третьем  этапе происходит передача информации, её получение (восприятие получателем), декодирование (расшифровка), и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждёт, что  получатель каким-то образом на неё  отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит  с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нём информации.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности  восприятия партнёром (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться  доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку  такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно  внимательно наблюдать

Устойчивая  обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл.

К помехам, прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают.