Организация и планирование личного труда руководителей в современной организации

Для эффективности деловой  беседы руководитель ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ»  приглашает только тех, кто непосредственно  нужен при обсуждение вопросов. При  проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание заканчивается протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

Телефон - важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» правильно организованный справочный аппарат. Для этих целей он использует компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, что и делает директор ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ». Предварительно составляет короткую наметку и подбирает необходимые материалы, продумывает разговор и записывает основные вопросы, которые он собирается выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что  удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

Как уже было отмечено выше, рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Посещение  рабочих мест (в большинстве случаев  рабочих) позволяет: наладить с коллективом  хорошие отношения, быть в курсе дел в ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ». Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

Если представить в  общем виде, то можно сказать, что  руководитель ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» в  течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ:

Запланированные заседания, встречи 60 - 65%;

Разговоры по телефону 3 - 6%;

Работа с документами 17 - 22%;

Поездки, осмотры 3 - 7%;

Незапланированные встречи 7%;

Отдых 2%;

Потери времени 2%. (Приложение 1).

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель, занимаясь анализом трудового процесса, учитывает особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат. Для удобства рассмотрения организации работы руководителя приведен его план работы на одну из недель.

Исходя из вышеприведенного планирования вполне возможно определить деловые контакты руководителя, форму ведения совещаний, прием посетителей, контроль исполнения заданий, наличие делегирования полномочий, технику управления, планирование затрат рабочего времени: директор ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» часто сам напрямую общается с поставщиками материалов и продукции, участвует в заключении договоров и проверке добросовестности поставщиков. В тоже время он не упускает возможности обговорить самостоятельно вопросы сотрудничества с наиболее крупными заказчиками, готов идти им на встречу по созданию нестандартных продуктов и новых проектов.

Руководитель четко  планирует свое рабочее время, распределяя  работу с текущими документами в  промежутки между встречами, совещаниями, приемами посетителей. Также он интересуется новшествами в производстве подобной продукции другими Российскими и зарубежными производителями, старается перенять наиболее удачные разработки и заинтересовать ими сотрудников. Он часто бывает на производстве, знает его технологии и некоторые нюансы. Осуществляет четкий контроль за исполнением поручений. Использует в своем руководстве не только материальные, но и моральные методы стимулирования, т.е. работает по принципу: «стимулирование к действиям посредством оплаты труда эффективно только в первые пол года работы человека на новом месте, деле же без морального стимулирования не обойтись».

Глава 3 Предложения по улучшению организации труда руководителя ЗАО «РосМебель»

 

Основные направления, которые будут рассмотрены, являются важными составляющими в организации  труда руководителя. Необходимо отметить также, что все предложения носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям  рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления. Руководитель ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем  производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9.00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13.00 до 14.00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время.

При подготовке к посещению рабочих мест руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному объекту, чтобы быть в курсе дел происходящих на нем.

Для хорошего контакта с  рабочими необходимо учитывать психологические  моменты. В частности в цеха лучше  идти одетым соответствующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих  мест лучше выбирать время ближе  к конце рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Нужно отметить также, что  необходимо встречаться с рабочими не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел в организации, послушать выступления работников.

Руководитель ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ»  должен постоянно контролировать, как  выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Особое значение для  повышения эффективности работы организации имеет совершенствование  системы управления. Для того, чтобы  обеспечить рациональное осуществление  рабочего процесса в организации, необходима хорошо продуманная система управления всеми его операциями. Это позволит более эффективно использовать работу ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ, технологического оборудования, рабочую силу и в конечном итоге создать условия для обеспечения высокого уровня обслуживания заказчиков.

С точки зрения необходимости совершенствования управления наиболее важным является указания на то, что предприятие обязано постоянно совершенствовать свою структуру, добиваясь максимального снижения расходов по управлению технологического процесса на основе применения наиболее прогрессивных схем управления, внедрения современной вычислительной техники, механизации и автоматизации инженерно- технических и управленческих работ, все это безусловно зависит от качественной организации труда руководителя ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ».

Более чем когда-либо, нынешние руководители должны заботиться о производительности и о том, чтобы их организация работала как можно эффективнее и производительнее чем её конкурент. На первый взгляд может показаться, что фирмой управляет авторитарный руководитель, использующий жесткие методы руководства. Но на деле все не так. директор ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» - руководитель строгий, но справедливый, заинтересованный и в некотором роде демократичный. В фирме именно он является лидером, причем лидером не только формальным, но и неформальным, т.е. имеет авторитет у подчиненных. Он не боится расширять полномочия своих подчиненных, справедливо оценивает их успехи, умеет правильно реагировать на критику, крайне редко использует в работе метод принуждения - ему достаточно просьбы.

Коллектив ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» дружный и работоспособный, вместе работают, вместе борются с конфликтами и неудачами, вместе радуются победам. За годы полноценной работы предприятия они добились значительных успехов. И если в дальнейшие у руля ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» будет продолжать стоять разумный, знающий, опытный лидер-руководитель фирме будет куда расти и развиваться.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководителя. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководить, то руководитель не сможет работать эффективно, что несомненно повлияет на работу всей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Бесспорно, работа организации, достижение поставленных ею целей, морально-психологический климат в ней во многом - результат умелого или неумелого руководства. Именно руководитель является толчковым механизмом деятельности. От его опыта, знаний, личных качеств, выбранной стратегии работы зависит не только результат деятельности компании, но и моральное удовлетворение сотрудников. Говоря о руководителе, начальнике, директоре (у кого как принято), хочется говорить о человеке, который приходит в коллектив для того, чтобы принести пользу, который открывает дверь офиса и уже ничего, кроме работы его не интересует, который умеет забыть и не показать свои личные проблемы и трудности подчиненным, иным словом о человеке, который умеет управлять собой.

Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если руководитель:

· придерживается авторитарного  метода управления. Такой руководитель привык решать все сам, забывая при  этом, что тратит напрасно много времени;

· не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

· не посвящает время  самообразованию.

Руководитель и подчиненные  формально одинаково включены в  организацию как средство ее деятельности. И в тоже время руководитель имеет право устанавливать нормы поведения, отдавать распоряжения, добиваться их реализации, контролировать результаты. Поэтому по возможности нельзя допускать каких либо ошибок в своей работе.

Учитывая специфику  работы руководителя как организатора жизнедеятельности предприятия, нужно иметь в виду, что выполнение им должным образом своих функций (социальной, коммуникационной, стимулирующей, кадровой, направляющей, организационной) оказывает огромное влияние в положительную сторону на организацию труда всего коллектива в целом. То есть организация труда на предприятии во многом зависит от самого руководителя.

Для более эффективной  работы руководителя, а, следовательно, для наиболее эффективного функционирования предприятия, необходимо построение рациональной организации управленческого труда.

Принципы и правила  планирования рабочего дня, которые  были предложены, не носят, конечно, обязательного  характера. Многие из них могут показаться несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы.