Организация и планирование личного труда руководителей в современной организации

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательной  учреждение

высшего профессионального  образования

«Волгоградский государственный  технический университет»

Факультет экономики  и управления

Кафедра «Менеджмент, маркетинг  и организация производства»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА 

 по менеджменту на тему:

«Организация и планирование личного труда руководителей в современной организации»

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 4 курса

Гр. ММЗ-452

 Дружинина О. С.

 

Научный руководитель:

                                                                     доцент

                                                                     Борискина Т. Д.                                                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Волгоград

 

2014

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность  исследования заключается в том, что в современных условиях успех предприятия определяется, прежде всего, рациональной организацией производства продукции, снижением издержек, развитием, т.е. воздействием управления на внутренние факторы производства. На первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности к постоянным изменениям внешней среды. Это, прежде всего, организации, которые связаны с данным предприятием в силу выполняемых им целей и задач. Сюда относятся и социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность предприятия, предопределяют его стратегически важные решения. Значение факторов внешней среды резко повышаются в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений.

Эволюция системы управления в переходный период направлена на формирование полицентрической системы, базирующейся на функционировании в  народном хозяйстве структур, способных к самоуправлению и саморазвитию.

В современных условиях происходит дальнейшее совершенствование  управленческой деятельности, вызванное  ускоряющимся научно-техническим прогрессом, усложнением проблемы сбыта продукции. Вместе с тем возникла необходимость изучения форм и методов управления на уровне основного хозяйственного звена - предприятия. Использование опыта на отечественных предприятиях одна из важнейших задач.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Связь структуры с ключевыми понятиями управления - его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации.¹

Поскольку процесс управления информационный, то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом  управления и окружающей средой. Можно  дать следующее определение организационной структуры системы управления - это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления.

Цель работы – наиболее широко рассмотреть проблему работы менеджера в организации ЗАО «РосМебель».

Объектом исследования является руководитель компании ЗАО «РосМебель».

Предмет исследования – управленческая деятельность менеджеров на примере организации ЗАО «РосМебель».

  Задачи  исследования:

1. Рассмотреть сущность и личные черты менеджера – руководителя.
2. Изучить личный труд руководителя ЗАО «Росмебель».

Цель работы - провести анализ личного труда руководителя.

Методы исследования: анализ и синтез литературы по менеджменту организации.

 

 

 

 

Глава 1 Теоретические аспекты изучения личных качеств руководителя

1.1. Менеджер и требования, предъявляемые к нему

 

Термин “менеджер”  имеет  довольно широкое распространение  и употребляется применительно к:

• организатору конкретных видов работ в рамках отдельных подразделений или программно-целевых групп;
• руководителю предприятия в целом или его подразделений (управлений, отделений, отделов);
• руководителю по отношению к подчиненным;
• администратору любого уровня управления, организующего работу, руководствуясь современными методами и др.

К менеджеру любого уровня предъявляются высокие требования. Можно выделить несколько ролей, в которых выступает менеджер:

Менеджер-дипломат.

Среди навыков и умений менеджера – способность ведения  переговоров выступает как значимое свойство. Сейчас менеджеры высшего звена тратят большую часть своего  времени на  установление контактов.

Менеджер-инноватор.

Производительность труда  гораздо проще повысить на базе новой  техники и технологий, чем постоянно  ремонтировать старое оборудование.

Менеджер-управляющий.

От него в частности требуется:

• наличие общих знаний в области управления предприятием;
• компетентность в вопросе технологии производства в той отрасли производства, к которой относится фирма по виду и характеру своей деятельности;
• владение не только навыками администрирования, но и предпринимательства, умение владеть ситуацией на рынках, проявлять инициативу и активно перераспределять ресурсы фирмы в наиболее выгодных сферах применения;
• принятие обоснованных и компетентных решений на основе согласования с нижестоящими руководителями и работниками и распределение участия каждого в их исполнении.²

Так как принятие управленческого  решения – это сложный процесс, я бы хотел рассмотреть его  поподробней.

1.2. Организация труда менеджеров

 

Предприимчивость  менеджера в значительной степени зависит от уровня организации его труда, поэтому большое значение имеет научная организация труда менеджера, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.

Общеизвестен  образ нашего хозяйственного менеджера. Он чрезмерно загружен на работе, у него масса неотложных дел, рабочий стол завален непроработанными бумагами, отсутствует установленный распорядок дня.

За последние  годы ситуация несколько изменилась, но не следует полагать, что проблема организации труда менеджера уже решена. Еще часто встречаются менеджеры, которые занимаются мелочной опекой своих подчиненных, решения принимают только сами.

В результате специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени у менеджерей является следствием неправильной организации труда. Менеджеры часто не умеют отделить главное от второстепенного, определить перспективные задачи. Они часто занимаются работой, не требующей высокой квалификации, такой, как переписка, техническая работа с документами, поиск информации и т. п. На это затрачивается до 25% рабочего времени менеджера, что часто приводит к перегрузкам.

Совершенствование организации труда менеджер должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а менеджеры не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип «не делай того, что с успехом может сделать подчиненный», т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой³.

Важным моментом в организации труда менеджера  является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости менеджера и заместителей.

Часто менеджеры  начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако Экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) менеджеры заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны и достаточно подписи их заместителей. Тем более, что многие менеджеры, подписывая бумаги, требуют их визирования у начальников служб и отделов.

Менеджер  на уровне директора, генерального директора  должен взять за правило подписывать только те документы, которые имеют особую важность и составлены при его непосредственном участии или под личным контролем.

Организация труда менеджера должна основываться на научных рекомендациях, игнорирование которых приводит к дублированию работниками функций. Бывают ситуации, когда несколько менеджерей действуют по единой инструкции, не предусматривающей разделения между ними обязанностей и ответственности. Во многих случаях действующими инструкциями вообще не пользуются, так как менеджер время от времени перераспределяет функциональные обязанности. Такой порядок ослабляет чувство ответственности, не говоря уже об отсутствии предприимчивости, а тем более риска.

Для правильной организации труда менеджер должен проводить ежедневный самоанализ: что удалось сегодня и почему? как можно использовать достигнутое? что мне не удалось и почему? что нужно сделать завтра для более рационального использования рабочего времени? Необходим также и самоконтроль для соблюдения установленного распорядка дня, понимания, в чем причины отклонения от рекомендуемых наукой правил работы.

Проблема  организации труда менеджера не может быть решена без умелого планирования рабочего времени. Менеджеры, как правило, работают по 10—14 часов, но редко получают удовлетворение от результатов своего труда. Они часто занимаются не входящими в их компетенцию функциями. Нуждаются в упорядочении стиль, приемы и техника личной работы. Рабочее время чрезмерно дробится, не выделяются сложные и важные задачи, не контролируется их исполнение.

Например, обследованиями, проведенными на предприятиях г. Гомеля, установлено, что свыше 65% директоров предприятий и их заместителей не составляют плана рабочего дня, к решению вопросов приступают по мере возникновения потребности, вопросы решают энергично, но они заранее не продуманы. В таких условиях большое количество времени тратится на мелкие вопросы, а главные остаются нерешенными, поскольку они не предусмотрены планом. Для более глубокого анализа организации труда менеджера следует определять эффективность структуры рабочего дня по следующей формуле:

          n

Эс= --

          O,

где     п  — время на решение перспективных задач; о  — время на оперативную деятельность.

Можно также  определить соотношение затрат рабочего времени на решение мелких и важных вопросов, удельные затраты времени на прием сотрудников, совещания и заседания в общем его бюджете, соотношение затрат времени на собственно служебные дела и повыше ние своей квалификации (чтение специальной литературы, участие в научных симпозиумах, на курсах).

A.M. Омаров рекомендует планировать рабочий день менеджера в такой последовательности.⁴

1. Изучение бюджета рабочего времени по основным направлениям контактов менеджера с вышестоящим руководством, партнерами по горизонтали, подчиненными.
2. Анализ содержания выполняемых задач и определение времени, требуемого для их решения. При определенных условиях практически всегда возможен приемлемый расчет рабочего времени, необходимого для исполнения той или иной работы.
3. Выявление, в какой мере планируемый объем работы согласуется с бюджетом личного времени. В случае расхождения сравниваемых величин, что весьма вероятно, принимаются меры к их сбалансированию (посредством пересмотра и сокращения круга решаемых менеджерем вопросов, ужесточения режима работы).
4. Составление перспективного плана, горизонт которого различен в зависимости от специфики деятельности менеджера. План оформляется чаше всего в виде графика (одновременно используемого в качестве инструмента детализации перспективного плана), в котором последовательно представлены все работы и время их выполнения (к плану рекомендуется приложить список дел, не имеющих конкретных сроков выполнения).
5. Организация планирования каждого отдельно взятого рабочего дня с записью всех текущих дел.

Наблюдения  показывают, что каждому менеджеру  в течение рабочего дня приходится в среднем 30—40 раз переключаться с одного дела на другое, а решение возникающих вопросов занимает 5—10 минут. В результате этого растет физическое и нервное напряжение менеджера и снижается качество принимаемых решений. Как отмечают специалисты, трехминутный вынужденный перерыв в умственной работе приводит к потере еще от 15 до 30 минут на переключение внимания.

Если менеджер в течение рабочего дня вынужден решать множество текущих вопросов, от этого страдают важные и трудоемкие дела. Наибольший удельный вес в бюджете рабочего времени менеджера занимают совещания. На совещания, как правило, приглашается много лиц, не имеющих к ним никакого отношения. Из-за неподготовленности они длятся долго.