Организация и планирование личного труда руководителей в современной организации

При формировании организационной  среды менеджмента, как правило, сначала формируется производственная структура предприятия, а затем как производная от нее строится организационная структура управления предприятием. Организационные структуры предприятий отличаются значительным разнообразием. Их типология и условия применения рассматриваются в последующих главах настоящего пособия. Выбор конкретной организационной формы предприятия зависит от таких объективных факторов, как масштабы его деятельности, широта производственного профиля фирмы, специфика выпускаемой продукции или оказываемых услуг, уровень кооперации и полнота производственного цикла осуществляемых работ.

Важно отметить, что организационная  структура предприятий является динамичным, гибко реагирующим на изменения внешних и внутренних условий элементом современного менеджмента. Нередко в рамках одного предприятия используется несколько различных типов организационных структур управления: для быстро развивающихся направлений техники и технологии создаются программные комплексы, а для традиционных видов продукции используется устойчивая линейная структура. Сочетание различных типов структур в рамках одной фирмы создает условия для наиболее рациональной пространственной организации осуществляемых процессов.

Рис. 2 Виды и формы организационной среды предприятия

Другая задача организационной  среды менеджмента заключается  в сочетании всех элементов производственного  процесса во времени, т.е. определении  наиболее рациональной последовательности и сроков выполнения всех работ. На решение этой задачи влияет содержание самих проектов, состав участников и располагаемых ресурсов, организационная структура предприятия и многие другие факторы. Организация процессов во времени включает структуризацию производственных процессов, подготовку кооперации предприятия с другими фирмами и координацию их деятельности, доведение отдельных заданий до исполнителей, обеспечение равномерной и достаточно высокой загрузки всех участников работ по проектам с целью их своевременного и экономного выполнения. Организация процессов во времени тесно связана с оперативным планированием.

В менеджменте используются различные формы построения его  организационной среды. Под формами  организации принято понимать способы  функционирования и сочетания в  пространстве и во времени элементов  производственных процессов. По своей  сути формы организации представляют собой различные способы разделения труда при осуществлении производственной деятельности. Различают такие формы организации, как концентрация, специализация, кооперирование и комбинирование.¹⁰

Концентрация  означает процесс сосредоточения определенного вида деятельности во все больших масштабах в крупных фирмах, предприятиях или их подразделениях. Стремление к концентрации деятельности, наряду с процессами распространения малого и среднего бизнеса, отражает естественный рыночный фактор инвестирования средств в наиболее перспективные сферы бизнеса и в жизненно важные для предприятия виды деятельности.

Специализация как форма организационной среды  используется при построении организационных  структур предприятии и реализуется  путем ограничения его производственного профиля или закрепления за подразделениями определенных видов работ или продуктов. При этом широта производственного профиля может быть различной в зависимости от темпов прогресса и стабильности ситуации в области специализации предприятия. В быстро развивающихся областях производственной деятельности с высоким уровнем коммерческого риска широко используются диверсификационные формы организационной среды, предусматривающие широкий профиль специализации фирмы. Специализация при формировании организационных структур создает лишь потенциальные условия для эффективной работы предприятия. Для реализации этого потенциала на предприятии должна осуществляться эффективная кооперация и координация деятельности отдельных служб и подразделений.

Кооперирование в международной практике стало важной формой организации в современных условиях. Кооперирование как следствие специализации предприятий и сложности осуществляемых проектов проявляется в углублении межфирменного сотрудничества, развитии международной координации в производственной сфере, проведении масштабных научно-производственных программ.

Комбинирование  при организации предприятий  проявляется в создании и функционировании на предприятии сопутствующих производств  и инновационных процессов, основанных на уже полученных результатах или  вторичном использовании сырья, энергии и материалов. Значительный дополнительный эффект получают фирмы, организующие на основе базовых исследований и технологий дополнительные аппликационные исследования производства, имеющие своей целью поиск новых сфер применения уже полученных результатов и осуществленных инноваций.

Перечисленные формы  организации производственных процессов  составляют реальный инструментарий для  подготовки организационных решений. Они могут носить формальный или  неформальный характер. Формальная организация базируется, как правило, на формализованных, методически обоснованных расчетах и закрепляется в нормативных актах, соглашениях и положениях, регламентирующих права и ответственность каждого из участников осуществляемых процессов. Одна из существенных особенностей современного менеджмента состоит в том, что в нем важное место занимает неформальная организация. К неформальной организации относятся спонтанно возникающие отношения между людьми и структурами в процессе выполнения работ. Значительные практические результаты могут возникать в процессе неформального общения и сотрудничества ученых и специалистов, развития научных школ и движений, работы форумов, симпозиумов и научных конференций. Новые возможности неформальной организации связаны с развитием современных информационных технологий и глобальных международных информационных систем¹¹.

Глава 2 Исследование личного труда руководителя на примере  ЗАО «Росмебель»

2.2. Организационная  структура управления ЗАО «РосМебель»

 

На сегодняшний день в компании ЗАО «РосМебель» работает 51 человек.

 

Схема аппарата управления ЗАО «РосМебель»

Директор выполняет следующие  функции:

• Анализирует и планирует хозяйственной деятельностью, анализирует текущий период и планирует на последующий период.
• Организовывает торговые процессы.
• Осуществляет подбор и расстановку кадров.
• Без доверенности от своего имени совершать сделки.
• Первой подписи под финансовыми документами. Распоряжаться имуществом.
• Выписывать доверенности на совершение сделок.
• Выписывать и подписывать приказы.
• Проводить незапланированные бухгалтерские учеты и инвентаризацию.

Бухгалтер ведет:

• Документальный хозяйственный учет денежных средств.
• Расчет с поставщиками.
• Рассчитывает баланс предприятия.

Менеджеры занимаются:

• Поиском новых клиентов
• Организацией рекламной компании предприятия
• Поиск путей для эффективной работы предприятия

Экспедитор  занимается:

• Приёмом товара.
• Отправкой товара.
• Рассылкой товара.

Грузчики занимаются:

• Погрузкой товара.
• Выгрузкой товара.
• Доставкой товара.

Кладовщик – материально - ответственное лицо, ведет учет на складе.

Штатное расписание ЗАО  «РосМебель» составляется на основе квалифицированного справочника. Где  указывается: должности,   количество, зарплата.

№	Должность	Численность согласно штатному расписанию	Фактическое количество	Отклонение
1	Директор	1	1	0
2	Заместитель директора	1	1	0
3	Старший менеджер	1	1	0
4	Менеджер	3	3	0
5	Главный бухгалтер	1	1	0
6	Бухгалтер	1	1	0
7	Старший кассир	1	1	0
8	Кассир- операционист	2	2	0
9	Продавец	18	18	0
10	Работник слада	11	11	0
11	Экспедитор	4	4	0
12	дизайнер	3	3	0
13	Водитель	4	4	0
14	Итого:	51	51	0

 

К= Факт/шт. распр =51/51*100%=100%

Коэффициент укомплектованности равен 100% следовательно, фирма укомплектованности полностью.

Директор, занимающий руководящую  должность, выполняет следующие  функции:

• Решает все вопросы, касающиеся деятельности предприятия
• Ведет предпринимательскую деятельность
• Производит текущее руководство предприятием
• Заключает договора на поставку товаров
• Занимается подбором наймом работников
• Организует делопроизводство
• Анализирует и планирует хозяйственную деятельность предприятия 
• Контролирует их деятельность, занимается организацией торгового процесса
• Заключает договора на аренду помещений и площадей
• Осуществляет закупку товаров
• Изучает спрос на товары
• Внедряет в торговый процесс дополнительные науки и техники, прогрессивные формы торговли
• Ведет учет, контроль оперативное руководство подчиненными                    
• Организует торговый процесс, занимается подбором и расстановкой кадров.
• Анализирует и планирует хозяйственную деятельность предприятия.

2. Изучение личного труда руководителя ЗАО «Росмебель»

 

Генеральный директор является основоположником деятельности фирмы. Организация создана в 2011 году. На начальном этапе руководитель совмещал несколько должностей, налаживал  деятельность с самого начала и до самого конца. И теперь относится к результату своего труда, как к собственному ребенку. В настоящее время штат сотрудников небольшой

- Генеральный директор;

- бухгалтер;

- водитель;

- рабочие.

Каждый сотрудник занимается своими обязанностями.

Менеджер по продажам осуществляет прием заказов, обработку, поиск по местным поставщикам. Работу по браку: прием, проверку, отправку и  получение из сервисных центров. Следит за погрузкой, отпуском товара, учетом и ведением склада.

Водитель осуществляет получение товара на транспортных компаниях, доставку товара по потребителям, погрузку и разгрузку на складе.

Финансовый документооборот  данной организации осуществляется бухгалтером.

При этом нужно отметить, что руководитель ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ»  является грамотным управленцем, его интересует весь процесс работы до последней мелочи, он знает функции каждого работника и при необходимости может выполнять их самостоятельно.

Каждый день, утром  руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь  повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и  принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной  формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают, уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию директору ЗАО «РОСМЕБЕЛЬ» необходимо:

- четко и однозначно  определить тему совещания и  ее цель;

- можно ли за одно  совещание решить несколько вопросов;

- тщательно разработать  повестку дня, выбрать наиболее  целесообразную последовательность  вопросов;

-заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

- как можно раньше  послать приглашение участникам;

- выбрать помещение  для заседаний (кабинет руководителя  или специальная комната) с  хорошей вентиляцией и нормальной  температурой;

- участникам совещания  выработать возможные решения  по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, руководитель планирует, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.