Обстановка и ее влияние на коммуникацию

Содержание

1. Введение _____________________________________________________________2
2. Организация пространства общения
1. Организация рабочих мест в служебном помещении_____________________3
2. Обстановка помещений и интерьер офиса______________________________ 5
3. Рабочее место сотрудника____________________________________________6
4. Кабинет руководителя _______________________________________________8
5. Стили интерьера ___________________________________________________10
6. Помещение для проведения совещаний. Схемы размещения участников ____12
3. Психологическая коммуникативная среда в коллективе
1. Взаимодействие в коллективе ________________________________________14
2. Психологические характеристики коллектива  __________________________15
3. Коммуникативные барьеры, методы их устранения ______________________16
4. Заключение   __________________________________________________________19

Список  используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение

       Для эффективного, результативного общения  немалую роль играет то, как вы организуете  пространство общения.

       В этикете немаловажное значение имеет  так называемое "воздушное пространство", или "воздушная оболочка", окружающая тело человека. Это как бы территория обитания физического тела - область, где оно чувствует себя в индивидуальной безопасности. Нарушение границ этого  пространства обычно вызывает недовольство человека. Размеры "воздушной оболочки", к которой привык человек, социально  и национально обоснованы, они  зависят от плотности населения  в том месте, где он проживает. Меньшие размеры эта оболочка имеет у представителей стран  с высокой плотностью населения.

       Личное  пространство людей принято делить на ряд зон: интимная, личная, социальная, публичная и открытая. Общаясь с людьми, необходимо всегда придерживаться правила: «Соблюдай дистанцию». Не сокращайте её, если вы недавно знакомы с человеком - не прикасаться к нему и уж тем более не лезть с объятиями - это может очень не понравиться.

       Выбор оптимальной дистанции в процессе общения зависит от следующих  показателей:

• от возраста;
• от пола;
• от статуса;
• от психологических особенностей;
• от национальности;
• от степени знакомства.

       Отрицательно  сказывается на общении как чрезмерно  близкое, так и чрезмерно удаленное  расположение. Если большая дистанция, то человек может это воспринять, как признак того, что он неприятен партнеру, или же он может посчитать партнера высокомерным.

       На  выбор расстояния для общения  влияет пол и личностные особенности  собеседников. Обычно женщины предпочитают более близкое расстояние по отношению  к собеседнику (независимо от его  пола) по сравнению с мужчинами. Тревожный  человек старается держаться  подальше от собеседника, уравновешенный предпочитает более близкое расстояние и т.д. Следует заметить, что дистанция  может изменяться по ходу общения. Сближение  позиций, заинтересованность партнеров  друг в друге, доверие способствуют их сближению в физическом пространстве (дистанция разговора сокращается). И наоборот, проявление дискомфорта, непонимание, отчуждение партнеров в процессе общения приводят к увеличению физической дистанции между партнерами. Имеет место и обратное влияние: изменение физической дистанции между партнерами способно изменить тон их беседы, сделать ее более доверительной или, напротив, заставить отстраниться друг от друга.

       Правильно выбранная дистанция задает тон дальнейшему общению. Межличностное пространство влияет на частоту и длительность визуальных контактов. Чем ближе находятся люди, тем короче и реже их взаимные взгляды. Находясь на удалении, они дольше смотрят друг на друга и используют жесты для поддержания внимания в разговоре. Если вам нужно создать о себе впечатление как о человеке с достаточно высоким социальным статусом, вы должны занять физически как можно больше места. Например, с помощью своего передвижения по комнате, энергичного общения с людьми. Вам нужно, чтобы на вас обратили внимание, а не посчитали, что вы тихий, зажатый человек, которого можно тиранить. Если же вы хотите выглядеть малозначимым, то вам надо, наоборот, сесть в уголке, вы зажимаетесь, становитесь меньше и занимаете меньшее пространство.

       Пространство  общения можно организовать так, что может быть удобно и вам, и  партнеру, или кому-то из вас будет  неудобно. При общении с человеком  вам всегда удобнее, когда глаза  находятся либо на одном уровне, либо когда вы смотрите сверху вниз. Если вы хотите, чтобы гость вас  послушался, вы должны посадить его  в большое мягкое кресло, а сами сесть на стул. От того, как выглядит ваш офис, и кабинет отчасти  зависят результаты вашей беседы. Построение грамотного пространства требует  соблюдения  единого  стиля  во всем: в планировочном решении, в  отделке, декоре, мебели. Правильно  и со вкусом спланированный кабинет  помогает создать благоприятную  обстановку  для беседы, что способствует установлению плодотворного контакта. В соответствии с вышеизложенными  требованиями в современном мире  сложилась  определенная  традиция  в  правилах планировки кабинета руководителя. Cтол должен стоять так, чтобы хозяин кабинета сидел лицом к двери и мог видеть приходящих и уходящих гостей. От стола руководителя должен отходить длинный стол с удобными стульями – он служит для проведения  мелких  заседаний,  приема  делегаций состоящих из нескольких человек. Стулья, стоящие около стола,  должны быть  мягкими и удобными. Стол играет важную роль своего рода барьера между собеседниками. С одной стороны для вас стол - это прикрытие, защита, которая помогает обрести уверенность в себе, способствует некоторой отстраненности от собеседника, с другой стороны, для собеседника стол ассоциируется с высоким статусом собеседника. Собеседник начинает ощущать себя в роли просителя и чувствовать себя ниже вас. Для создания благоприятного климата в беседе лучше поставить стул для собеседника сбоку от стола или поместить его стул на той же стороне, что и ваш, либо сбоку от стола напротив друг друга. Также должен быть шкаф для хранения в нем текущих документов и материалов. В  кабинете  руководителя  также обычно присутствует мягкий уголок, состоящий из мягких кресел и журнального столика. Он  используется  для доверительных бесед с партнерами и, в некоторых случаях, с  подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку.   Обстановка и отделка кабинета не должна быть угнетающей  и  подавляющей, так как это снижает эффективность и результативность общения. Для  этой  цели в  кабинете  могут  находиться аквариум  с  рыбками,  зеленые  насаждения, зеркало.   Хорошо и со вкусом оформленный кабинет вызывает симпатию к его владельцу.

2. Организация пространства  общения.

2.1. Организация рабочих мест в служебном помещении.

               Различают зальную и кабинетную  организацию рабочих мест. Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности, сотрудникам приходится работать в условиях "речевого коктейля".  
Зальная система организации труда экономически более выгодна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль над подчиненными. Однако для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном помещении, создает вполне ощутимые неудобства для работающих при зальной организации труда. Не все могут справляться с работой в таких условиях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем. Еще один способ организации труда в служебном помещении: несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором работы. Однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчиненные, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам, сидящим за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения. Иногда в помещении с большой площадью (зале) столы ставятся такими группами. Каждая группа сотрудников занимается сходными или близкими по содержанию проблемами. 
Однако зальная организация рабочих мест, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предполагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов - потенциальных или реальных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.  
Но два главных критерия оценки эффективности организации рабочих мест – экономичность и возможность постоянного контроля над сотрудниками в зале - перевешивают.

              Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов. 
Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комнаты не превышает 25-40 кв. метров, там ставится не более 5-8 столов. В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако чтобы проконтролировать работу подчиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выясняя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологическому дискомфорту, как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе. Второй вид кабинетной системы - помещение для одного лица - менеджера. Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трех зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения. 
В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами - компьютером, факсом и т.п. Однако техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны - чем выше ранг менеджера, тем меньше техники в рабочей зоне его кабинета - для работы с техникой есть секретариат. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, так как часто совещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги - для участников совещания, лежат ручки или карандаши - чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари, транспортная схема и тому подобные информационные материалы. Во время совещания может быть подан кофе - он не сервируется отдельно, а подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания.

       Зальный принцип размещения предполагает, что  управленческий персонал располагается  в залах вместимостью в сотни  человек, оборудованных кондиционерами и звукопоглощением. Рабочие места  отделяются друг от друга передвижными перегородками высотой 1,5 м или  шкафами. На Западе такой принцип  традиционен; в России же он применим только в новых, специально построенных  под офисы зданиях. Каждый вариант  имеет свои преимущества и недостатки. В больших помещениях лучше используется полезная площадь, удобнее менять планировку; дешевле обходятся отопление, освещение, вентиляция; в любой момент люди могут свободно общаться друг с другом, подчиненные находятся под постоянным контролем руководителя, сотрудники получают большую рабочую зону, размещаются в целом в соответствии с «технологией», поэтому укорачиваются маршруты перемещения и документационные потоки. При зальной планировке благодаря постоянному зрительному контакту облегчается общение, снижается потребность в совещаниях. При помощи перегородок каждому можно сделать свой «кабинет», однако в залах в целом труднее сосредоточиться, больше соблазнов отвлечься на посторонние дела и разговоры, выше утомляемость. Слабее выражается статус индивида, нечетко определяются границы рабочих мест. Поэтому во многих японских фирмах создают специальные «комнаты для размышлений». Кабинет напротив, создает конфиденциальную, уединенную обстановку, необходимую для работы со сложными закрытыми документами, придает владельцам особый статус, но не удобен для проведения больших совещаний, коллективной работы. В определенной степени преодолению отмеченных недостатков служит концепция комбинированного офиса, предполагающая, что каждому сотруднику выделяются постоянное и временное рабочие места. Первое закреплено за ним в виде небольшого кабинета и предназначено для выполнения основных функций; второе — в виде общего помещения для вспомогательных работ, совещаний и хранения документов, приема посетителей, творческой работы и прочего он делит с коллегами.  

2.2 Обстановка помещений и интерьер офиса

       Немаловажную  роль в обеспечении эффективности  управленческого труда играет внутренняя планировка помещений, осуществляемая во многом с помощью мебели. При  ее расстановке нужно иметь в  виду, что работа должна передаваться с одного места на другое сбоку  или спереди. Столы при этом следует  развернуть по возможности в одном  направлении, так чтобы сотрудники не смотрели в лицо друг другу или  в стену, поскольку это утомляет. Положение работника лицом к  окну нежелательно, а спиной — недопустимо, так как возникает ослепление или затенение. Поэтому рабочие  столы лучше всего располагать  перпендикулярно к окнам на некотором  расстоянии от отопительных приборов.  Если в комнате недостаточно места, чтобы поставить столы на значительном расстоянии друг от друга, их лучше  всего разместить рядом. Следует  учесть, что группировка столов по 4 сокращает необходимую для них  площадь на 14—31%. В идеале между  столами нужно сохранять проходы, создающие условия для более  сосредоточенной работы. В случае если имеет место четкая последовательность работ, столы целесообразно размещать  в шахматном порядке углами встык. При этом нужно учитывать и  такое психологическое обстоятельство, что люди лучше взаимодействуют  с теми, кто сидит напротив или  через одного. Стол руководителя обычно располагается сзади не только из-за удобства наблюдения за подчиненными, но и чтобы им не мешать, поскольку  он является самым «посещаемым» лицом  в подразделении. Оборудование и  мебель коллективного пользования  размещаются так, чтобы к ним  было удобно подходить. Это обеспечивается за счет удаления из служебных помещений  всего лишнего и сохранения оптимальной  ширины проходов. Так, для одного человека она должна быть не менее 60 см, для  двух — 80, для трех — 100 см, желательная  ширина прохода между столом и  стенкой — 65 см; между столами  — 55 см; между столами, стоящими в  ряд, — 70 см; между столами с проходом между ними — 90 см; расстояние от стола  до шкафа с документами не должно превышать 130—180 см. В целом для  обеспечения свободного перемещения  персонала рекомендуется оставлять  для проходов 15% площади при зальной  планировке и 20% — при кабинетной.

       В современном деловом мире принято  стены служебных помещений разного  назначения красить или оклеивать  обоями светлых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п. Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки, - во всяком случае, в коридорах, холлах плитка преобладает. Паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных помещений, в остальных случаях - стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается значительно реже, - линолеум.  
Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен - это эстампы, картины, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность. Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным "аксессуаром" имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности. 
Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность, если ситуация близка к конфликту. Но не любое растение уместно в служебном помещении. Предпочтительны растения с крупными листьями, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу. Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры - такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня. В служебных помещениях для рядовых исполнителей есть потребность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом, чтобы они одновременно служили и украшением. 
Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными "любимой подругой" (другом) и наклеенными на стену. Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера - фотографии членов семьи, всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи. Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдельные кабинеты также нельзя превращать в будуар, завешивая стены сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы и даже мини-фонтаны. 
                В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами - на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стандартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета. Организация служебных помещений, размещение в них рабочих мест, расположенность различных отделов и служб организации вблизи или вдали друг от друга (например, на разных этажах или в разных концах длинного коридора) - все это оказывает влияние на уровень этичности, проявляющийся в поступках, характере взаимоотношений, поведении отдельных сотрудников и всего коллектива в целом. Итак, правильная организация труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психологической напряженности при служебных контактах в процессе совещаний, совместного решения различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседневной рутинной работе. Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать"протокольные особенности" данного служебного места, выделенного для сотрудника данной должности. В каждой организации существуют ключевые должности, на которых строится система работы всей организации в целом.  
Вспомним знаменитое высказывание американского классика Эдгара По: "Система - основа любого бизнеса".