Общие правила оформления документов

2.3 Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы  содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные  и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

 

Заключение

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие  выводы.

Документационное обеспечение  управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Основной целью работ  с документами в организации  является руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба, работающая с документацией решает следующие задачи:

1. совершенствование форм и методов работы с документами;

б) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

в) сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

г) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное  и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.

С введением в действие унифицированных форм первичной  учетной документации возникает  основа для создания единой системы  кадровой документации и исключения из документирования учета и движения кадров неоправданных различий, сложившихся из-за несовершенства действовавшей ранее нормативно-методической базы. Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую  силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий  несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю  работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

 

Список использованных источников

 

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях//Секретарское дело, 2001, № 3.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2003, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005, 187 с.

4. Быкова Т.А., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2004, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006, 76 с.

6. Володин В.В, Ермолаева  А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2002.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.

8. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997

¹ ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

² Формат (от лат. – придаю форму) – размер страницы, книги, листа, карточки  и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.

³ Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

⁴ Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

⁵ ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

⁶ ISO 8601:1988 Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.

⁷ Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. – М.: ВНИИДАД, с.14.

⁸ Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996 г. № 1239 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

⁹ ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

¹⁰ Федеральный Закон «Об информации, информатизации  и защите информации» от 20.01.95 № 24-ФЗ.

¹¹ Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Научная книга, 1998, с.44-47.