Общие правила оформления документов

Форматы делятся на три  основных ряда - А, Б, В (табл. 1.).

 

Таблица 1.1 - Потребительские форматы бумаг (мм).

Ряд А		Ряд В		Ряд С
А0	841х1189	В0	1000х1414	С1	917х1287
А1	594х841	В1	700х1000	С2	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С3	452х648
А3	297х420	В3	353х500	С4	323х458
А4	210х297	В4	250х353	С5	229х324
А5	148х210	В5	176х250	С6	162х229
А6	105х148	В6	125х176	С7	114х162
А7	74х105	В7	88х125	С8	81х114
А8	52х74	В8	62х88		57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
А11	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х8

 

Документы оформляются  главным образом на бумаге формата  А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Форматы потребительских  бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см.

Любой документ должен иметь  поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и  текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 15;

правое поле – 10; нижнее поле – 20.

Это минимальные размеры  полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

1.2 Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа –  это лист бумаги с заранее воспроизведенными  реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают  только первую страницу документа, для  всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков  используют в основном два формата  бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков  рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля  по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации»допускается печатать разными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в названии организации - автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков – типографский. Бланк может быть изготовлен также  с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведения с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, в котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации  создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости  от учредительных документов организации  на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 - ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

 

Общий бланк. В зависимости от учредительных  документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

06 - наименование организации;

12 - место составления или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как  содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организации  субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться  только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который  ведется раздельно по каждому  виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

- наименование вида бланка;

- дату поступления; 

- номер сопроводительного документа;

- наименование предприятия-изготовителя;

- серию и номера  гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

- наименование вида  бланка;

- количество экземпляров; 

- серию и номера  бланков; 

- наименование структурного  подразделения; 

- фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

- расписку в получении; 

- примечание (отметка  об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется  составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается  контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.

Помимо бланка организации в  крупных управленческих аппаратах  создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации –автора документа.

Расположение реквизитов на бланках  всех видов предусмотрено государственным  стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам  документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

- размещение на бланке только  сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

- составление бланка на двух  языках, но с различной формацией  об организации – авторе;

- «украшение» бланка рисунками,  которые можно принять за эмблему;

- размещение на бланке справочных  данных об авторе, его местонахождении,  не соответствующих данным государственной регистрации;

- произвольного расположения реквизитов  бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;

- размещение дополнительных элементов  в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные»  украшения);

- размещение реквизитов на бланках  российских организаций по образцам  бланков зарубежных партнеров,  что нарушает отечественные традиции  оформления документов и уместно  только для совместных предприятий.

 

1.3 Правила оформления  отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для  включения в государственный  стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придающие документу юридическую силу, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный  герб Российской Федерации. На бланках  документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.