Общие правила оформления документов

Реквизит 02 герба субъекта Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официального восстановлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4-12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.)³.

Изображение герба размещает  на верхнем поле бланка: при угловом  расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствие с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организации установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Не допускается одновременное  размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организации. Код является элементом электронной идентификации документа⁴. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Реквизит 05 код формы  документа. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные «выполняют» правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации  – автора документа указывается  в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация). Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организация, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованиям. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствие с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь  фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-распорядительную форму.

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листке бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита «наименование организации» должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов.

Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствие с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярии, секретариат). Группы цифр в номерах телефона (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации - автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствие с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 09 дата документа. Датой документа  является дата его подписания; для  документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Если автором документа, являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

 ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает  три способа оформления даты⁵. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом государственный стандарт предусматривают два варианта последовательности расположения элементов:

- день месяца, месяц,  год. Например: 01.09.2002.

- год, месяц, день  месяца. Например: 2002.02.01.

Второй вариант соответствует  традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-88⁶.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2002 г.

Реквизит 10 регистрационный  номер документа. Регистрационный  номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа помимо порядкового может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. при отправке ответных писем принято указывать два индекса – тот, что присвоен документу в организации – авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким – либо вопросом в первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер  документа, составленного совместно  несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк  письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Реквизит 12 место составления  или издания. Реквизит указывается  на общем бланке или бланке вида документа (например, постановления, решения  и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где  зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствие с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации – автора, то его можно на бланке не указывать⁷.

Реквизит 13 гриф ограничения  доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствие с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 118 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

Реквизит 14 адресат. Документы  направляют в адрес организации, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже.

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается  в соответствие с действующими почтовыми правилами⁸.

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания),а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4 – 5 межстрочных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть  реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный  интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1, 5 – 2 интервалами.

Реквизит 15 гриф утверждения  документа. Документы, которые не могут  быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после  утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органов или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают  справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного  документа практикуется в тех  случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждение постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 1.

Реквизит 16 резолюция. Резолюция  составляется руководителем при  рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает  составление резолюции и в  виде отдельного документа. Резолюция  в этом случае является самостоятельным  документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Реквизит 17 заголовок  к тексту. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.

Заголовок должен быть кратким  и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ (о чем?) об увольнении

Протокол (чего?) заседания  ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Должностная инструкция (кого?) секретаря