Общие правила оформления документов

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документах обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева  над текстом документа, отступив от надписи бланка 2–3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 18 отметка о  контролях. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок использования документа.

Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают, отступив на 2 –4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1, 5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-97 допускает  печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страницы (стр.).

Реквизит 20 отметка о  наличии приложений. Отметка о  наличии приложений предназначена  для фиксации внимания получателя и  отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 – 4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатают через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1, 5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа  приложения упомянуты, но не названы, в  отметке о приложениях они  должны быть указаны полностью. Например:

Приложение:1. Штатное  расписание на 4л. в 2 экз.

2. Смета расходов….  на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем  углу отметку, состоящую из слова  «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

При наличии нескольких приложений к одному документу, на них проставляется порядковый номер. «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Допускается выражение  «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату, и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит 21 подпись. Право  подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствие с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, ели за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись»  входит наименование должностного лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен  двумя организациями и его  подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.

Если документ подписывают  несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Две подписи оформляются  на документах коллегиальных органов  – протоколы и выписки из них  подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты) подписывает председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как  на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые  остаются в делах организации  –авторе документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают  после текста и отметки о наличии  приложении, отступив 2-3 межстрочных  интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается  проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другими должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога «за» или сокращения «зам», «вр.и.о.» недопустимо⁹.

Допускается в реквизите  «подпись» центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила использования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об  информации, информационной защите информации» установил порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью¹⁰.

1.4 Требования к изготовлению  документов

Упорядочение процессов  документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы  изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа на бланках  А4 печатают через полтора межстрочных  интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила  размещения реквизитов на документе  и оформления документа сводятся к следующему:

- От границы левого  поля печатают:

реквизиты «заголовок к  тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

- Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- отступив 32 печатных  знака – реквизит «адресат».

- Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

- Отступив 48 печатных  знаков, печатают инициалы и фамилию  должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях¹¹.

 

2. Оформление управленческих документов

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы  – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания;

- справочно-информационные  документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки,  справки, акты;

- документы по личному  составу – приказы по личному составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

2.1 Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного  вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают  уставы, положения, инструкции и т.д.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы  играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не те вопросы, по которым возможно и необходимо издание распорядительных документов.

Во всех случаях, когда  действующими нормами не установлено  обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всесторонне изучение  вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие  документа на заседании коллегиального  органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен  структурными подразделениями или  отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта  документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы  по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.