Інформаційне забезпечення менеджменту в організації

РОЗДІЛ 2

МЕТОДИ І ТЕХНОЛОГІЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ В ОРГАНІЗАЦІЇ

2.1. Методи й види форм інформаційного забезпечення менеджменту

 Відомо, що дані, які використовуються в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, формуються передусім на основі документальних повідомлень. Під документальним повідомленням розуміють такі інформаційні сукупності, які в своєму первинному стані були зафіксовані в документі (наприклад, бухгалтерському, плановому, нормативному тощо), який має юридичний статус або дані, які документально підтверджені іншим установленим порядком, наприклад, при автоматизованому збиранні даних. Тому такі дані є офіційні, вірогідні й єдині, бо відображають положення чи стан, процес або завдання на (за) зазначений період часу чи дату тощо. Такі документальні повідомлення утворюють бази даних. Таку базу даних заведено умовно (не виділяючи кожен масив) називати базою даних загального призначення BADON.

Проте для всебічного інформування менеджерів такої бази даних інколи явно недостатньо. Тому поряд із зазначеною базою доцільно в ряді випадків створювати спеціальні бази даних або спеціальні масиви з недокументованими повідомленнями [17, c.205 – 223]. Під недокументованими повідомленнями розуміють такі інформаційні сукупності, які в своєму первинному стані не оформляються або ще не оформлені документами з юридичним статусом. Ця інформація, як правило, віддзеркалює стан об’єкта або процесу, який у ньому відбувається, на кожну дану мить, але ще не оформлена документом. Вона, при необхідності (за запитанням) передається на екран ПЕОМ менеджера справді в реальному часі. Сюди також належать і поради консультантів або експертів з тієї чи тієї проблеми (прогнози щодо виконання плану виробництва чи збуту виробів тощо). Таку тимчасову базу заведено умовно називати базою даних недокументованої інформації BADANІ.

Недокументовані повідомлення формуються при системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, звичайно в процесі запитань і  одержання відповідей на них. Структура  таких повідомлень залежить від  запитання менеджера. Коли на такі запитання  надходять відповіді у вигляді  економічних повідомлень, то вони видаються  на екран ПЕОМ, як правило, за типовими формами, які є в бібліотеці описаних форм вихідних документів BІBFORV. При розробці системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту важливе значення надається методам і видам форм, а також технологіям інформування менеджерів і фахівців різних рівнів об’єктивно необхідною інформацією. Значення цих процесів зрозуміле, бо хоч би якою вірогідною і всеохоплюючою (тобто такою, що характеризує всі процеси та явища на об’єкті управління) була інформація і хоч як би вона оперативно знімалась і записувалась у пам’ять ПЕОМ, ця інформація не даватиме користі, якщо не будуть зроблені і впроваджені надійні оперативні методи забезпечення менеджерів і фахівців цією інформацією [ 10, c. 17 – 20 ]. Важливою умовою зазначеного забезпечення є створення регламентуючої інформації. Проте цього мало. Треба ще мати на увазі мережі чи канали зв’язку, які б об’єднували окремі ПЕОМ у комплекси. Крім того, неабияке значення мають і методи, за допомогою яких відбувалося б усебічне забезпечення менеджерів і фахівців різних рівнів об’єктивно необхідною інформацією.

Складовою регламентуючої інформації, як було зазначено раніше, є інформація, що характеризує строки надання інформації користувачам. З цими строками тісно  пов’язані й методи інформування, тобто — на яких носіях доставлятиметься необхідна інформація менеджерам і  фахівцям різних рівнів. Розглянемо ці методи. Надходження об’єктивної інформації менеджерам і фахівцям різних рівнів може виконуватися за допомогою трьох основних методів:

1. з виводом вихідної інформації на екран ПЕОМ користувача;

2. з виводом вихідної інформації на паперовий носій у вигляді документограми;

3. з виводом вихідної інформації на магнітний (дискету) чи інший носій          [ 16, c. 65 – 79 ].

Вихідна інформація надається  на екран ПЕОМ користувача переважно  значно частіше, ніж на інші носії. Виняток  стосується тих випадків, коли таку інформацію необхідно оформлювати  на папері як документограму, яку потрібно зберігати певний час тощо; або  коли таку інформацію потрібно передавати до вищої за підпорядкуванням установи, наприклад, як звітність абощо, то її фіксують на магнітному носії —  дискеті. Надання користувачеві вихідної (результатної) інформації на екран його ПЕОМ має переваги перед іншими методами тому, що:

1. передача значної інформації здійснюється при автоматичному режимі від однієї ПЕОМ-передавача до іншої ПЕОМ-приймача;

2. така передача здійснюється оперативно чи в ритмі виробництва, тобто зараз же, як тільки сформувалася вихідна інформація на ПЕОМ-передавача;

3. одержана таким методом вихідна інформація користувачем придатна для негайного використання без додаткових витрат і часу.

Ось чому цей метод і  є основним із забезпечення користувача  об’єктивно необхідною вихідною інформацією. Відомо, що економічна інформація, яка використовується здебільшого при виробленні та прийнятті управлінських рішень — це інформація переважно цифрова, угрупована за різними ознаками. Тому фактичні та інші дані, які надходять менеджерам і фахівцям на екран ПЕОМ або у вигляді документограми, згідно з регламентуючою інформацією, розміщуються у наперед розроблених та узгоджених з кожним користувачем таких видах типових форм. Одні форми відомостей містять повний (форма з повною структурою), інші — неповний, у вигляді відхилень (форма з короткою структурою) набір інформації. Довідкова інформація надходить користувачам у довільній формі, до якої входять усі необхідні показники.

Кожна форма має свій номер  і «шапку», яка містить таку інформацію: кому вона призначена (наприклад, код  ПЕОМ — 001, директорові такої-то установи Степанові Степановичу Степаненкові); назва відомостей та об’єкта інформації; код і назва структурного підрозділу чи установи в цілому; дата й час  або період, за який надається інформація [ 19, c. 432 – 456 ]. У тому разі, коли відомості мають накопичувальний характер (наприклад, за зміну, тиждень, з початку місяця тощо), а дані видаються в їх порівнянні, ознака «період» може заноситися як відповідна графа форми.

До форми з повною структурою, наприклад, відомості про виконання  плану випуску готових виробів  збиральним цехом за таке-то число, включаються графи: елементи об’єкта  інформації — код і назва виробу, одиниця вимірювання (графа 1); показники  випуску планової (графа 2) і фактичної (графа 3) продукції; відхилення: натуральний  показник (кількість — графа 4), відносний  показник (%, графа 5); показники браку: вид браку (графа 6), кількість (графа 7), причина (графа 8), винуватець (графа 9) браку. До зазначеної відомості включаються, як правило, всі елементи (позиції, номенклатури тощо) об’єкта управління, в яких є назви, нормативно-планові та фактичні показники, незалежно від того є  за цими позиціями відхилення чи немає.

Як бачимо, у формі є  елементи аналізу виконання планових показників, а також показники, що характеризують причини й винуватців цього невиконання. Такий набір  показників значно полегшить прийняття  відповідного рішення. Проте, як було зазначено  раніше, в цій формі є ряд  показників, які не несуть корисної інформації (показники випуску —  графи 2 і 3), оскільки похідна від  них інформація (показники відхилення — графа 4 і графа 5) корисніша  і має елементи аналізу. Тому в  більшості випадків такі відомості  передаються менеджерові у формі  з короткою структурою: в ній відсутні графи 2 і 3. Крім того, до цієї форми  не включаються такі елементи об’єкта  інформації, в яких відсутні показники  відхилень (графи 4 і 5). Це значно скорочує перелік об’єктів і зменшує обсяг  показників, що аналізуються. Довідкова відомість передається на екран ПЕОМ користувача в довільній формі. Вона використовується в тих випадках, коли менеджерові чи фахівцеві передаються довідкові дані, які віддзеркалюють фактично проведені операції, стан того чи того об’єкта, наявність документа тощо. Це стосується і так званої ділової інформації, до якої належать службові документи, пов’язані з діловодством, законодавчими, нормативними та іншими актами, ринковими відносинами, що характеризують зовнішні обставини тощо [ 20, c. 261 – 302 ]. Тож розглянуті методи й види форм об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту повністю задовольняють вимоги менеджерів і фахівців під час виконання ними своїх функціональних обов’язків і здійсненні посадових прав. Зазначена система значно поліпшить рівень управління і підвищить якість прийнятих управлінських рішень.

2.2. Технологія інформаційного забезпечення менеджменту

Регламентуюча інформація, зафіксована в спеціальнім масиві REGLAMI, є своєрідним механізмом — диспетчером при виборі і надсиланні об’єктивно необхідної інформації менеджерам і фахівцям різних рівнів. Тобто за допомогою регламентуючої інформації здійснюється всебічне оперативне інформування користувачів необхідною інформацією. Тому створення (відповідно до цього) раціональної технології, при якій необхідна інформація доставлялася б користувачам у ритмі виробництва, має велике значення.

Технологія, що застосовується при інформуванні менеджерів і фахівців різних рівнів у ритмі виробництва, включає три режими:

— автоматичний;

— автоматизований;

— консультацій.

При цьому мається на увазі, що оперативне збирання первинної інформації на місцях її масового виникнення здійснюється за допомогою ПЕОМ, що використовуються як АРМ користувачів і які об’єднані  локальною мережею з центральною  ЕОМ. Розглянемо коротко суть цих  режимів інформування менеджерів і  фахівців різних рівнів.

Автоматичний режим інформування. При цьому режимі об’єктивна інформація автоматично надходить на екран  ПЕОМ того чи того менеджера згідно з ознакою критеріїв втручання. Тому цей режим технології базується на таких передумовах. У спеціальному масиві регламентуючої інформації REGLAMI, який виконує роль диспетчера, тобто направляє користувачам вихідні форми з результатною інформацією, є показник критерії втручання. Цей показник виражає в % відношенні величину можливого відхилення фактичних показників від планових, договірних, нормативних тощо і встановлюється за тим чи іншим об’єктом інформації для кожного менеджера з урахуванням його рангу і міри відповідальності. В залежності від величини можливого відхилення він і визначає вихід на той код ПЕОМ, що закріплена за тим чи іншим користувачем і який несе відповідальність у рамках зазначеної величини відхилень. Процес інформування відбувається так. Як тільки величина (%) дійсного відхилення по даному об’єкту інформації збігається з величиною можливого відхилення (ознака критерії втручання), що є компетенцією того чи того менеджера, то вихідні дані з результатною інформацією цього об’єкта передаються на екран ПЕОМ менеджера того рівня, до повноважень якого входить вироблення і прийняття управлінських рішень у рамках цих відхилень.

Автоматизований режим інформування. Цей режим технології базується  на таких передумовах. У спеціальному масиві регламентуючої інформації REGLAMI замість ознаки критерії втручання  використовується ознака в який строк, що характеризує графік інформування того чи того менеджера чи фахівця  з того чи іншого об’єкта інформації. У згаданому графіку, який узгоджується з кожним менеджером по кожному об’єкту інформації, зазначаються інтервали часу чи конкретні години, в які відповідна інформація передаватиметься на екран ПЕОМ конкретного користувача. Про такий графік необхідно, як правило, нагадувати (через ПЕОМ) менеджерам і фахівцям для того, щоб вони у зазначені години були на своїх робочих місцях, тобто біля екранів ПЕОМ. На практиці, в умовах ручного збирання й обробки інформації, таким самим способом установлювалися години диспетчерських нарад або так званих «п’ятихвилинок». Коли буде прийнятий порядок автоматизованого надходження інформації менеджерам і фахівцям за графіком, то про це робиться відповідна позначка в графі «в який строк» таблиці регламентуючої інформації навпроти тих керівників і в зоні тих об’єктів інформації, яких це стосується. Відповідно до зазначених строків і відбувається автоматизоване інформування менеджерів або фахівців по тому чи іншому об’єкту про що нагадує ПЕОМ даного користувача. Суть автоматизованого інформування полягає в тому, що оператор щодня формує меню-підказку, в якій зазначається код ПЕОМ (кому), дата і час (коли), об’єкт інформації (про що), а інколи й ідентифікатори масивів, у яких містяться необхідні для інформування дані. В зазначений час установленим порядком формується вихідна форма з результатною інформацією, яка і надсилається користувачеві на екран його ПЕОМ або на інший носій — це зазначено в графі вид носія — спеціального масиву REGLAMI [ 1, c. 116 – 128 ].

Режим консультацій пов’язаний з діалоговим режимом і залежить від ряду факторів, у тому числі  і від дій користувача. Менеджерам у разі необхідності може надаватись інформація в режимі консультацій — на екран ПЕОМ у діалоговому режимі, тобто за запитанням користувача, і в змішаному режимі, тобто коли послідовно використовуються зазначені вище режими. Необхідність отримання відповідної інформації цим режимом постає тоді, коли менеджер має приймати рішення, для якого бракує одержаної за графіком (або іншим способом) інформації. Це не лише інформація, що характеризує стан того чи того ресурсу чи процеси, які відбуваються на об’єкті управління (база даних загального призначення BADON), а й інформація — міркування експертів з даного питання (база даних недокументованої інформації BADANІ), а також пошук подібної ситуації і варіанта прийнятого раніше подібного рішення, які містяться в спеціальній базі конкретних ситуацій BADASІ [ 6, c. 231 – 238 ].

Зауважимо, що інформування менеджерів і фахівців того чи іншого рівня має свої специфічні особливості (в інформаційному плані), оскільки процес прийняття рішень на кожному  рівні ієрархії управління пов’язаний з різними факторами:

1. необхідністю аналізу інформації, яка має бути узагальненою і згрупованою за різними ступенями деталізації, по різних об’єктах інформації, за різні періоди часу тощо;

2. збиранням інформації з різною оперативністю і повнотою, з різних структурних ланок чи по об’єкту управління в цілому тощо, а також обробкою і поданням її за різними вихідними формами, алгоритмами розв’язування, режимами й т. ін.

Для менеджера найвищого  рівня характерна інформація в узагальненому  вигляді, як правило, в масштабі всього об’єкта управління в цілому і  без надмірної деталізації, за той  чи інший плановий період, а в  ряді випадків і така, що прогнозує  хід виробничо-господарської діяльності.

Тож технологія об’єктивного інформаційного забезпечення менеджерів, яка розглянута вище, дає змогу  своєчасно й повною мірою забезпечити  менеджерів і фахівців різних рівнів об’єктивно необхідною інформацією  для прийняття управлінських  рішень. При цьому процес забезпечення користувачів такою інформацією, коли спрацьовує механізм інформування, відбувається в ритмі виробництва.

ВИСНОВКИ

Відповідно до мети і поставлених  завдань у роботі було з’ясовано  та проаналізовано: 1) загальнотеоретичні основи організації інформаційних систем на об’єкті управління із застосуванням сучасних комп’ютерних технологій; 2) склад процедур автоматизованого збирання та обробки інформації, які входять до обов’язків менеджера персоналу; 3) перелік і структури необхідних інформаційних масивів для даної предметної області, а також вихідних форм для результатної інформації, які надходитимуть менеджерам персоналу для аналізу і прийняття рішень; 4) натуральні і якісні показники ефективності системи інформаційного забезпечення менеджменту.