Інформаційне забезпечення менеджменту в організації

Внутрішньофірмова система  інформації виконує такі функції:

1. визначення потреби в технічних засобах фірми у цілому й кожного керуючого для забезпечення потрібною інформацією;

2. забезпечення належного рівня збирання, зберігання і подання інформації;

3. розробка прикладних програм, програмних засобів;

4. визначення потреб кожного конкретного керівника в характері й змісті необхідної йому інформації з метою оперативного управління виробничо-збутовою діяльністю фірми;

5. обчислення витрат на використання технічних засобів у системі інформації (витрати на придбання магнітних стрічок, дискет, паперу та ін.);

6. централізоване планування всіх витрат на придбання, а також оренду технічних засобів для забезпечення безперебійного функціонування системи інформації.

1.3. Концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту

 

Експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної та інформаційної  техніки, нові інформаційні технології збирання, обробки і передавання  різних даних, значні досягнення в програмному  забезпеченні, наявність локальних  і глобальних мереж тощо складають  ситуацію, за якою менеджери і фахівці  різних рівнів, будучи звільненими  від технічних операцій по збиранню та обробці даних, мають реальну  змогу займатися творчою працею й своєчасно і в повному  обсязі одержувати (в різних режимах  забезпечення) об’єктивно необхідну  інформацію для вироблення і прийняття  управлінських рішень. Але таке було і є не завжди і не всюди. Менеджери при здійсненні своїх посадових функцій витрачали і на деяких об’єктах управління продовжують витрачати надто багато часу на інформаційний обмін при виробленні й прийнятті управлінських рішень, особливо тоді, коли менеджер зосереджує всю повноту влади в своїх руках [ 3, c. 34 – 39 ]. Керівникові потрібно вміти вибирати собі помічників та виконавців і наділяти їх владою й відповідальністю. При цьому слід додержуватися головного принципу ієрархічності управління (tall management), коли при багаторівневому управлінні установлюються невеликі керівні групи — обсяги управління (span of management), як правило, до 10 осіб на кожному рівні, згідно з принципом відповідності.

Крім того, ефективність управління в даний час, коли набула широкого застосування електронна обчислювальна  та інформаційна техніка, залежить і  від стану інформації, і її рівня  використання менеджерами та фахівцями. За словами керівника консультативної  фірми з питань управління «Мідл  Уест сервіс К», цінність керівника  тепер вимірюється тим, наскільки  оперативно він уміє користуватися  інформацією. Кожен керуючий у своїй  повсякденній праці потребує постійно оновлюваної повної та всебічної  інформації як для розробки планів на майбутнє, так і для прийняття  поточних рішень та здійснення оперативного контролю.

Раціоналізація системи управління , якої можна досягти завдяки організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології, водночас створює об’єктивні передумови для значного поліпшення і всебічного інформаційного забезпечення менеджерів і фахівців на об’єкті управління [ 11, c. 208 – 216 ]. Зокрема, автоматизація процесів збирання (в ритмі виробництва при безпаперовій технології) первинної інформації, яка всебічно характеризує всі процеси та явища виробничо-господарської та іншої діяльності на об’єкті управління, дає змогу реально створити систему об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (менеджерів і фахівців різних рівнів). Це означає, що можна створити систему комунікацій або спілкувань (communіcatіon), при якій здійснюється обмін усіма видами інформації між двома й більше користувачами. У технічному плані комунікації ґрунтуються на каналах зв’язку (channel) і мережах, які (щодо обміну інформацією) є не чим іншим, як засобами передавання інформації — письмової, усної, формальної, неформальної, вербальної чи невербальної, однак обов’язково придатної для електронних засобів зв’язку та обробки на електронних обчислювальних машинах [12, c. 143 – 167]. Зауважимо, що обмін вербальною (communіcatіon verbal) або невербальною (communіcatіon nonverbal) інформацією означає обмін словами (вербальний) або іншими символами без використання слів (невербальний).

Обмін інформацією є складовою  частиною всіх видів управлінської  діяльності, в якій комунікації виконують  зв’язкову роль. Процес обміну інформацією  складається з чотирьох базових  елементів: відправника (особа, яка  генерує ідеї, менеджер або фахівець), повідомлення (закодована інформація за допомогою символів), каналу зв’язку (засоби для передавання інформації), одержувача (особа, якій призначена інформація, і яка її інтерпретує). Процес обміну інформацією передбачає наявність зворотного зв’язку (feedback), завдяки якому є змога оперативно збирати інформацію про реакцію одержувача на отримане повідомлення. Цей зв’язок допомагає одержувачеві (джерелу ідеї) визначити, чи сприйнята надіслана ним інформація.

Процес обміну інформацією  як систему зі зворотним зв’язком можна відобразити схемою (схема 1.2) [ 7, c. 12 – 19 ].

 

 

 

 

 

 

 

Інформація,

    нагромаджений  досвід

          ВІДПРАВНИК

 Кодує                                   відбирає

 

Інформатор ідеї,                                                                     Передає повідомлення

   кодує відгук 

                                        ПОВІДОМЛЕННЯ       ОДЕРЖУВАЧ

                                відбирає   Кодує

 

 

Зауважимо, що наявність  каналів зі зворотним зв’язком, на яких застосовуються і відеоекранні відображення, дають змогу використовувати  не лише вербальну, а й невербальну  інформацію, що значно посилює чи змінює смислове значення відправленої (одержаної) інформації. Прикладами невербальної інформації можуть бути вираз обличчя, посмішка, погляд з виразом схвалення чи несхвалення й т. ін. Невербальна інформація використовується під час обміну інформацією в тих випадках, коли виробляється, а потім приймається рішення зі складного, далеко не однозначно вирішуваного питання. Такий обмін відбувається насамперед між менеджерами, з одного боку, та консультантами, помічниками, іншими фахівцями, з другого. В Україні тепер інтенсивно будуються канали зв’язку та мережі, спеціально пристосовані для інформаційного обміну, який значно розширюється в умовах ринкових відносин. Крім того, створюються різні інформаційні центри — нагромаджувачі-розповсюджувачі ділової інформації. Завдяки цим центрам як юридичні (об’єкти управління), так і фізичні (окремі громадяни) особи матимуть змогу одержувати різноманітну інформацію (від кон’юнктури попиту та пропозиції матеріальних цінностей до наявності тих чи тих товарів у магазинах, квитків до театру тощо)               [ 18, c. 176 – 185 ]. На об’єктах управління можна записувати і таким чином накопичувати на магнітних носіях (ПЕОМ-сервер) потрібну інформацію, яку далі можна багаторазово використовувати при інформуванні менеджерів і фахівців, а також з іншою метою.

Ефективні комунікації створюються  в різних випадках — між об’єктом управління та об’єктами зовнішнього  середовища, між керівниками об’єкта  і структурними ланками тощо. На об’єкті управління, наприклад, промисловому підприємстві, можна вирізнити три  основні (наймасовіші) типи комунікацій:

1. комунікації по низхідній (communіcatіon, downward), коли інформація переміщується від менеджерів вищого рівня до менеджерів і фахівців низового рівня. Цей міжрівневий тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для передавання внутрішніх розпоряджень та іншої ділової інформації, для повідомлення про поточні плани та зміну пріоритетів, про конкретні завдання і рекомендовані процедури тощо; з іншого боку, для зв’язку з вищими за субординацією та територіальними організаціями — з метою передавання ними різних керівних розпоряджень і вказівок, нормативних положень і завдань тощо, які безпосередньо стосуються даного об’єкта управління;

2. комунікації по висхідній (communіcatіon, upward), коли інформація переміщується від низових ланок або джерел інформації до менеджерів вищого рівня. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для інформування менеджерів і фахівців вищого рівня про справи, які відбуваються безпосередньо в низових структурних підрозділах — про хід процесів на виробництві, стан ресурсів, трудову дисципліну тощо; з іншого боку, для передавання у вищі за підпорядкуванням та територіальні організації різних зведень, довідок тощо, які необхідно пересилати з цього об’єкта управління;

3. комунікації по горизонталі (communіcatіon, horіzontal), коли інформація переміщується від менеджерів або фахівців одного структурного підрозділу до таких самих за рангом осіб іншого підрозділу. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління менеджерами і фахівцями цехів і ланок для взаємного обміну інформацією про стан запасів сировини і матеріалів, комплектуючих елементів тощо на складі, заготовок у цехах постачальників тощо; з іншого, для зв’язку з об’єктами управління зовнішнього середовища з метою обміну необхідною інформацією, яка стосується ринкових відносин, кадрового поповнення й т. ін [ 21, c. 34 – 88 ].

Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації в  ритмі виробництва при безпаперовій технології, як уже зазначалося раніше, є об’єктивною складовою створення  й успішного функціонування зазначених типів комунікацій на об’єкті  управління. Ця система і ці типи комунікацій на об’єкті управління і становлять основу системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. Концептуальна модель системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту побудована на таких основних принципах:

1. формування регламентуючої інформації на основі посадових інструкцій, кваліфікаційних вимог тощо (тобто функціональних обов’язків, посадових прав і міри відповідальності відповідно з делегованими повноваженнями) менеджерів і фахівців різних рівнів. Регламентуюча інформація і є тим механізмом або диспетчером інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, який діє в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. Завдяки цій інформації є реальна можливість здійснювати систематичне автоматичне (ознака критерії втручання) та автоматизоване (ознака в який строк) інформування зазначених осіб;

2. створення масивів умовно-постійної інформації, що характеризує довідкові, нормативні, планові та інші дані, що складають основу розподілених баз даних і використовуються при розподіленій обробці інформації. Завдяки цій інформації можливо реалізувати важливий принцип системи автоматизованого збирання та обробки економічної інформації, а саме: мінімум інформації при її введенні — максимум інформації при її виведенні на відповідні носії після обробки на ПЕОМ;

3. створення масивів бібліотеки описаних форм первинних BІBFORP і вихідних BІBFORV документів, за якими видається менеджерам і фахівцям різних рівнів необхідна інформація у формах повної, короткої чи довідкової структури, а також бібліотеки описаних типових листів-заготовок текстів BІBTEX, які використовуються у листуванні;

4. автоматизоване збирання первинної інформації в ритмі виробництва (тобто в часі, який близький до реального) на місцях, де вона виникає, за допомогою ПЕОМ, які використовуються як АРМ;

5. функціонування на об’єкті управління інформаційно-керівної системи, тобто системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій технології. Первинна інформація цієї системи, яка формується в ритмі виробництва, використовується системою об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як вхідна й обробляється за окремими алгоритмами;

6. наявність комплексів ПЕОМ, створених за ресурсозабезпечуючим принципом (матеріальні, трудові, фінансові та інші ресурси), які розміщуються на об’єкті управління відповідно до прийнятої схеми. Завдяки цим ПЕОМ, що використовуються як АРМ користувачів різних рівнів, відбувається збирання первинної інформації на місцях, де вона виникає (масові операції), або де вона оформляється (поодинокі операції), її обробка та зберігання. На екрані ПЕОМ користувача або на папері висвітлюється об’єктивна вихідна інформація відповідно з регламентуючою інформацією того чи іншого менеджера чи фахівця. Крім того, ПЕОМ (сервер) використовується для зв’язку з об’єктами зовнішнього середовища, наприклад, через глобальну комп’ютерну мережу;

7. наявність локальної мережі на об’єкті управління, яка об’єднує ПЕОМ у зазначені комплекси АРМ за відповідними ознаками. Завдяки цій мережі ефективно використовуються розподілені бази даних при розподіленій обробці інформації та здійснюється оперативне інформаційне забезпечення менеджерів і фахівців усіх рівнів на об’єкті управління в повному обсязі;

8. наявність зв’язку даного об’єкта управління з мережами зовнішнього середовища, тобто з такими об’єктами управління, які прямо або не прямо взаємопов’язані і взаємозалежні (див. п. 9.2). Це і організації вищого рівня (вищі за субординацією та територіальні організації), й організації-партнери, банки, різні інформаційні центри тощо [ 9, c. 132 – 141 ].

Зазначені основні принципи є базою при створенні системи  об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єкті управління.

Таким чином, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, концепція якої щойно розглянута, разом з механізмом інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, яка діє на об’єкті управління в структурі системи автоматизованого збирання й обробки інформації в  ритмі виробництва при безпаперовій інформаційній технології, своєчасно  і в повному обсязі може обслуговувати  всіх користувачів вірогідною об’єктивно необхідною інформацією згідно з  їхніми функціональними обов’язками, посадовими правами і мірою відповідальності за доручену справу.