Інформаційне забезпечення менеджменту в організації

ЗМІСТ

 

ВСТУП 4

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ 7

1.1. Основи інформаційного забезпечення  менеджменту 7

1.2.  Застосування високоефективної  внутрішньофірмової системи інформації 9

1.3. Концептуальна модель системи  інформаційного забезпечення менеджменту 12

РОЗДІЛ 2. МЕТОДИ І ТЕХНОЛОГІЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ В ОРГАНІЗАЦІЇ 20

2.1. Методи й види форм інформаційного  забезпечення менеджменту 20

2.2. Технологія інформаційного забезпечення  менеджменту 24

ВИСНОВКИ 28

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Економічні реформи, що проводяться  в Україні, пов’язані з ринковими  відносинами. При ринкових відносинах велике значення має інформація, обсяги якої, як відомо, щороку подвоюються. В цих умовах інформація потрібна насамперед керівникам (менеджерам) для аналізу стану і ситуацій, що склалися на об’єкті, а також вироблення і прийняття управлінських рішень. А тому така інформація має бути оперативною, об’єктивною і вірогідною. Використання сучасної електронної обчислювальної та інформаційної техніки, мереж та нових інформаційних технологій, дає реальну можливість організувати інформаційне забезпечення менеджерів і фахівців усіх рівнів на об’єкті управління такою інформацією, яка їм об’єктивно необхідна під час здійснення посадових прав, виконання функціональних обов’язків, що випливають з делегованих повноважень і міри відповідальності за доручену справу. Проте, щоб система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту успішно діяла, необхідна відповідна інформаційна база. Для інформування менеджерів і фахівців різних рівнів використовують базу (бази) даних діючої на об’єкті управління системи автоматизованого збирання й обробки інформації. При цьому обов’язковою умовою є те, що ця база (бази) даних формується в умовах розподіленої обробки інформації. Тож оперативно зібрана і оброблена вірогідна інформація — єдина й використовується всіма користувачами на всіх рівнях управління, насамперед під час вироблення та прийняття управлінських рішень, а також в обліку, складанні зведеної звітності тощо. Автоматичне (на основі ознаки критерії втручання) і автоматизоване (на основі ознаки в який строк) забезпечення об’єктивно необхідною інформацією менеджерів звільняє їх від технічної роботи, пов’язаної із збиранням, обробкою та елементарним аналізом цієї інформації, і дає змогу займатися творчою працею, розробляти й застосовувати нові, продуктивніші методи управління й т. ін.

Актуальність  теми зумовлена тим, що в наш час великого значення для кожної організації і для людства в цілому має інформація, а саме  наявність її у достатній мірі і у потрібний час. Менеджери виступають провідними фахівцями у своїй організації по роботі з інформацією. Звичайно в цьому їм допомагає система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка дозволяє своєчасно і цілком інформувати керівний  склад і фахівців ( а менеджерів в вчасності ) про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв'язку, які відбуваються або є на об'єкті управління, а також про стан справ у зовнішньому середовищі.

Мета курсової роботи  — узагальнити основні відомості щодо інформаційного забезпечення менеджменту в організації, а також на практичному матеріалі розкрити методи оперативного забезпечення об’єктивно необхідною інформацією конкретну категорію працівників — менеджерів персоналу об’єктів управління виробничої і невиробничої сфер діяльності.

Досягнення поставленої  мети вимагає розв’язання конкретних завдань:

— визначити загальнотеоретичні основи організації інформаційних  систем на об’єкті управління із застосуванням  сучасних комп’ютерних технологій;

— вивчати склад процедур автоматизованого збирання та обробки  інформації, які входять до обов’язків менеджера персоналу;

— розробляти перелік і  структури необхідних інформаційних  масивів для даної предметної області, а також вихідних форм для  результатної інформації, які надходитимуть  менеджерам персоналу для аналізу  і прийняття рішень;

— визначати і розраховувати натуральні і якісні показники ефективності системи інформаційного забезпечення менеджменту.

Об’єктом наукового дослідження виступає інформаційне забезпечення менеджменту в організації. Предметом дослідження є організація на об’єкті управління такої інформаційної системи, яка б забезпечувала в ритмі виробництва користувачів усіх рівнів інформацією, об’єктивно необхідною для вироблення і прийняття рішень при керуванні об’єктом.

Досягненню мети курсової роботи сприяли такі методи досліджень як: метод термінологічного аналізу, історичного дослідження, джерелознавчі методи, теоретичного аналізу та синтезу, а також бібліографічний метод.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел. Обсяг основного тексту — 26 сторінок, список використаних джерел налічує 21 найменування, повний обсяг роботи — 31сторінка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СИСТЕМИ  ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

1.1. Основи інформаційного забезпечення менеджменту

 

У сучасних умовах інформаційне забезпечення, що складається із збирання і переробки інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих  управлінських рішень, стало важливою галуззю. На основі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів  зв'язку здійснюється передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма підрозділами фірми (схема 1.1) [ 2, c. 404 – 405 ].

 

 

 

                                              Керівник – нервовий центр

 

       Керівник – розповсюджувач інформації           Керівник – джерело інформації для                      

                                                                                зовнішнього середовища

 

 

Схема 1.1 Керівник як система обробки інформації

 

Передача інформації —  першочерговий і неодмінний фактор нормального функціонування фірми, особливо ТНК. ТНК являє собою  комплекс значної кількості щоденно  пов'язаних і взаємодіючих підприємств, розміщених у різних країнах.

 Особливого значення  при цьому набуває забезпечення  оперативності й достовірності  відомостей. Для багатьох фірм  внутрішньофірмова система інформації  має виробничий характер і  вирішує завдання організації  технологічного процесу. Передовсім  це стосується процесів забезпечення  підприємств кооперованою продукцією, що по внутрішньофірмових каналах надходить від спеціалізованих підприємств. У цьому випадку інформація є одним із факторів, що забезпечує показ значення витрат виробництва й підвищення його ефективності, і відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень. Особливе значення належить прогнозуванню ринкових процесів. Важливою є також інформація про виникнення в процесі виробництва відхилень від планових показників, що потребують прийняття оперативних рішень. Науково-технічна інформація, що містить наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів, відіграє істотну роль у прийнятті рішень.

Високий рівень конкурентоспроможності фірмі забезпечує практичне і  вчасне використання загального фонду, що безперервно поповнюється, а також  потенціалу знань і технічних  рішень. Інформація — основа для  підготовки пропозицій щодо вироблення і прийняття управлінських рішень, доповідей, звітів. Потребами управлінських ланок в управлінських рішеннях, що приймаються, визначається зміст кожної конкретної інформації                  [ 14, c. 221 – 237 ]. До інформації ставляться певні вимоги щодо:

1. достовірності й точності — правильний відбір первинних даних, безперервність їх збирання й обробки, оптимальність систематизації;

2. цілеспрямованості — забезпечення потреб конкретних управлінців;

3. об'єкту і якості — вчасність надходження, чіткість формулювань, стислість.

1.2.  Застосування високоефективної внутрішньофірмової системи інформації

 

Застосування високоефективної внутрішньофірмової системи інформації, що ґрунтується на використанні найновіших технічних засобів автоматизованої  обробки текстової і цифрової інформації, об'єднаної за допомогою  системи зв'язку в єдину внутрішньофірмову мережу, є дуже характерним для сучасних умов.

Внутрішньофірмова інформаційна система — це сукупність інформаційних  процесів для забезпечення потреб в  інформації різних рівнів прийняття  рішень. Така система складається  з внутрішніх і зовнішніх каналів  передачі (зв'язків), власне інформації, а також компонентів її обробки. Принципи єдності виробничого процесу, інформації та організації послідовно реалізують управлінські інформаційні системи через застосування технічних засобів збирання, накопичення, обробки й передачі інформації поряд з використанням моделей прогнозно-аналітичних розрахунків і аналітичних методів математичної статистики [ 5, c. 312 – 332 ]. Узагальнення інформації «знизу-вверх», а також конкретизація інформації «зверху-вниз» забезпечується у виробничо-господарському підрозділі фірми. В інформаційних системах інформаційний процес, спрямований на отримання облікової, аналітичної, науково-технічної, планової та контрольної інформації, уніфікований і ґрунтується на електронно-обчислювальній техніці.

Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається наскрізною побудовою  і суміщенням інформаційних систем. Це дає змогу підвищити ступінь  використання інформації, зменшити обсяг  інформаційних потоків, усунути  дублювання і забезпечити багаторазове використання інформації, встановити певні інтеграційні зв'язки, обмежити кількість показників. Інформаційне забезпечення передбачає створення найбільш сприятливих умов для поширення інформації, тобто проведення адміністративно-організаційних, науково-дослідних і виробничих заходів, що забезпечують її ефективне поширення, а також надання користувачам інформації, необхідної для вирішення науково-виробничих завдань. Важливим фактором підвищення ефективності виробництва є інформація, особливо її автоматизована обробка [ 4, c. 129 – 134 ]. Значну роль щодо використання інформації відіграють засоби її реєстрації, обробки, накопичення і передачі, виробництво нової числової, графічної та іншої інформації, систематизоване зберігання і видача інформації у потрібній формі.

Перехід від окремих управлінських  інформаційних систем до створення  єдиної внутрішньофірмової системи, збирання, обробки, зберігання та подання інформації відбувся у 80-ті роки. Зокрема, здійснилася  переорієнтація всієї діяльності у  сфері обробки інформації для  забезпечення її кінцевої мети — на всіх рівнях внутрішньофірмового управління задоволення потреб керівників в  інформації. Основна увага у зв'язку з цим приділяється точному формулюванню питань, що виникли у сфері оперативного управління, отриманню інформації для прийняття необхідних рішень у найкоротші строки. Відповідні технічні засоби та методи обробки інформації визначаються залежно від характеру й змісту потрібної інформації.

У великих промислових  фірмах створені й ефективно діють  інформаційні системи [ 13, c. 71 – 77 ]. Вони обслуговують процес підготовки й прийняття управлінських рішень і вирішують такі завдання, як:

— реалізація інтелектуальної діяльності;

— обробка інформації;

— обробка знань;

—обробка даних.

У багатьох фірмах для визначення ефективності внутрішньофірмової системи  управління в обліку й звітності  почали використовувати такий показник: співвідношення одержаного прибутку до витрат на технічні засоби та забезпечення функціонування внутрішньофірмової системи  інформації. Система «Барроуз» може бути прикладом інтегрованої системи інформації, що включає термінальні пристрої для обробки даних, і поряд з ними — термінальні пристрої, що можуть вибирати потрібну інформацію з бази даних і друкувати тексти контрактів, розпорядження, листи, доповіді тощо.

Основні принципи і мета внутрішньофірмової системи інформації (ВСІ) передбачають:

1. визначення потреб у технічних засобах, у тому числі в комп'ютерній техніці, у кожному господарському підрозділі і по фірмі в цілому;

2. встановлення вимог до змісту інформації та її характеру залежно від цілеспрямованості;

3. автоматизація адміністративно-управлінської діяльності на основі використання комп'ютерної техніки;

4. автоматизована обробка й видавання текстової інформації;

5. забезпечення копіювальними пристроями, телексами, усіма засобами зв'язку і комунікаціями у межах фірми в цілому та її окремих підрозділів;

6. визначення системи зберігання, використання та надання інформації у централізованому й децентралізованому управлінні;

7. здійснення багатоваріантних розрахунків у процесі розробки програм маркетингу, збирання та обробки цифрової інформації, планування, контролю; створення і використання банків даних, розробка програмного забезпечення [ 8, c. 121 – 125 ].

Найважливіші завдання ВСІ  такі:

1. визначення основних напрямів розвитку технології обробки інформації, а також у системі збирання, обробки та зберігання первинних даних;

2. координація діяльності щодо збирання та обробки даних фінансових звітів у виробничих відділеннях і на вищому рівні управління з метою забезпечення якості і вчасного надходження фінансової інформації у цілому по фірмі.

Визначити, яка конкретна інформація потрібна керівникові, — складне завдання. Ось чому успішне вирішення його залежить від повноважень керівника щодо прийняття управлінських рішень, його функцій і досвіду         [ 15, c. 355 – 364 ]. На основі швидкої обробки інформації автоматизовані управлінські інформаційні системи мають видавати інформацію про відхилення від запланованих показників.