Методика проведения совещаний и переговоров

- если на переговорах присутствует глава фирмы или президент компании либо один из ее директоров, то в силу их информированности и компетентности можно попытаться получить ин­формацию о других фирмах или даже вовсе по другим отраслям;

- по вопросу о визитных карточках. У нас на практике в этом деле существует весьма упрощенный подход. Визитные карточки в деловом мире должны иметь только ответственные лица. Вручение такой карточки - это предоставление другому лицу права на установление взаимоотношений в той или иной форме;

- при ведении деловых переговоров нужно учитывать степень информированности представителей фирмы о Вас и те источники, из которых информация о Вас может быть получена.

Перед встречей поставьте  несколько вопросов о предстоящем  собеседнике и ответьте на них.

Таким образом, надо мысленно прокрутить в голове возможный ход  переговоров и подготовиться  к возможным в данной ситуации вариантам. Для того чтобы предупредить повороты деловой беседы, следует иметь определенный план действия, хотя бы в общих чертах. Всякий неполный, неокончательный или приблизительный план лучше, чем отсутствие плана.

Многое будет зависеть от Вашего поведения: спокойствия, уверенности, выдержки, убедительности, рассудительности, красноречия, в конце концов, остроумия и вдохновения. Здесь полезен один совет: не надо говорить много. Лучше меньше, но убедительней.

Основные приёмы ведения переговоров:

Где проводить переговоры?

Существует общепринятое мнение: «Переговоры лучше проводить «на своем поле». Дома, мол, и «стены помогают» и т.п. Это справедливо в двух случаях. В том случае, когда партнер настолько не уверен в своих позициях, что даже смена обстановки может выбить его из колеи, или в том случае, когда Вы сами чувствуете неуверенность в своих силах. Если же вдуматься, в переговорах на чужом поле есть свои преимущества. Ваши партнеры могут почувствовать себя более свободно и в большей мере открытыми для Ваших предложений. При необходимости Вам будет легче уйти. Однако, если обстановка на «чужом поле» покажется Вам напря­женной и Вы считаете, что она может нанести ущерб переговорам, не колеблясь скажите об этом. Пусть Вас не удерживает чувство ложной деликатности, ведь вполне вероятно, что неудобная для Вас обстановка была создана на переговорах преднамеренно, чтобы заставить Вас пойти на уступки из желания побыстрее закончить переговоры. Если же противная сторона не хочет изменить обстановку переговоров, требуйте изменить их место и собраться вновь на нейтральной территории.

 

Тактика задержек

Ваш партнер на переговорах  может прибегнуть к технике задержек или проволочек, надеясь поставить Вас в безвыходное положение.

В свою очередь, подумайте  о создании такой ситуации, когда  возможности другой стороны будут не прибывать, а убывать. Начните, не скрывая этого от партнера, переговоры с другой компанией или установите крайний срок, после которого цена товара будет изменена. В крайнем случае, прибегните к тактике, которая носит название «берите или не берите». Подготовьте каждую проблему для совместного поиска объективных критериев. Когда Вы договариваетесь о продаже товара, переговоры можно начинать следующим образом: «Послушайте, я хочу продать товар подороже, а Вы купить его подешевле. Давайте вместе с Вами обдумаем, какова будет справедливая цена». У Вас и у Вашего партнера по переговорам могут быть противоположные интересы, но Вы оба имеете теперь общую цель - определить справедливую цену. Вы сами можете предложить несколько критериев справедливой цены (цены у Ваших конкурентов, цены, сложившиеся на рынке, оценку независимых экспертов), а затем попросить покупателя сделать свои предложения. Каждый из критериев, выдвинутых другой стороной, способен стать тем рычагом, который Вы можете использовать для того, чтобы переубедить их. Трудно уступить, если приходится принимать чье-то решение. Если же Ваши партнеры сами предложили критерии, тогда их отступление будет актом не слабости, а силы по выполнению своего слова.

Внимательно слушайте и показывайте, что Вы слышали  то, что было сказано

Стандартная техника слушания заключается в следующем:

1) уделять пристальное внимание тому, что говорится.

2) просить другую сторону  прояснить, что они имели в виду.

3) обращаться с просьбой, прояснить какие-то идеи, если  возникает неясность или неуверенность.

Когда Вы слушаете, возьмите за правило не отвечать сразу, а постараться понять своих собеседников, как понимают они сами себя. Опытные люди утверждают, что самая крупная уступка, которую Вы можете сделать на переговорах - это дать другой стороне понять, что Вы ее услышали.

Говорите  так, чтобы Вас поняли

Не забывайте: переговоры - это не дебаты и не судебный процесс и, уж тем более, не спортивное состязание. Вам важно не одержать личную победу, а добиться договоренности. Поэтому относитесь к своему партнеру по переговорам как к коллеге, с которым Вам предстоит решить общую проблему. Для того чтобы помочь другой стороне перейти от конкуренции к совместной работе, прямо поставьте перед ней эту проблему: «Послушайте, мы оба бизнесмены. До того, как мы удовлетворим Ваши интересы, мы вряд ли достигнем соглашения, которое удовлетворило бы нас. Давайте взглянем на проблему как на вопрос удовлетворения наших коллективных интересов». Альтернатива состоит в том, что Вы сразу сами начнете относиться к переговорам как к совместному процессу и своими действиями вызовете у других желание включиться в него.

Ваши  предложения должны соответствовать  возможностям партнеров

Зачастую на переговорах  люди удерживаются от каких-то шагов  не потому, что предложение, которое им сделали, заведомо не­приемлемо, а потому, что хотят избежать впечатления, что они поддерживают другую сторону. Если же содержание документа представить несколько иначе, так, чтобы оно выглядело как справедливый выход из создавшегося положения, они, скорее всего, примут его. «Спасение лица» - это необходимость примирить позицию участников переговоров или принятое соглашение с их принципами, прошлыми словами и поступками.

Делайте разграничения между участниками  дискуссии и обсуждаемыми проблемами

Участвуя в переговорах, мы имеем дело не с абстрактными представителями «другой стороны», а с живыми конкретными людьми. Поставьте себя на их место. Способность видеть ситуацию такой, как она представляется другой стороне - это самое важное искусство, каким только можно овладеть. Но этой способностью должен владеть каждый участник переговоров. Причем помните: понять точку зрения другого человека - еще не значит согласиться с ней. Правда, если Вы лучше постигнете его метод мышления, то можете подойти к пересмотру Ваших собственных взглядов на преимущества той или иной ситуации. Но это помогает Вам сузить область конфликта, а значит, приносит выгоду.

Не  делайте выводы о намерениях людей,  исходя из своих собственных ощущений

Люди склонны принимать  свои страхи за намерения другой стороны. Слишком легко впасть в привычку интерпретировать высказывания или действия другой стороны в негативном плане. Подозрительность часто проистекает из существующей предубежденности. Однако также настороженность зачастую ведет к отказу от свежих идей и делает переговоры затруднительными, или невозможными.

Уловка  «хороший парень - плохой парень»

Одна из форм психологического давления наверняка знакома Вам  по детективным фильмам. Один из участников переговоров заявляет: «Мы готовы заплатить за этот товар сто тысяч долларов и ни цента больше». Его товарищ выглядит огорченным и немного растерянным. «Ну, в принципе, это хороший товар, думаю, мы могли бы дать за него сто пять тысяч долларов». И, обращаясь к Вам: «Вы готовы уступить его за эту цену?" Уступка невелика, но в подобной ситуации выглядит почти как одолжение. Лучший выход - задать «хорошему парню» вопрос: «Я ценю Ваш подход, но хочу знать, почему Вы считаете именно эту цену справедливой? Я готов отдать его и за сто тысяч, если Вы убедите меня, что это его справедливая цена».

Задавайте вопросы и делайте паузу

Утверждения вызывают сопротивление, в то время как вопросы вызывают ответы. Вопросы позволяют другой стороне изложить свои аргументы и помогают Вам понять эти аргументы. Вопросы могут стимулировать другую сторону обратиться непосредственно к проблеме.

Молчание  - Ваше лучшее оружие. Примените его.

Если Вам сделали неразумное предложение или предприняли необоснованную атаку, самое лучшее, возможно, это сидеть и не говорить ни слова. Если Вы задаете вопрос и не получаете необходимого ответа, просто сидите и ждите. Люди обычно неловко чувствуют себя в молчании, особенно, если не совсем уверены в справедливости своих высказываний. Молчание часто создает впечатление безвыходного положения, и другая сторона будет считать себя обязательной найти из него выход, ответив на Ваш вопрос или выдвинув новое предложение. Самыми эффективными для Вас переговорами могут оказаться те, на которых Вы по преимуществу молчали.

Улыбайтесь  и говорите «нет»

Одним из первых и основных условий ведения успешных переговоров будет являться Ваше умение улыбаться, говорить «нет» до тех пор, пока у Вас не начнет «кровоточить» язык или Вы не добьетесь для себя наиболее выгодных условий заключения сделки. Возможно, Вы будете удивлены, насколько улучшатся условия предлагаемых Вам сделок, как только Вы научитесь говорить «НЕТ!».

Ежегодно во всем мире терпят банкротство сотни банков по одной  простой причине - их владельцы не могли ответить «нет», когда к ним обращались с просьбой о крупном займе на льготных условиях. В то же время никто ещё не обанкротился оттого, что слишком часто говорил «нет» на переговорах. Проявляя твердость, Вы подталкиваете другую сторону выдвигать более приемлемые для Вас условия, что, собственно, Вам и необходимо.

Прекратите  переговоры

Иногда наиболее эффективным  способом одерживать верх на переговорах является умение уйти из-за стола, не заключив сделки. Может быть, это окажется последним способом заключить такую сделку, которую Вы хотите.

О каких бы переговорах  ни шла речь, не вводите себя в заблуждение, считая, что, поскольку переговоры ведутся, то обязательно должен быть достигнут результат. В эту ловушку попадаются даже опытные бизнесмены, считающие, что раз они вступили в переговоры, то единственный итог - подписание соглашения. Хотя на практике часто успех приносит отказ от соглашения. Возьмем, к примеру, такую ситуацию. Вам предлагают сделку и предоставляют 24 часа на размышления. Подумав, ответьте: «Я Вам очень благодарен за предложение. Но я ещё не решил, соглашусь ли я на него», и уходите. На следующий день, скорее всего, если у Ваших партнеров действительно серьезные намерения, Вам предложат более выгодные условия сделки. Будьте готовы уйти из-за стола переговоров. У Вас ещё появится возможность вернуться, и условия при этом будут лучше.

Не  верьте в безразличие Ваших партнеров

Зачастую партнер по переговорам проявляет показное безразличие к результатам переговоров, демонстративно опаздывает на них и т.д., не попадайтесь на крючок - вполне возможно, что таким образом он маскирует свою заинтересованность в их исходе. В свое время советские представители являлись признанными мастерами в использовании фактора времени, чтобы измотать противника и заключить сделку на своих условиях. Руководитель одной из западноевропейских газовых компаний вспоминает, как в 1974 году в последний вечер после безрезультатных и изнурительных переговоров в Москве они в мрачном настроении ужинали в ресторане «Арбат». Вдруг в одиннадцать часов вечера в зале появился советский представитель, заказал отдельный кабинет, и, прямо в ресторане, стороны окончательно договорились об условиях контракта. Словом, опасайтесь делового человека, который опаздывает на переговоры. Если Вы не будете начеку, Вы можете превратно истолковать его намерения, в результате чего он получит перед Вами преимущество. Проявляя мнимое равнодушие и, как бы случайно нарушая сроки, искушенный делец хочет убедить Вас в своем как бы безразличном отношении к намечаемой сделке. Должны предупредить читателя, что в нашей стране, в отличие от стран Запада, где пунктуальность вошла в кодекс делового человека, опоздание, срывы сроков переговоров, а то и не приход на них могут свидетельствовать не о коварстве партнера, а об его элементарной расхлябанности. Учтите это.

Об атмосфере  переговоров

Теперь несколько замечаний  об атмосфере, в которой происходят переговоры. Она может сказать многое человеку, обладающему здоровым скептицизмом. Старайтесь избежать окончательного решения и не давайте согласия на сделку, если:

а) обстановка переговоров слишком пышная.

б) вокруг слишком много незнакомых лиц.

в) это слишком далеко от Вашего местожительства.

г) люди слишком любезны.

д) название должности, которую имеет Ваш партнер по переговорам, выглядит слишком элегантно.

Если дело выглядит слишком  привлекательным, то вспомните старый, но нестареющий совет: «Если условия  сделки выглядят настолько заманчивыми, что даже не верится, то и не верьте».

 

5. Мифы об эффективности переговоров

 

Переговоры являются ключевым моментом любого бизнеса. Но, увы, в  школах и вузах никаких знаний на этот счет нам обычно не преподают. Поэтому все, что касается переговоров, мы обычно приобретаем путем проб и ошибок - руководствуясь пресловутым здравым смыслом, собственной интуицией, жизненным и профессиональным опытом. Также в последние годы появилось множество учебников и пособий, где представлены соответствующие теоретические и практические разработки. Повсюду зазывают на многочисленные бизнес-тренинги, где обещают за два дня сделать из вас «гроссмейстера общения и маэстро переговоров…» В результате, вместе с собственным жизненным багажом, с годами мы параллельно приобретаем и некоторое количество заблуждений. Эти заблуждения (я предпочитаю называть их мифами) камнем повисают на нашей шее. На первый взгляд они достаточно разумны и вроде бы соответствуют действительности. Опять таки - с позиций обычного здравого смысла. Но отнюдь не с точки зрения профессионального бизнес-психолога. Попытаемся проанализировать самые распространенные мифы, снижающие эффективность проведения переговоров.