Методика проведения совещаний и переговоров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 на тему:

«Методика проведения совещаний  и переговоров»

дисциплина: Менеджмент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2011

Содержание:

Введение.

1. Понятие, задачи и классификация совещаний.
2. Организация проведения переговоров и совещаний.
3. Технология и методы проведения совещаний.
4. Техника и искусство ведения переговоров.
5. Мифы об эффективности переговоров.
6. Практическая часть.

Заключение.

Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Кроме деловых бесед и  коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Деловые встречи и совещания  имеют важное значение. Они доказывают, без скольких менеджеров ваша компания может обойтись. Совещания необходимы и то, как вы себя ведёте на важных совещаниях, достаточно говорит о вашем стиле и личности, а также о том, что касается вашего должностного поведения. Иными словами, честны ли вы, откровенны и достойны ли доверия? Проявляете ли вы ясность мышления и уравновешенность при принятии решений? Отсутствие этих составляющих во время совещания производит на людей скверное впечатление. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как “пожирают” дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Поскольку деловое совещание  предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать  диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей  в течение дня без конца  переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно  проводить в начале или в конце  рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно  оповещать участников совещания  о его проведении и знакомить  с повесткой дня, со всеми нужными  материалами, чтобы их выступления  были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно  вовремя и сразу согласовывать  с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

 

1. Понятие, задачи и классификация совещаний

 

Деловое совещание - неотъемлемый атрибут производственного процесса, когда необходимо произвести анализ состояния проекта и выработать план его дальнейшего развития. Следует помнить, что проведение делового совещания призвано создать ситуацию высказывания критики предметных позиций участников, для выработки более продуктивной стратегии и тактики развития проекта.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание  - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка  информации;

• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

• принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются  коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. На совещаниях решаются такие вопросы, как:

• развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь.

• интеграция мероприятий  всех отделов и служб с учетом общих целей       организации.

• выявление и расчет коллективных результатов работы.

• коллективное решение  проблем с учетом обучающего эффекта.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации  труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

    По  назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения.

• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых    решений.

• подводящие итоги и  дающие оценку принятым ранее решениям.

• оперативные (диспетчерские).   

   По периодичности (частоте) проведения:

• разовые.

• регулярные.

• периодические.

    По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек).

• расширенные (до двадцати человек).

• представительные (свыше  двадцати человек).

    По  степени стабильности состава  участников совещания:

• с фиксированным составом.

• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания.

• комбинированные.

   По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций).

• административные.

• научные и научно-технические.

• объединенные.

 

2. Организация проведения переговоров и совещаний

 

Проведение деловых переговоров

Проведение деловых переговоров  в официальной обстановке может  происходить как в офисе компании, так и в специально арендованном конференц-зале. Некоторые деловые переговоры принято проводить в торжественной обстановке, и для этого даже возможна аренда залов дворцов.

Чтобы приступить к организации  переговоров, необходимо четко сформулировать цели и определить приоритетные вопросы  для их проведения.

Залогом успеха в проведении переговоров является правильная подготовка помещения. В таком помещении должны быть организованы рабочие места, на столах лежать чистая бумага, в зале для переговоров не должно содержаться ничего лишнего, что смогло бы отвлекать внимание участников.

Далее следует попробовать  проанализировать проблемы, которые  будут решаться в процессе проведения переговоров. Это нужно для того, чтобы определить возможные варианты решения проблем, и подготовить необходимые материалы и документы.

Правильная организация  переговоров состоит из трех этапов:

1. Уточнение позиций и интересов участников переговоров.
2. Обоснование и обсуждение точек зрения участников переговоров.
3. Совместное согласование интересов.

Проведение совещаний

К сожалению, пока редко обучают  будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. А  ведь это действительно искусство, потому что, например, лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.

Как же эффективнее и быстрее  проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.

I . Тип совещания

Многие совещания обречены на неудачу еще до того, как они  начнутся. Почему? Потому что тот, кто  будет руководить этим совещанием, забыл прежде всего подготовиться  к нему сам. Он уподобился капитану, который желает управлять кораблем, не имея ясного представления о его  курсе.

Поэтому прежде всего необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.

Специалисты выделяют следующие  типы совещаний:

1. Учебное (конференция), цель которого дать участникам  необходимые знания и повысить их квалификацию.

2. Информационное, необходимое  для обобщения сведений и изучения  различных точек зрения на  возникающие проблемы.

3. Разъяснительное, в ходе  которого руководство стремится  убедить сотрудников в правильности  проводимой хозяйственной политики  и неизбежности предпринятых шагов.

4. Проблемное, которое собирается  для того, чтобы выработать метод  решения существующих проблем.

II. Подготовка совещания

Для обеспечения высокой  эффективности совещаний руководящие  работники должны придерживаться следующих пяти правил.

1. Необходимо четко и  однозначно определить тему и  желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.

2. Тщательнейшим образом  разработайте повестку дня. Выбрать  наиболее целесообразную последовательность  рассмотрения вопросов. При этом  исходите не из деловых критериев,  а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.

3. Ознакомьте участников  совещания с фактами, которые  будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.

4. Пришлите как можно  раньше приглашение лицам, которые  должны принять участие в совещании.  Из такого приглашения должно  быть ясно видно, каковы тема  и цель совещания. Тот, кто  не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.