Лекции по "Менеджменту"

            определенных руководителей, исполнителей или видов деятельности.

Координационные полномочия – дают право от имени высшего руководства

            согласовывать деятельность отдельных элементов структуры.

Согласительные полномочия – дают право формулировать свое отношение к

            решениям, принимаемым в рамках линейных и функциональных полномочий.

Предостерегающие полномочия – визирование решения специалистом в целях

           подтверждения принятого решения установленным правилам, положениям,

            законам.

Блокирующие согласительные полномочия – позволяют блокировать исполнение

            принятого решения, например, финансовые документы теряют свою силу при

            отсутствии подписи гл. бухгалтера.

 

Степени ответственности.

Низкая ответственность (функциональная) – ответственность не связанная с возможностью возникновения ущерба (аварий, брака, простоев, недостачи).

Средняя степень ответственности (материальная и безопасность подчиненных) – предусматривает возможность нанесения ущерба в результате неправильных действий.

Высшая степень ответственность  – ответственность руководителя за все аспекты деятельности.

 

Определение уровня централизации  и децентрализации.

Централизация – сосредоточение властных полномочий и ответственности на высших уровнях управления.

Децентрализация – смещение властных полномочий и ответственности на средние и низшие уровни управления.

Вертикальная децентрализация – рассредоточение власти в иерархической структуре сверху вниз.

Горизонтальная децентрализация – распределение полномочий по принятию решений на одном уровне иерархии.

 

Преимущества централизации

Преимущества децентрализации

- улучшается контроль и координация  специализированных независимых  функций; - уменьшается количество и масштаб  решений, принимаемых менее опытными и менее квалифицированными специалистами; - способствует оптимальному распределению  ресурсов организации за счет  перераспределения средств между  подразделениями в пользу наиболее  перспективных направлений; - обеспечивает более полное и эффективное использование опыта и знаний высшего административного персонала.

- позволяет сократить время  на сбор, обработку и передачу  информации за счет принятия  решений на местах, там где  информация возникает; - предоставляется принимать решения тем руководителям, которые ближе стоят к проблеме и обладают большим объемом информации; - позволяет развивать инициативу  персонала, влиять на результат  труда, что является важным  мотивационным фактором; - способствует формированию кадрового  резерва специалистов для высшего звена управления.

 

4. Документирование  деятельности  предприятия.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий назначение и место должности в организационной структуре, ее функционирование и содержащий требования к работнику, его права и обязанности.

В должностную инструкцию можно включить следующие разделы:

Общая часть. Содержит полное наименование должности, подразделение, в которое она входит, ее предназначение, подчиненность в соответствии с организационной структурой, перечень должностных лиц, находящихся в подчинении, порядок назначения, перевода освобождения от занимаемой должности, перечень нормативных актов, положений, инструкций, регламентирующих деятельность работника в данной должности.

Функции и  обязанности. Приводится перечень основных функций и обязанностей, реализуемых работником в данной должности.

Взаимодействие. В разделе указываются должности и подразделения, с которыми осуществляется взаимодействие в процессе работы, исходная информация, передаваемая информация.

Права. В разделе определяются полномочия должностного лица на пользование ресурсами организации.

Ответственность. Объем ответственности устанавливается в соответствии с предоставленными правами. Здесь же указывается меры административного и материального воздействия на должностное лицо, применяемые в результате допущенных нарушений.

Лекция 7

Тема 4. Контроль как функция менеджмента.2ч.

1. Понятие, необходимость и виды контроля.

2. Требования к эффективному контролю.

3. Поведенческие аспекты контроля.

 

1. Понятие, необходимость и виды контроля.

Контроль представляет собой способ регулирования деятельности организации  путем проверки хода реализации планов, заданий, сопоставления фактических  результатов работы с установленными стандартами.

Контроль является отражением системы планирования. Невозможно проконтролировать то, что не запланировано. Поэтому система контроля определяется целями и стратегией развития организации.

Назначение контроля – обеспечить соответствие систем функционирования предприятия специфике внешней и внутренней среды.

Функцией контроля является регулирование  результатов деятельности, регулирование  конкретных действий.

Эффективный контроль позволяет решить комплекс управленческих задач:

В процессе контроля:

проверяется ход работы, тем самым обеспечивается  ее выполнение

вскрываются проблемы и определяются пути их решения

обнаруживаются и исправляются ошибки и неточности принимаемых  планов

выявляются наиболее перспективные  направления деятельности, что позволяет  сконцентрировать усилия на более выгодных участках работы, перспективных направлениях работы

контроль является  средством  диагностики эффективности управленческих решений

контроль является важнейшим инструментом формирования трудового поведения

контроль является средством административного воздействия

контроль обеспечивает сохранность  материальных ценностей.

 

2. Требования к эффективному контролю.

 

Требования к эффективному контролю.

Контроль должен соответствовать  стратегии организации.

Контроль должен быть результативным, то есть действующая система контроля должна обеспечивать решения ключевых задач организации.

Контроль должен быть системным, то есть реализуемый контроль должен органично  вписываться в систему управления организацией.

Адаптивность контроля. Контроль должен быстро реагировать на изменения, происходящие во внешней и внутренней среде предприятия. Отсутствие гибкости контроля может сделать его бессмысленным.

Оптимальность контроля. Излишний контроль приводит к неэффективному расходованию средств на сбор ненужной информации. За большим объемом информации ускользают от внимания наиболее важные аспекты контроля.

Экономичность контроля. Затраты на функционирование системы контроля должны соответствовать эффекту  его проведения.

Результаты контроля могут непосредственно  влиять на увеличение расходов организации.

Элементы контроля.

Субъект контроля – работники, осуществляющие контрольную функцию.

Объект контроля – составляющая организационной системы, в отношении  которой проводится контроль.

 

ресурсы организации (трудовые, материальные, финансовые, информационные, интеллектуальные)

процессы

продукты управленческого труда (решения, разработки)

Предмет контроля – характеристики объекта контроля (затраты, действия сроки, результаты, качество, количество).

Стандарт контроля – конкретные результаты, состояния или действия, степень отклонения от которых определяется в процедуре контроля. (Положения процедуры).

Процедура контроля –последовательность  действий по проведению контроля.

Методы контроля – способ его  проведения, метод сравнения, сопоставления факторов, метод обследования процессов, опросы, наблюдения.

Средства контроля – те инструменты, при помощи которых будет производиться  контроль. (Отчеты, сметы, измерительные  приборы).

 

Подходы к организации контроля

Бюрократический контроль – основывается на иерархии власти.

Элементы бюрократического контроля:

властная иерархия (контроль в соответствии с полномочиями)

нормативные документы – обеспечивают жесткую регламентацию деятельности

специализированные функциональные подразделения или должности берут на себя часть функций, связанных с контролем

формирование процедуры отбора и обучения персонала, ориентированный  на конкретные требования и квалификации персонала.

Организационные и информационные технологии определяют  специфику  контроля (организацию, объем, частоту проведения).

Децентрализованный контроль –  основывается на целостной, сильной  организационной культуре. Расширение полномочий обеспечивает вовлечение работников в процесс контроля.

Элементы децентрализованного  контроля.

сильная организационная культура. Персонал в своих действиях руководствуется системой ценностей, ориентированных на достижение общих целей организации.

........................ управления. Квалифицированные,  опытные работники с высоким  уровнем ....................наделяются дополнительными полномочиями для участия в принятии решений по управлению контролем.

групповая ответственность. Наличие  общих целей создать условия  для внутригруппового контроля, когда  каждый работник заинтересован в  высокой результативности тех, кто работает рядом.

мотивация персонала ориентирована  на организационные ценности

самодисциплина и самоконтроль

неспециализированный наем персонала  и воспитание их в духе корпоративных  ценностей. Отбор по личностным качествам, обеспечивающим наилучшее восприятие ценностей организационной культуры.

 

Сравнение бюрократического децентрализованного  систем контроля.

Параметры сравнения:

Назначение контроля

Основа

Инструменты

Средства реализации

Ожидаемые результаты

Организационная структура

Информационные коммуникации

Вознаграждение (от чего зависит)

Участие работников в управлении контролем.

 

 

 

Направления контроля.

Контроль реализации установленных  целей, элементов реализуемой стратегии, частных ............. Наиболее важная составляющая - ...... продаж.

Контроль исполнения операций обеспечивает соответствие реализуемых функций  установления, исполнение внутренних регламентов.

Контроль наличия и движения имущества, денежных средств, сохранности  товарно-материальных ценностей, эффективности  использования ресурсов.

Контроль индивидуальных целей  персонала (оценка достигнутых результатов, исполнение......................обязательств)

Менеджмент по целям

Бюджетный контроль. Содержание, объем, форма этого вида контроля определяется центром ответственности.

В центре затрат – контроль концентрируется на элементах затрат.

В центрах доходов – контроль сосредоточен на объемах денежных поступлений.

В центрах инвестиций  предметом  контроля являются показатели, отражающие эффективность капиталовложений (срок окупаемости, норма прибыли ...... на инвестиции в активы)

Контроль качества. В соответствии со .......................... товара (цвет, форма, вес состав)

Контроль товарных запасов.

Цель бесперебойная продажа  товара с учетом оптимизации затрат на закупку и хранение.

Включает:

контроль закупки товаров (объем, цена)

контроль процедуры оформления заказа, транспортировки товаров  и их приемки

контроль сохранности товарных запасов и контроль затрат на хранение.

обеспечение товаром.

Контроль системы торгового  обслуживания. Качество используемых технологий продаж, параметры товарного ассортимента, адекватность системы поставок сложившемуся спросу, квалификация торгового персонала.

Виды контроля в соответствии с  этапами торгово-технологического процесса.

Предварительный контроль .

Цель: предупреждение возникновения  возможных проблем на стадии подготовки процесса соотношения трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Текущий контроль.

Суть контроля – мониторинг текущей  деятельности.

Основные принцип реализации данного  вида контроля – своевременность

Заключительный контроль

Назначение  - получение информации о результатах деятельности.