Контроль как управленческая функция

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Для измерения фактических  показателей эффективности работы менеджеры обычно используют следующие  источники информации:

• личное наблюдение;
• статистические (диспетчерские) отчёты;
• устные отчёты;
• письменные отчёты.

Измерение результатов, позволяющих  установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый  трудный и самый дорогостоящий  элемент контроля. Система измерения  должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Определение допустимых отклонений – вопрос очень важный, поскольку  сокращение допустимых отклонений может  требовать больших затрат. Затраты  на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами  и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а  также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления  контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной  с вопросами контроля.

На этапе сравнения  определяется отклонение фактических  показателей работы от запланированных  стандартов и норм. Многие отклонения в рабочем процессе неизбежны  и ожидаемы, поэтому важно определить приемлемый диапазон отклонений.

Диапазон отклонений –  приемлемые параметры расхождений  между фактическими показателями эффективности  и запланированными стандартами  и нормами. Отклонения, выходящие  за пределы диапазона отклонений, считаются значительными, и на них  необходимо обращать внимание. Таким  образом, на стадии сравнения в первую очередь менеджеров должен волновать  размер и направленность тенденций  в отклонениях от стандарта.

Передача и распространение  информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя доводится до сведения ответственных за участок. Должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления  заключается в оценке информации о полученных результатах. Важная информация - это такая информация, которая  адекватно описывает исследуемое  явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Следующий этап – принятие необходимых корректирующих действий, т.е. регулирование. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Если сопоставление фактических  результатов со стандартами говорит  о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Возможно, устранить отклонения путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций  управления или технологических  процессов.

Иногда сами стандарты  могут оказаться нереальными, потому, что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.[6, с.197]

4. Эффективность контроля.

Контроль – это процесс  обеспечения эффективной работы на основе владения информацией об уровне достижения, запланированных  результатах и своевременной коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет важнейшие социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает центральным моментом в процессе принятия и реализации решений – он завершает один из циклов реализации управленческих решений и открывает новый, образуя основу «спирали» общественного развития. Эффективность контроля зависит от:   [7, с.129]

• принятых теоретических подходов к контролю как функции управления, то есть назначения, роли, целей функций контроля в системе управления;
• принятых методик организации функции контроля;
• системности и комплексности осуществления функций контроля;
• инструментальной основы функции контроля, степени её точности и допустимой погрешности;
• полноты анализа, причин отклонений.

Все эффективные системы  контроля имеют общие характеристики. Их значимость варьируется в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что если контроль соответствует некоторым требованиям, то его эффективность значительно повышается.

Итак, контроль должен быть:

• действенным;
• гибким;
• систематическим;
• комплексным;
• экономичным;
• гласным;
• своевременным;
• понятным.

Рассмотрим каждую характеристику эффективного контроля. [8, с.271]

Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей. Очень немногие современные организации работают в условиях стабильной внешней среды и не нуждаются в гибкой системе контроля. Сегодня даже самые механистические структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать в соответствии с изменением ситуации и обстановки.

Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к  случаю, а постоянно. Кроме этого  все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.

Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько  показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.  

Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение. Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Самым главным фактором повышения  эффективности контроля, а значит, и изменения характера управления является развитие партнёрства – управления, осуществляемого на основе участия всех членов организации или группы в управлении. Для такого совместного управления характерно внедрение и развитие самоконтроля.

Партнёрство и самоконтроль способствуют интеграции интересов, замыслов, намерений, стремлений, характеризуют понимание и поддержку руководителя персоналом. Эффективность самоконтроля зависит от авторитета руководителя, стиля управления, целей и социально-психологической атмосферы организации. [7, с.144]

 

 

 

Глава 2. Практическое изучение влияния контроля на организационные процессы в ООО «Флибустьер»

2.1  Организационная   характеристика предприятия

 

Ресторан «Флибустьер» удобно располагается в живописном месте города, с прекрасным видом на море. Он  уже хорошо известен любителям вкусной еды – отменной кухней. В сочетании с элегантным интерьером, атмосферой уюта и комфорта, вас искренне удивит превосходная европейская и фирменная кухня, высокое качество обслуживания. В ресторане вы всегда сможете отведать самые свежие деликатесы, блюда из баранины, свинины, рыбные блюда. Горячие и холодные закуски, отличный выбор  салатов, первые и горячие блюда, вкусные десерты из свежих фруктов, мороженного и шоколада – даже самый придирчивый гурман останется доволен! Ресторан «Флибустьер» идеально подходит для проведения закрытого банкета, юбилея, романтического ужина.

Общество с ограниченной ответственностью «Флибустьер» учреждено  на основании Федерального закона РФ № 312-ФЗ.

Учредителем Общества является Саркисян А.В., гражданин Российской Федерации. С момента государственной  регистрации Общества, его учредитель приобретает статус Участника Общества. Размер уставного капитала Общества составляет 30000 рублей. Номинальная  стоимость доли Участника составляет 30000 рублей, размер доли – 100% уставного  капитала Общества.

Полное фирменное наименование Общества – общество с ограниченной ответственностью «Флибустьер». Сокращенное  наименование Общества – ООО «Флибустьер» .

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли.

Основным видом деятельности Общества является продажа услуг  общественного питания населению.

Общество применяет традиционную систему налогообложения.

Местонахождение предприятия: 354540, Краснодарский край, г. Сочи,  п. Лоо, ул. Обходная 45-А.

Анализ организационной  структуры управления

Исследуемое предприятие  имеет линейно-функциональную структуру  управления, в которой функциональные руководители являются одновременно линейными  руководителями для своих подчиненных. 

Частично компенсирует недостаток такой системы хорошо развитые неформальные горизонтальные связи, что способствует ускорению  принятия решений и улучшения  коммуникаций. Основные решения принимаются  на первом уровне управления.

Управление текущими делами общества осуществляет директор общества. Директор организует выполнение решений  учредителя, которому он подотчетен в  своей деятельности. Директор не реже 1 раза в год отчитывается перед  учредителем о результатах деятельности предприятия. Директор назначается  на эту должность сроком на 2 года решением учредителя.

Директором предприятия  является Цыганов Александр Николаевич.

Организации  присущи  система трудовой мотивации персонала: премии, поощрение путевками в санатории, материальная помощь при рождении детей, гибели родственников, скидки при оформлении заказа.

        Уровень текучести низкий, т.к. два года состав не менялся.

Основными административно-производственными  звеньями и элементами организационной структуры управления ООО «Флибустьер» являются (рис.1):

Бухгалтерия – рабочий день с 9.00 – 17:00, осуществляет учет и формирует отчетность на предприятии;

Старший повар – рабочий день с 7:00 – 22:00, приготовлении мясных блюд, надзор за поварами, приготовление заготовок на следующий день, при необходимости исполнение обязанностей зав.производства.

Повар раздачи – рабочий день с 7:00 – 22:00, приготовление первых блюд, вторых блюд, гарниров, напитков.

Повар-кондитер – рабочий день с 7:00 – 22:00,  приготовление кондитерских изделий, выпечки, холодных закусок, салатов.

Зав.производства – рабочий день с 10:00 - 23:00, контроль за качеством поставляемого товара, выдает товар, следит за качеством производимой продукции, контроль за сотрудниками (внешний вид, рабочее место).

Инженер-технолог – рабочий день с 8:30 – 16:00, калькулирует блюда.

Бармен – рабочий день с 11:00 – 23:00.

Кухонный работник – рабочий день с 7:00 -23:00, приготавливают к работе, чистят овощи, моют посуду.

Повара заказных блюд – рабочий день с 15:00 – 22:00, выполняют бара.

Официанты – рабочий день с 9:00 – 23:00.

         Служба охраны осуществляет охрану территории и имущества предприятия, а так же предотвращает кражи среди персонала.[9, с.357]

Рисунок 1. Организационная  структура управления ООО «Флибустьер»

             2.2  Анализ финансово-экономической деятельности ООО «Флибустьер»

 

          Данное предприятие ведет активную экономическую деятельность. За последние два года, предприятие значительно улучшила свои показатели (таб. 1). Была проделана большая работа. Заново были отстроены системы управления, производства, и др.  Были введены более жесткие требования к персоналу, усилен контроль за количеством и качеством продукции, соблюдением технологий. Это помогло повысить доходы и производительность предприятия. Прирост чистой прибыли увеличился на 71%.