Контроль как управленческая функция

БГТУ

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа по менеджменту. Контроль как управленческая функция.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение. 3

Глава 1. Сущность контроля. 5

1.1 Определение контроля. 5

1.2 Виды контроля. 7

1.3 Процесс контроля. 10

1.4 Эффективность контроля. 13

Глава 2.  Практическое изучение влияния контроля на организационные  процессы в ООО «Флибустьер» 17

2.1  Организационная   характеристика предприятия 17

2.2  Анализ финансово-экономической деятельности ООО «Флибустьер» 20

2.3   Система  контроля в организации. 23

Разработка  рекомендаций по усовершенствованию процесса контроля в ООО «Флибустьер» 27

2.4 Порядок  организации и проведения производственного  контроля  в ООО  «Флибустьер» 27

2.5 Рекомендации  по повышению эффективности контроля 31

Заключение. 34

Список используемых источников. 36

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и  задачи, создана организация. Контроль очень важен для успешного  функционирования организации. Без  контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится чрезвычайно сложно. Контроль, таким  образом, является неотъемлемым элементом  самой сущности организации.

Представьте, что Вы как  руководитель организовали деятельность своих подчиненных и что же, в этом случае, Вам остается сидеть и ждать результата? А вдруг  у подчиненных что-то не получится? Вдруг они безответственно отнесутся  к Вашему заданию, или у них  возникнут непредвиденные осложнения, а Вы в это время будете спокойно сидеть, и ждать пока неприятности не свалятся на Вас? Чтобы подобного  не случилось, менеджер должен контролировать и регулировать деятельность работников организации.

Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:[1, с.126]

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Таким образом, функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
• поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Контроль – это функция  управленческой деятельности. Одной  из задач управленческой деятельности является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. Для этого руководитель сопоставляет плановые и фактические  показатели и выявляет их совпадение или несовпадение. При несовпадении он вынужден реагировать и регулировать деятельность подчиненных. Это приводит к необходимости проверки разнообразных  параметров деятельности организации  и, следовательно, появлению разных видов контроля. Мы различаем контроль по времени осуществления, степени  охвата, срокам проведения и форме  осуществления.

С другой стороны, реализация контрольной функции в управлении всегда растянута во времени и, следовательно, мы вправе говорить о процессе контроля, который основан на целях контроля и состоит из четырех этапов: установление целей контроля, проведение наблюдений и измерений, сравнение со стандартами  и коррекция деятельности.

Для успешной управленческой деятельности необходим эффективный  контроль, и он становится эффективным  только при наличии следующих  характеристик: действенность, гибкость, систематичность, комплексность, экономичность, гласность, своевременность и понятность.

Контроль необходим для  регулирования деятельности организации, формы реализации этой функции постоянно  совершенствуются и развиваются. В  передовых организациях успешно  применяются инновации в контроле, и такими основными инновационными направлениями в контроле являются TQM – всеобщее руководство качеством, контроллинг и самоконтроль менеджеров. [2, с.125]

Глава 1. Сущность контроля.

1. Определение контроля.

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или  организацией возникает множество  не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределённостей. Для  устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется  функция контроля. Возникает потребность  в осуществлении контроля. [3, с.194]

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции.

Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих  должностных обязанностей. Функции  планирования, организации, мотивации  нельзя осуществлять в отрыве от функции  контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению  результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение  требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления  предварительного, а также заключительного  видов контроля.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс  измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов по отношению  к запланированным.

При этом возможны два варианта:

1. совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными, требуемыми;
2. несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

В первом случае – всё  замечательно, работа соответствует  плану или иным требованиям к  ее осуществлению. Во втором – требуется  принятие решения о необходимости  коррекции.

Некоторые организации создали  целые системы контроля, задачей  которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет  каждый руководитель – она является неотъемлемой частью его должностных  обязанностей. Объектом контроля выступает  организация.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают  новые решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы.

Итак, контроль – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. [4, с.224]

2. Виды контроля.

В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:

• по времени осуществления;
• по степени охвата;
• по срокам проведения;
• по форме осуществления.

Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят:

• предварительный контроль;
• текущий контроль;
• заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его  цель – исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала. [5, с.275]

Во второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений  и процессов контроль делится  на:

• общий (полный, сплошной);
• выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной  деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил  наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие  виды контроля:

• систематический;
• периодический;
• разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных  объектов производственно-хозяйственной  деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо  зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно  периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие  материалов на складе, выход рабочих  на работу. К этой же группе относится  статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными  функциональными органами и направлен  на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной  деятельности.

Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

• финансовый контроль;
• административный контроль;
• технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся  такие показатели, как уровень  прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность  капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и  др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке  – как в целом, так и по отдельным  продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей  путем наиболее эффективного использования  имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования. [1, с.256]

3. Процесс контроля.

 Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Дадим определение понятию  процесса. Процесс – это явление, протекающее во времени. В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. [5, с.235] На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля – это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должны быть выполнены работы, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например: легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению.