Контроль как функция управления на примере ООО "Электронный мир"

                               Содержание:

Введение                                                                                                                 2

Глава 1. Теоретическая часть. Сущность контроля.                                          5

   1.1 Понятие контроля                                                                                            5

   1.2 Виды контроля                                                                                               8

   1.3 Процесс контроля                                                                                          12

 

    Глава 2. Анализ контроля на примере ООО «Электронный мир»                  16                           

   2.1 Характеристика предприятия                                                                        16                                    

   2.2 Анализ хозяйственной деятельности предприятия                                   18

  2.3 Анализ контроля на примере предприятия ООО «Электронный мир» 21                  

 

Глава3. Практические советы по функционированию предприятия ООО    «Электронный мир»                                                                                           31

   3.1 Основные недостатки в осуществлении контроля на предприятии        31                                                                  

3.2 Разработка рекомендаций по реализации путей совершенствования      контроля органами управления                                                                        32

     Заключение                                                                                                         41

    Список литературы                                                                                             43 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Менеджмент как современная  система управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для их эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной  деятельности. Особенность современного менеджмента заключается в его  направленности  на обеспечение  рационального ведения хозяйства  на уровне фирмы в условиях ограниченности ресурсов; в необходимости достижения высоких конечных результатов с  минимальными затратами; в оптимальной  адаптации фирмы к новым рыночным условиям. Система управления, отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического развития, должна быть гибкой и эффективной.  Важно отметить, что актуальность темы исследования заключается в том, что успешная управленческая деятельность организации в существенной мере зависит от глубины знания функций менеджмента и мастерства их применения в конкурентной борьбе на внутренних и внешних рынках. Чем ниже применяемость функций менеджмента в организациях, тем чаще они разоряются, негативно воздействуя на окружающую их среду. Именно поэтому данные функции менеджмента являются важнейшим объектом исследования, как для специалистов, так и современных практиков, использующие достижения функций в процессе всей деятельности организации.

В организации управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с  помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия  непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых  само по себе является процессом, очень  важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями.

Ученые выделяют пять общих функций управления: планирование (выбор целей и план действий по их достижении); организация (распределение задач между подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними); мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей); контроль (соотнесение реально достигаемых или достигнутых результатов с запланированными).

В рыночных условиях, характеризующихся  высокой неопределённостью и  нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов и объём контрольной и  плановой работы, чем при плановой экономике. Следовательно, функции контроля должно уделяться особое внимание, так как усиление конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий, растущая диверсификация бизнеса, усложнения бизнес-проектов и другие факторы обуславливают новые требования к системе внутреннего контроля коммерческой организации. В современных условиях внутренний контроль в российских организациях должен присутствовать на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная система внутреннего контроля при прочих равных условиях – это гарантия успешной деятельности коммерческой организации.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер. Первый этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся  измерению целей, имеющих временные  границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Основными причинами необходимости  контроля являются: неопределенность, сложность и динамичность среды; предупреждение возникновения кризисных  ситуаций посредством обнаружения  несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию  ощутимый вред; поддержание успеха путем сопоставления фактических  результатов и плановых показателей  и оценки темпа продвижения предприятия  к намеченным целям.

Цели данной работы:

В данной курсовой работе нам хотелось бы изучить функцию контроля подробнее, а также выполнить поставленные задачи:

1. выявить сущность контроля и понять его необходимость;

2. узнать какие существуют виды контроля;

3. изучить, как проходит процесс контроля и характеристики его эффективности на примере предприятия ООО «Электронный мир».

Предмет исследования - сущность контроля в управлении организации, объект исследования – контроль, как функция управления.

Глава 1 .Теоретическая  часть. Сущность контроля.

          1.1 Понятие контроля

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или  организацией возникает множество  не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределённостей. Для  устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется  функция контроля. Возникает потребность  в осуществлении контроля. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения коррективов в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижения ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс  измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным, при этом каждый руководитель сам выбирает, какой концепции контроля предпочитает придерживаться - общей концепции «Controlling» или же частной концепции (Рис.1)

При этом возможны два варианта:

1. совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными , требуемыми;
2. несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

В первом случае – всё  замечательно, работа соответствует  плану или иным требованиям к  ее осуществлению. Во втором – требуется  принятие решения о необходимости  коррекции.

Иногда контроль называют обратной связью.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают  новые решения и осуществляют воздействия.

Под обратной связью подразумевают  передачу данных о полученных результатах.

Пример: простейшим примером обратной связи является отчёт подчинённого руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Рис.1 Основные концепции  контроля

Все системы обратной связи  включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти  системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы  для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными  отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для  того, чтобы обеспечить достижение целей.

Некоторые организации создали  целые системы контроля, задачей  которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет  каждый руководитель – она является неотъемлемой частью его должностных  обязанностей. Объектом контроля выступает  организация.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают  новые решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы.

Итак, контроль – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

1.2 Виды контроля

В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:

• по времени осуществления;
• по степени охвата;
• по срокам проведения;
• по форме осуществления.

Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления (Рис.2). В неё входят:

• предварительный контроль;
• текущий контроль;
• заключительный контроль.

- Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Основная задача предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделение к выполнению тех или иных задач. Предварительный контроль позволяет получить очень важные результаты. Своевременный контроль помогает со значительной долей вероятности исключить возникновение непредвиденных ситуаций и неотвратимых ошибок.

 

 

Рис.2 Виды контроля

- Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель – исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

- Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, и предполагает также выявление причин, по которым результаты именно такие; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала, а также рекомендаций и указаний для работников.

 

Во второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на:

• общий (полный, сплошной);
• выборочный.

- Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.