Контроль и его значение в управлении

 

Содержание 

 

Введение

     Термин  “контроль” не является однозначным.

     В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный  в двух экземплярах или в двух записях. В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д.

     В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей¹. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях.

     А управление рассматривается как  процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это  не какое-то единовременное действие, а серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами.

     Цель  контроля - выявить слабые места  и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

     Цель  данной курсовой работы состоит в  рассмотрении теоретических аспектов контроля и его значения в управлении, а так же в рассмотрении применения контроля на практике.

     В первой главе раскроем теоретические  аспекты, а именно:

     1. сущность и значение контроля  в системе управления

     2. контроль в системе государственного управления

     Во  второй главе рассмотрим гражданский  контроль над армией.

     В третьей главе проанализируем контроль за исполнением поручений в министерстве обороны РФ и приведем рекомендации по совершенствованию данного контроля.

     Предметом исследования выступает контроль и  его значение в управлении.

     Исследованию  теории и практики контроля посвящены работы Р.А. Алборова, А.Г. Андреева, Н.Г. Белова, И.А. Белобжецкого, В.В. Бурцева, А.В. Газаряна, Е.М. Гутцайта, Ю.А. Данилевского, А.К. Макальской, В.И. Подольского, В.К. М.Ф. Д.Н. Письменной, Л.В. Сотниковой, В.П. Суйц, А.А. Терехова, М.Я. Штейнмана, Р. Адамса, А. Аренса, Д. Робертсона и др.

     Вопросы применения аналитических методов  при осуществлении контроля деятельности организации отражены в работах  СМ. Абалонина, З.И. Аксеновой, М.И. Баканова, О.Н. Волковой, В.В. Ковалева, М.Н. Крейниной, А.В. Малеевой, В.М. Мандрицы, Э. Майера, А.Г. Поршнева, Р.Н. Роговой, Г.В. Савицкой, Р.С. Сафиуллина, О.Г. Томаревской, А.Д. Шеремета и др.

 

Глава 1. Теоретические аспекты  контроля

1.1. Сущность и значение  контроля в системе  управления.

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации². Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

     Контроль  очень важен, для того чтобы организация  функционировала успешно. Функция  контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

     Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления³. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления⁴.

     Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

     Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы  в организациях имеют разомкнутую  обратную связь, так как руководящий  работник, являющийся по отношению  к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

     Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и  результатах анализа⁵. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

     Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 1)⁶.

     Контроль  осуществляется лицами, прямо или  косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса. 

Рис. 1. Основные концепции контроля

     Контроль  можно также классифицировать⁷:

     - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),

     - основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),

     - объему контроля (за объектом, за  решениями, за результатами),

     - регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный). 

     Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации.

     Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды. Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

     Итак, что же представляет собой контроль как управленческая функция?

     Процесс контроля состоит из нескольких этапов⁸:

     - установка стандартов,

     - оценка достигнутых  результатов, 

     - проведения корректировок  в том случае, если  достигнутые результаты  существенно отличаются  от установленных  стандартов.

     Стандарты - это конкретные цели, выполнение которых  поддается измерению. Стандарты, используемые для контроля, неразрывно связывают его с процессом планирования. То есть, для того, чтобы что-то проконтролировать, нужно сначала поставить задачу и задать критерии ее успешного выполнения.

     Например, чтобы проконтролировать хорошо или плохо сотрудник подготовил коммерческое предложение для клиента, необходимо сначала установить стандарт данного коммерческого предложения, как по форме (шрифты, заголовки, поля и т.д.), так и по содержанию (структура документа, наличие обязательных разделов, доступность изложения, четкая аргументация и т.д.). Если этого не сделано, то любые замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то собственно процесс контроля сильно упрощается.

     Таким образом, суть контроля состоит в  том, чтобы проверить выполнено  или нет задание (цель, задача, план, работа), в полном ли объеме, в нужные ли сроки и насколько качественно.

Принципы  контроля

     Выделим несколько наиболее существенных принципов  контроля, соблюдение которых обеспечивает его эффективность⁹.

      1. Контроль должен  быть регулярным, он должен быть  неотвратим как  возмездие. Если подчиненный видит, что его контролируют от случая к случаю, он чаще надеется на авось, на то, что начальник забудет о задании и отчитываться не придется. Довольно распространенная поговорка советских времен «не спешите выполнять задание, возможно, его еще отменят» как раз и рассчитана на это.

      Руководитель  отдела постоянно контролировал процесс обзвона потенциальных клиентов, в итоге все сотрудники выполняли норму обзвона и аккуратно заполняли форму. В то же время руководитель не всегда контролиовал процесс оформления документов, в итоге этому уделялось меньше внимания и нередко «всплывали» ошибки.

      2. Прозрачность контроля. Подчиненный должен точно знать параметры контроля, т.е. что именно подлежит проверке, за что нужно отчитаться. Тогда он будет стремиться соответствовать этим параметрам. Если параметры определены, подчиненный будет лишен возможности оправдать невыполнение задания наивным «а я не знал».

      3. Единоначалие в  области контроля. Важно, чтобы один  параметр работы  контролировал только  один руководитель. Если одного исполнителя по одному и тому же вопросу контролируют два и более вышестоящих сотрудников, то весьма вероятна ситуация манипулирования руководителями, ссылки на другого руководителя в оправдании невыполнения задания.

     Одну  производственную компанию возглавляли  два руководителя, два собственника. Оба имели одинаковые полномочия и давали распоряжения одним и тем же исполнителям. В итоге наиболее «ушлые» исполнители не только умудрялись не выполнять ничьих поручений, но и стравливали руководителей между собой. Пока собственники выясняли отношения, сотрудники занимались своими личными делами.

     4. Четкость постановки  задачи облегчает  контроль. Более того, чем детальнее стандартизирована и регламентирована деятельность, тем проще осуществлять контроль.

     В одном отделе компании контроль осуществлялся  по формочке, которую заполняли исполнители. От них требовалось только внести свои показатели в соответствующие графы. Весь отчет занимал несколько минут. В другом отделе той же компании руководитель требовал с подчиненных отчет в свободной форме. В итоге сотрудники корпели над отчетами по несколько часов, расписывая в красках свои достижения. Руководитель так же тратил немало времени, изучая творения подчиненных. Хуже всего было то, что он часто не мог сравнить успехи сотрудников между собой, так как каждый из них писал отчет по-своему. Более того, те, что имели лучшие литературные способности, чаще всего оценивались лучше других, независимо от реальных результатов своей работы.

     5. Более важные задания  нужно более тщательно  контролировать. То, что подлежит более пристальному и детальному контролю, подчиненными воспринимается как более важное, и соответственно они уделяют выполнению данных заданий больше внимания.