Конспект лекций по дисциплине ”Информационный менеджмент”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Менеджер изучает каждый элемент системы последовательно. Анализ уровня системы происходит последовательно, отражая  приоритет каждого элемента в решении проблемы.

 

Элементы системы

 

1. оценочные стандарты должны быть хорошо обоснованы, т.к. являются показателями функционирования системы, должны быть реальными и измеримыми.
2. сравнение выхода в системы со стандартами
3. оценка управления (делаются практические замечания по поводу управления системой и организационной системой, получают ответы на вопросы достаточно ли менеджеров, и в каком, количестве существует управленческая команда). Если проблема может быть решена при существующей команде и структуре, то элемент не представляет собой проблему.
4. оценка ИС (если отсутствует необходимая информация при наличии хорошей управленческой команды, необходимо определить все потребности для формирования и осуществления соответствующей ИС)
5. оценка входов и выходных средств (проводится анализ физических средств в выходном элементе системы и средств, переходящих через этот элемент из окружающей среды, например, квалифицирован ли персонал на фирме, во время ли пребывает материал, заказанный у снабженцев.)
6. оценка переходных процессов (не эффективные процедуры и неумелая практика может быть причиной неполадок в преобразовании входов в выходы. Автоматы, дизайн и производство компьютерных комплектующих, а так же производство ПК – это современные примеры попыток решения проблемы.)
7. Оценка выходных средств (здесь затрагиваются физические ресурсы в выходном элементе системы, примеры таких ресурсов: готовые товары на складе, персонал, оборудование)

Нет необходимости анализировать все 7 элементов на каждом уровне. Как только определится проблема, внимание конкретизируется на том элементе, где она существует, путем определения его на более низком уровне системы.

Сигналы, полученные на более высоких уровнях системы – низкие объемы продаж, не полный менеджмент, высокая текучесть специалистов, плохие квоты – это симптомы проблемы.

Одна из наиболее важных задач, стоящих перед менеджерами – это определение проблемы, как только она будет определена, ее можно будет решить. Попытка решения включает рассмотрение возможных альтернатив, выбор лучших из них, ее выполнение.

 Решающее действие

1. Определение альтернативных решений (менеджер определяет разные пути решения одной проблемы, например, купить новый ПК, добавить ещё ПК в сеть, наращивание или модернизирование объема памяти)
2. Оценка альтернативных решений. Все альтернативы должны быть оценены с использованием одного и того  же оценочного критерия – измерителя эффективности решения проблемы. Необходимо принимать преимущества и недостатки каждой альтернативы, например, оценочный критерий для ПК включает:
• Стоимость операции
• Обучение пользователя
• Ответственность
• Информация о надежности
• Способность приспосабливаться к изменяющимся потребительским нуждам

Оценочный критерий должен меняться от одной проблемы к другой, а также оценивать альтернативы количественно.

3. Выбор лучшего решения. Теоретически определение пути по которым менеджер выбирает альтернативу – это:

• Анализ

• Мнение
• Заключение сделок

4. Выполнение решения

5. Обеспечение эффективности решения. Менеджер должен убедиться, что решение достигло планируемого результата. Каждый менеджер обладает уникальным стилем решения проблем, что позволяет провести классификацию ее по индивидуальным различиям, это связанно с:

• Ощущением проблемы

• Сбором информации
• Ее использование

В зависимости от стиля ощущения проблемы менеджеры делятся:

• Убегающие от проблемы
• Решающие проблемы
• Ищущие проблемы

От сбора информации:

• Менеджеры, указывающие стиль (тип менеджера, которые управляют путем исключения и просеивания всего, что не связанно с интересами).
• Восприимчивый стиль (тип хочет просмотреть все, определить имеет ли это значение для него или кого – нибудь в этой организации)

В зависимости от использования информации:

• Системный стиль
• Интуитивный стиль

6. Жизненный цикл системы (ЖЦС). 

ЖЦС – эволюционный процесс, происходящий при внедрении ИС.

Существуют 5 фаз ЖЦС:

1. планирование
2. анализ
3. проектирование
4. внедрение
5. использование

С 1 по 4 определяют развитие системы, 5 – использование, каждая фаза ЖЦС требует коллективного участия пользователей и информационных специалистов. Первые ЖЦС были управляемыми менеджерами служб информационных услуг. Однако в последнее время стали появляться в ряде фирм специальные комитеты, которые принимают на себя ответственность за контроль всех системных проектов. Когда комитет обеспечивает контроль и управление, то он называется управленческим.

Функции управленческого комитета:

1. устанавливает политику, которая гарантирует компьютерную поддержку для достижения стратегических целей фирмы
2. обеспечивает фискальный контроль через аудиторскую фирму
3. разрешает конфликты, которые возникают при компьютерном использовании

Задачи управленческого комитета:

1. проводить стратегию
2. составлять стратегический план для информационных ресурсов

Управленческий комитет принимает главные решения системного подхода, он редко сталкивается с работой, связанной с деталями системы. Эта ответственность лежит на проектной команде, в которые входят пользователи информационных и аудиторских отделов фирмы.

 

Тема 4. Анализ информационных систем менеджмента

Ключевые слова: средства планирования, инструменты анализа, проектирования.

 Цель: проанализировать средства построения информационных систем менеджмента.

1. Инструментальные средства планирования систем.

2. Petri Nets – инструмент исследования сетей.
3. Инструменты анализа и проектирования систем.

4.  Инструменты использования  и внедрения.

 

1. Инструментальные средства планирования систем.

Каждой фазе ЖЦС соответствует 4 ранга информационных инструментов.

К высшему рангу относятся инструменты, которые могут быть использованы сотрудниками фирмы, занятые стратегическим планированием. Например, графики и диаграммы, схемы информационных связей, концептуальные структуры системы, документация процессов, др. Продукт этой деятельности -  стратегический план, для информационных ресурсов является основанием фазы планирования каждой системы.

К среднему рангу относятся инструменты, которые могут быть использованы сотрудниками, занятые анализом и проектированием данных и процессов, существующей и новой систем для определения информационных потребностей систем. К ним относятся сети Петри, блок схемы алгоритмов, др.

К низшему рангу относятся инструменты, которые могут быть использованы при фазе внедрения и использования ЖЦС для помощи информационным специалистам в развитии и поддержке системы. Это языки программирования, СУБД, генераторы кодов.

Смешенный или интегрированный ранг – это комбинированные использование инструментов высшего, среднего и низшего рангов.

Последний шаг фазы планирования заключается в построении контрольного механизма.

Этапы контрольного механизма:

1. план, исполнитель, сроки выполнения
2. еженедельные отчеты, доклады аналитиков или руководителей для управленческого комитета
3. запланированные еженедельные собрания участников проекта для обсуждения результатов работы
4. графики презентаций.

Одним из эффективных инструментов для планирования и контроля является диаграмма рабочей сети, показывающая взаимосвязи и взаимозависимости видов деятельности и устанавливающая движение и через данную сеть.

Основная задача графического описания проекта: как будут развиваться действия в будущем. При разработке диаграммы используются следующие виды работ:

• подготовка детального плана
• организация проектной команды
• изучение окружающей среды
• определение форм выходных/входных данных
• определение ресурсной части
• организация обучения
• разработка организационной структуры
• подготовка общей модели фирмы
• сбор данных о затратах

При разработке диаграммы указываются сроки ее выполнения.

Преимуществом диаграммы является ее наглядность и информативность. Недостаток заключается в том, что она не показывает взаимосвязи видов деятельности, не устанавливает те задачи, которые являются критическими для выполнения расписания проекта.

2. Petri Nets – инструмент исследования сетей.

В фазе анализа и проектирования систем для моделирования и оптимальной структуры системы используются инструменты сетей Петри (PN – Petri Nets).

PN – инструмент исследования сетей. Возможно несколько путей их практического применения при проектировании и анализе системы. В одном из подходов PN рассматривается как вспомогательный инструмент анализа, в которой для построения системы используется обще принятые методы проектирования. Затем построенная система моделируется с помощью PN и проводится анализ модели. Любые трудности при анализе указывают на изъяны в проекте. Для их исправления необходимо модифицировать проект, затем он снова моделируется и модифицируется. Цикл повторяется до тех пор, пока проект не приведет к успеху.

 

В данном подходе требуется постоянное преобразование системы в модель в виде PN. Можно предположить другой подход, в котором весь процесс проектирования, определения характеристик, приводится в терминах PN. Модель метода анализа применяется для создания PN, свободного от ошибок. Задача заключается в преобразовании PN в рабочую систему.

Эти два подхода использования PN в процессе проектирования предлагают задачи разного типа. В первом случае необходима разработка методов моделирования системы PN, а втором должны быть разработаны методы реализации PN системами. В обоих случаях необходимы методы анализа PN для определения свойств модели.

PN состоит из 4 элементов:

1. множество позиций – Р
2. множество переходов – Ф
3. входная функция – У
4. выходная функция О

Входная/выходная функции связаны с  переходом и позициями. Входная функция У отображает переход Фj в множество позиций У(Фj), называемых входными позициями перехода.

Структура PN определяется ее позициями, переходами, входной/выходной функцией.

PN = (Р, Ф, У, О)

Р = {Р1, Р2, … Рn}

Ф = {Ф1, Ф2, …Фm}

n, m >= 0

m – конечное множество переходов.

 Мощность множества Р есть n, мощность Ф есть m. Позиция Рi является входной позицией перехода Фj в том случае, если Рi принадлежит. О (Фj).

 Входы и выходы представляют  собой комплекты позиций. Комплекты являются обобщением множества, в котором включены повторяющиеся элементы. Использование комплексов, а не множеств для входных и выходных переходов позволяют быть позициями, кратными переходам входов и выходов. Если входная/выходная функции являются множествами, не комплектами, то кратность каждой позиции либо 1, либо 0

Входная/выходная функции используются для отображения позиций в комплекты переходов, а так же для отображения переходов в комплекты позиций.

Переход Фj является входом позиции Рi, если Рi есть выход Фj.

Переход Фj есть выход позиции Рi, если Рi есть вход в Фj.

Теория и существующие средства PN представляют возможность моделировать сложные системы.

Для анализа количественных и качественных свойств системы вводится понятие параметров качества, например, параметром качества могут быть надежность, стоимость средств, скорость вычисления, возможность резервирования.

Метод моделирования и анализа структур систем с помощью PN обеспечивает:

• наглядность полученных моделей, их точное соответствие топологии и логике всех сложных исследуемых систем
• возможность моделировать и анализировать, применяя разбиение и объединение с помощью структуры элементов системы их функций
• простота, точность и наглядность моделирования параметров качества сложных структур системы и возможность быстрого и наглядного изменения в моделях параметров качества
• возможность одновременного анализа всех исследуемых количественных и качественных параметров качества
• простота контроля вычисления на всех этапах
• возможность выполнять на фазе проектирования сравнение количественных результатов, имитации анализа разных вариантов, выбор оптимальной структуры системы с помощью критерия качества
• возможность оптимизации структуры системы во время анализа путем изменения модели
• возможность работы с моделями в виде сетей Петри не специалистов