Конспект лекций по дисциплине ”Информационный менеджмент”

 

1. Общая модель системы.

Для разрешения проблем менеджеры используют модели.  Общая модель системы состоит из физической и концептуальной систем. Физическая система фирмы превращает затраты в ресурсы производства, это открытая система, взаимодействующая с окружающей средой посредством потоков физических ресурсов.

Физическая система фирмы (рис. 1)

 

 

 

Управление получит информацию о деятельности системы, что видно на этом рисунке.

 

Физическая система фирмы как система контроля (рис.2)

  

 

 

 

 

 

 

Информация не всегда передается прямо от физической системы управлению, в помощь строится ИС (рис. 3)

 

 

 

 

 

 

 

Как только менеджер получает информацию от ИС, он проверяет ее на достоверность, полноту, своевременность, завершенность.  Наряду с этой информацией так же должны быть определены стандарты, которые информируют о том, каков объем работы должен быть (рис. 4)

 

 

 

 

 

Если информация указывает, что в сфере выпуска требуется регулирование, то следует рис 6.

 

 

 

 

 

2. Влияние окружающей среды.

 

Фирма существует в среде, состоящей из элементов: частных лиц и организаций. Фирма – это физическая система, управляемая концептуальной системой.

Первые попытки фирмы использовать информацию как средство достижения конкурентного преимущества, выявили компьютерные связи с клиентами. Конкурентное преимущество относится к использованию информации, для того чтобы преуспеть на рынке. Идея заключается в том, что фирма не должна полагаться  полностью на лучшие физические ресурсы, лучше использовать концептуальные ресурсы. Как способ достижения максимального использования информации в качестве конкурентного ресурса, фирма может создать межорганизационные ИС и обеспечить связь со всеми элементами окружающей среды, которые должны быть направлены в обе стороны, за исключением конкурентов.

Информация и данные являются ресурсами, которые управляются, так же как и другие ресурсы. Это мнение представляет позитивный подход к использованию компьютеров.

В информационные ресурсы фирмы входят: компьютер, программное обеспечение, информационные специалисты, пользователи, оборудование, данные и информация.

Когда менеджеры фирмы решают использовать информацию для достижения конкурентного преимущества, они должны признать, что каждый из перечисленных элементов является информационными ресурсами. Ответственность за управление информационными ресурсами несет специальный состав специалистов – информационная служба, управляемая менеджерами.

Управление источниками информации УИИ – деятельность, которой следуют менеджеры на всех уровнях фирмы, для идентификации источников информации, необходимых для нужд пользователя, принятия источников информации и управление ими. Рассмотрение фирмой источников информации необходимы для стратегического планирования. Источники информации должны быть использованы как в сфере пользования, так и в сфере информационных служб. Стратегический план для источников информации должен предусматривать выпуск в производство источников информации, подходящих для конечных пользователей, сохраняя при этом контроль за ресурсами. УИИ отражают ценность стоимости информации и тех ресурсов, которые производят информацию.

Модель УИИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Идея вовлечения менеджеров фирмы в информационный менеджмент является последним открытием и названа УИИ.

Данный источник действует когда:

• фирма старается использовать информацию для конкурентного преимущества
• исполнители признают информационные услуги как главную функциональную сферу
• исполнители обращают внимание на источник информации, когда руководством планируется стратегия
• формальный стратегический план для источников информации существует
• исполнители допускают управление высшего уровня
• стратегический план предусматривает выпуск компьютерных систем конечных пользователей

3. Элементы окружающей среды:

• поставщики
• профсоюзные организации
• финансовые органы
• местные общества
• акционеры
• потребители
• конкуренты
• правительство

Поставщики, называемые еще продавцами, поставляют материалы, машины, услуги и информацию, которые используются фирмой для производства товаров и услуг. Эти товары и услуги предлагаются потребителям - имеющимся и будущим пользователям.

Профсоюзы - это организации квалифицированных и неквалифицированных рабочих. Финансовое сообщество состоит из институтов, которые влияют на денежные ресурсы, доступные фирме - это банки и другие институты и инвестиционные компании. Акционеры и собственники - это люди, вкладывающие деньги в компанию и представляющие высший уровень в управлении. Конкуренты - это все организации, соперничающие с фирмой на рынке. Правительство на республиканском, областном и районном уровнях осуществляет давление в форме законов, но и обеспечивает помощь в форме покупок информации и фондов.

Местное общество - это географическая область, где фирма выполняет свои операции. Фирма демонстрирует свою ответственность, используя экологически чистые устройства, занимаясь благотворительностью и т.д.

Фирма связана с элементами среды посредством потоков ресурсов, включающих в себя персонал, машины, деньги, информацию. Ресурсы движутся на фирму от элементов среды, через фирму и назад к элементам. Все ресурсы, поступающие на фирму из окружающей среды, возвращаются обратно. Некоторые из них поступают чаще, чем остальные. Обычно потоки включают в себя информационные потоки от потребителей, поток материалов потребителям, денежный поток к акционерам, поток оборудования от поставщиков, поток персонала из профсоюзов. Менее частые потоки состоят из денежных поступлений от правительства (например, для научных исследований), потока материалов к поставщикам и потока персонала к конкурентам (переманивание работников). Единственный ресурс, который связывает фирму со всеми элементами - это информация.

 

4. Системный подход как информационная методология.

 

В ходе решения множества возникающих проблем менеджер разрабатывает свои варианты, для чего должны присутствовать некоторые элементы решения проблем.

Структура проблемы влияет на ее решение Неструктурированные проблемы должен решать менеджер, а проблемы, которые имеют разработанную структуру, могут быть решены при помощи ИС. Полуструктурированные проблемы могут вместе решить менеджер и ИС.

Для решения проблемы должен быть разработан системный подход, который состоит из трех основных фаз:

• подготовка. Менеджер рассматривает фирму как систему, изучает среду фирмы и выделяет подсистемы внутри фирмы;
• определение. Менеджер исходит из того, что рассматривает систему на подсистемном уровне и анализирует последовательность системы;
• решение проблем. Менеджер сравнивает альтернативные решения, оценивает их, выбирает лучшее, выполняет его и развивает остальные действия, чтобы решения работало.

Факторы, которые менеджер считает уникальными, могут влиять на решение проблемы и включает в себя различные виды понимания проблемы, сбор информации и использование информации.

Разработка решения и решение проблемы.

Проблема – условие того, что вызовет исключительный вред или произведет исключительную прибыль. При этом решение проблемы становится действием, которое реагирует на проблему таким образом, чтобы подавать вредное воздействие или контролировать прибыль.

Решение – это выбор стратегии или действия. Разработка решения является результатом выбора стратегии или действия, которое как предполагает менеджер, обеспечивает наилучшее разрешение проблемы является сравнения  альтернативных решений.

а) Элементы решения проблемы

Для успешного принятия решения менеджер должен учитывать все элементы проблемы. Разрешение ее должно соответствовать целям и задачам системы, т.к. отражает стандартное представление, описывает желаемое состояние, которое система должна достичь. Дополнительно менеджер должен иметь доступную информацию, описывающую состояние, которое достигла система в настоящий момент. Если текущее состояние и желаемое одинаковы, у менеджера нет необходимости что-то предпринимать; если же эти два состояния различны, возникают некоторые проблемы, которые должны быть разрешены.

Состояние определяют элементы решения проблемы. Менеджер, стандартное состояние  и информация также является элементами концептуальной системной части общей модели системы. Поэтому концептуальная система является системой решения проблемы.

Различные между текущим и желаемым состоянием представляет решающий критерий, который приведет текущее состояние к желаемому.

Конечно, если текущее положение находится на более высоком уровне, чем в желаемое состояние, то задача будет состоять в том, чтобы сохранить это состояние и более того, укрепить текущее положение на высоком уровне. Если это положение с то желаемое положение может быть увеличено.

Менеджер обязан найти определение альтернативного решения, которое всегда существует. Это первый этап процесса решения проблемы, который можно провести при помощи ИС. Менеджеры обычно полагаются на свой опыт или прибегают к помощи некомпьютерных частей ИС.

Одновременно альтернативы определяются с помощью оценки ИС каждого из них. Эта оценка рассматривает всевозможные ограничения, которые могут быть либо внутренние, либо внешними. Внутренние принимают форму ограниченных ресурсов. Внешние принимают форму давления различных внешних факторов таких как правительство или конкуренты, воздействие которых очень важно.

Очень важно знать различие между проблемами и симптомами. Симптомы – это условия вызванные проблемой. Часто менеджеры рассматривают сначала симптомы, а затем проблему.

Менеджер должен понимать проблемы лучше других. Математическая модель указывает путь решения проблемы. Такую проблему называют структурной, потому что она состоит из элементов и взаимосвязей между ними, которые должен понять лицо, решающее данную проблему.

С другой стороны, существуют проблемы, которые может быть не понятны менеджеру, их называют, их называют неструктурными проблемами. Неструктурная проблема – это та, которая не содержит элементов или взаимосвязей между ними, и понять ее очень сложно, и иногда и невозможно. Примером является личностные проблемы.

Имеются полуструктурированные модели – это такие, которые состоят из нескольких элементов или взаимосвязей, которые понятны лицом, решающим проблему. (Выбор местоположения завода. Стоимость, земля, налоги стоимость может быть оценены с высокой степенью точности. Но зато такие, как естественные риски и местная культура, трудно определить и оценить).

Характер решения проблемы: начинать с проблем, рассмотреть различные пути решения и выбрать лучшее решение.

Возможности использования ИС в решении проблем менеджеров. Структура использования ИС стала известна как системный подход – последовательность этапов решения проблемы, которая обеспечит понятие проблемы, рассмотрение альтернативных решений  и исполнение выбранного решения.

Каждая фаза системного подхода состоит из особых видов действий, которые менеджер должен предпринять:

• подготовительные действия – подготавливают менеджера к решению проблемы путем обеспечения системной ориентации.
• определяющие действия (состоит в определении и понимании проблемы)
• решающие действия.

 

5. Фазы и этапы системного подхода.

 

Использование ИС стало известно в решении проблем, как реализация системного подхода, как последовательности этапов принятия решения, которое обеспечивает понятие проблемы, рассмотрение альтернативы и исполнение выбранного решения. Каждая фаза системного подхода состоит из трех особых видов действий, которые менеджер должен предпринять.

Фаза системного подхода:

Подготовительные действия (менеджер готовится к решению проблемы путем обеспечения системной ориентации)

Этапы подготовительной фазы:

• Фирма рассматривается как система, использовать необходимо общую модель систему, отметить, на сколько фирма соответствует общей модели.
• Рассматривается взаимодействие фирмы с окружающей средой, и выделяет подсистемы внутри нее
• Обеспечивает процесс функционального разложения

Определяющие действия (состоит в определении и понимании проблемы)

Этапы определяющего действия:

• Переход от системного к подсистемному уровню (анализ системы происходит иерархически, уровень за уровнем, изучается окружающая среда фирмы, анализ системы в условиях ее подсистемы)
• Анализ элементов системы в определенной последовательности