Коммуникация в организации: понятие, сущность, коммуникативные преграды и способы их преодоления

Во-вторых, менеджеры обязаны  разработать и использовать формальные каналы коммуникации, причем во всех направлениях.

В-третьих, менеджеры должны стимулировать одновременное использование  нескольких каналов коммуникации, формальных и неформальных. К числу таких  множественных каналов относятся  письменные директивы, дискуссии лицом  к лицу, «выходы в народ».

В-четвертых, структура организации  должна соответствовать потребностям в коммуникациях. Если в организации  существует дефицит горизонтальных каналов коммуникаций, в ней могут  быть созданы подобные команды, другие группы «быстрого реагирования», введены  должности менеджеров-интеграторов, матричные структуры. Организационная  структура, помимо всего прочего, должна отражать и потребности в информации. Если отдел или команда выполняют  сложные нестандартные задачи, необходима децентрализация структур, что позволяет  интенсифицировать дискуссии и  вовлечь сотрудников в процесс  управления. [1, с.235]

2.3 Правила построения  эффективной коммуникации

Все рассмотренные виды «барьеров» являются негативными факторами, препятствующими реализации коммуникативной функции. Их преодоление — одно из средств повышения эффективности данной функции. Еще более действенным средством этого выступает соблюдение некоторых общих правил и принципов построения эффективных коммуникаций. В настоящее время существует большое число различных перечней таких правил. Это связано как с важностью данной проблемы, так и с ее широтой. Наиболее значимые из этих правил состоят в следующем.

Наиболее общим является правило, согласно которому нельзя приступать к сообщению идеи, если она не понятна или не до конца понятна  самому себе. «Проясняйте свои идеи перед началом их передачи», — так формулируется это правило.

Правило «постоянной готовности к непониманию» и допущения за исполнителями «права на непонимание». Распространенное заблуждение руководителя состоит в том, что его нельзя не понять. Напротив, многообразие семантических  и личностных «барьеров» часто приводит к неполному и неточному пониманию  сообщений в первой его версии. Это требует дополнительных разъяснений.

Правило конкретности. Следует  избегать неопределенных, двусмысленных, расплывчатых выражений и слов, а  без необходимости не пользоваться незнакомыми или узкоспециальными терминами, перегружать сообщение  «профессионализмами».

Правило контроля за невербальными сигналами. Недостаточно контролировать только свою речь и содержание сообщения. Необходим также контроль за его формой в той части, которая касается его внешнего «сопровождения» — мимикой, жестами, интонацией, позой. Например, очень важная информация, сообщаемая руководителем, сидящим в расслабленной позе, да еще интонацией с оттенком игривости и к тому же в неофициальной обстановке, вряд ли будет осознана адресатом именно как таковая, несмотря на ее содержательные характеристики.

Правило адресата. Необходимо стремиться говорить «на языке собеседника», т.е. учитывать его жизненный и  профессиональный опыт, индивидуальные особенности, культурно-образовательный  уровень, его ценности и интересы.

Правило «собственной неправоты». При коммуникации всегда необходимо допускать, что личная точка зрения может быть неправильной. Это очень  часто предостерегает от очень серьезных ошибок и грубых просчетов.

Правило «места и времени». Эффективность любого сообщения, а  в особенности — руководящего распоряжения, резко возрастает в  случае их своевременности и выбора наиболее адекватной ситуации, обстановки, в которой они реализуются.

Правило открытости означает готовность к пересмотру своей точки  зрения под влиянием вновь открывающихся  обстоятельств, а также способность  принимать и учитывать точку зрения собеседника.

Правило активного и конструктивного  слушания — одно из основных условий  эффективных коммуникаций. Однако именно оно наиболее часто и нарушается — причем, чем выше уровень руководителя и авторитарнее его методы, тем  эти нарушения больше. В ряде случаев  это правило может выполняться  «с точностью до наоборот» и звучит так: «Если вы хотите со мной разговаривать, то молчите». Исследования показывают, что лишь 25% руководителей в этой или иной мере владеют умением слушать. К. Дэвис следующим образом суммировал те требования, которые включены в умение слушать: 1) перестаньте говорить; 2) помогите говорящему раскрепоститься; 3) покажите говорящему, что вы готовы слушать; 4) устраните раздражающие моменты; 5) сопереживайте говорящему; 6) будьте терпеливы; 7) сдерживайте свой характер; 8) не допускайте споров или преимущественной критики; 9) задавайте вопросы; 10) и снова — «перестаньте говорить!» Наконец, заключает К. Дэвис, «природа дала человеку два уха, но только один язык, намекнув, что лучше больше слушать, чем говорить». [9, с 156]

Правило обратной связи. О  важности обратной связи как общего принципа построения коммуникативного процесса уже было сказано. Именно он, в конечном итоге, обеспечивает достижение главной цели коммуникативного процесса — взаимопонимания. Технически обратная связь может обеспечиваться посредством  задавания контрольных вопросов или просьб повторить сделанное  сообщение. Другой организационной  формой обеспечения эффективной  обратной связи является своеобразный стиль руководства — «политика  открытых дверей» или «руководства не из кабинета» (у него есть и другие названия — выведение управления за пределы кабинетов, управление путем  обхода рабочих мест, «видимое управление», управление путем «хождения повсюду»).

Существует ряд принципов  обеспечения эффективной обратной связи, являющихся конкретными средствами реализации коммуникативной функции. Эффективная обратная связь:

- должна быть направлена на изучение действий членов организации;

- конструктивна, и благодаря ей получателю сообщаются полезные для него идеи;

- обнаруживает тенденцию к специфичности, точно устанавливая, в чем неполадки и что конкретно должно быть сделано для их устранения;

-  носит незамедлительный характер;

- основывается не столько на оценке сказанного (хорошо или плохо), сколько на изложении того, что должно (или не должно) быть сделано;

- полезна члену организации в той мере, в какой она предоставляет ему способы улучшения работы;

- характеризуется своевременностью поступления к работнику, давая ему возможность внести улучшения в свои действия;

- для того чтобы обратная связь была эффективной, члены организации должны проявлять желание и готовность принять ее;

- должна быть четко выражена таким образом, чтобы стать понятной получателю;

-должна быть надежной.

Только при соблюдении приведенных правил можно добиться эффективной коммуникации внутри организации. [10,с. 126]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, коммуникации представляют собой  контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в  устном или письменном виде посредством  символов или действий. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны  точного понимания отправленного  сообщения.

Успех коммуникации заключается в  реальном получении отправленного  сообщения. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному  отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Осуществление коммуникаций — это связующий процесс, необходимый  для любого важного управленческого  действия. В ходе коммуникации могут  возникать различные барьеры. Это  помехи и препятствия, которые искажают исходный смысл сообщения, мешают конструктивному  и грамотному диалогу.

Эффективной можно назвать  ту коммуникацию, при которой влияние  барьеров снижено по минимуму. Преодоление  коммуникационных барьеров осуществляется различными способами, такими как: устранение всех объективные барьеров, использование  максимально понятной собеседнику  лексики, избежание сложной или  профессиональной терминологии, формулирование сообщения максимально четко  и ясно, определите успешности контекста  конкретной коммуникационной ситуации, регулярная обратная связь.

Таким образом, барьеры в  коммуникациях неизбежно ведут  к неэффективному управлению организацией и мешают работе менеджера, если вовремя  не принимаются меры по их устранению.  Поэтому одной из важнейших функций руководителя в организации является налаживание эффективной коммуникации. Чем выше уровень коммуникации в организации, тем быстрее будут приняты управленческие решения и более эффективно функционируют все подразделения.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березин В.М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия. -М.: РИП-Холдинг, 2009.-400 c.
2. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс.- М.: Омега, 2005. -561 с.
3. Вацлавик П., Бивин Дж., Джексон Д. Психология межличностных коммуникаций: - М.: Речь, 2011. – 230 с.
4. Герчикова И.Н. Менеджмент. -М.:ЮНИТИ, 2005. - 480 с.
5. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. -М.: Санкт-Петербург: Союз, 2010.-350 с.
6. Каймакова М.В. Коммуникации в организации. –М.: Ульяновск: Отра, 2008.- 250 с.
7. Кашкина В.Б Основы теории коммуникации: краткий курс. -М.: АСТ, 2007. – 180 с.
8. Крейнер С. Ключевые идеи менеджмента. -М.: ИНФРА, 2010. – 277 с.
9. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -М.: Дело, 2009. – 361с.
10. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. -М: Знание, 2001. – 230 с.