Карьера современного менеджера и оценка уровня организации его труда

Материалами специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени и напряженное состояние руководителя являются следствием неправильной организации труда. Руководители часто не умеют отделить главное от второстепенного, определить перспективные задачи. Они часто занимаются работой, не требующей высокой квалификации, такой, как переписка, техническая работа с документами, поиск информации и т. п. на это затрачивается до 25% рабочего времени руководителя и часто приводит к перегрузкам.

Совершенствование организации  труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип "не делай того, что с успехом может сделать подчиненный", т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.

Важным моментом в  организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости руководителя и заместителей.

Часто руководители начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) руководители заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны, где достаточно подписи заместителей или же людей рангом еще ниже.

Руководитель на уровне директора, генерального директора  должен взять за правило подписывать  только те документы, которые имеют  особую важность и составлены при  его непосредственном участии или  под личным контролем.

Организация труда руководителя должна основываться на рекомендациях науки, игнорирование которых приводит к вторжению работников в компетенцию друг друга, дублированию функций. Бывают ситуации, когда несколько руководителей действуют по единой инструкции, не предусматривающей разделения между ними обязанностей и ответственности, или же существуют устаревшие по каждой должности инструкции.

Для правильной организации  труда руководителя необходимо проводить  ежедневный анализ рабочего дня. Необходимы самоанализ и самоконтроль для жесткого соблюдения установленного для себя распорядка дня, для понимания, в чем причины отклонения от рекомендуемых наукой правил работы.

Проблема организации  труда руководителя не может быть решена без умелого планирования рабочего времени. Руководители, как правило, работают по 10—14 часов, но редко получают удовлетворение от результатов своего труда. Они часто занимаются не входящими в их компетенцию функциями. Нуждаются в упорядочении стиль, приемы и техника личной работы. Рабочее время чрезмерно дробиться, не выделяются сложные и важные задачи, не контролируется их исполнение.

Есть некоторые рекомендации как  планировать рабочий день руководителя в следующей последовательности:

1. Изучение бюджета  рабочего времени по основным  направлениям контактов руководителя с вышестоящим руководством, партнерами по горизонтали, подчиненными.

2. Анализ содержания  выполняемых задач и определение  времени, требуемого для их  решения.

3. Выявление того, в  какой мере планируемый объем  работы согласуется с бюджетом личного времени. В случае расхождения сравниваемых величин, что весьма вероятно, принимаются меры к их сбалансированию (посредством пересмотра и сокращения круга решаемых руководителем вопросов, ужесточения режима работы).

4. Составление перспективного плана, горизонт которого различен в зависимости от специфики деятельности руководителя. План оформляется чаще всего в виде графика (одновременно используемого в качестве инструмента детализации перспективного плана), в котором последовательно представлены все работы и время их выполнения (к плану рекомендуется приложить список дел, не имеющих конкретных сроков выполнения).

5. Организация планирования  каждого отдельно взятого рабочего дня с записью всех текущих дел.

Наблюдения показывают, что каждому руководителю в течение рабочего дня приходится в среднем 30-40 раз переключаться с одного дела на другое, а решение возникающих вопросов занимает 5—10 минут. Растет физическое и нервное напряжение руководителя и снижается качество принимаемых решений. Как отмечают специалисты, трехминутный вынужденный перерыв в умственной работе вызывает необходимость терять от 15 до 30 минут на переключение внимания.

Наибольший удельный вес в бюджете рабочего времени  руководителя занимают совещания. На совещания, как правило, приглашается много лиц, не имеющих к ним никакого отношений. Из-за не подготовленности они длятся долго.

Совещания - это форма  обсуждения сложных вопросов и подготовки сложных решений коллегиальным  путем. Перед проведением совещания необходимо тщательно продумать вопросы для обсуждения и определить круг заинтересованных руководителей и подразделений.

Время следует выбирать к концу рабочего дня и не чаще двух раз в неделю. По результатам необходимо принимать конкретные решения. Обстановка должна быть непринужденной, каждый должен иметь возможность высказаться и быть до конца выслушан. Все участники должны убедиться в правильности задач и принимаемых решений.

Руководитель, планирующий  свой рабочий день, должен работать в определенном режиме, и на конкретные дела должно отводиться конкретное время. Особое внимание следует уделять приему посетителей. Не нарушать время приема, относиться к посетителю уважительно, выслушивать и принимать конкретное решение.

Важное место в работе руководителя занимает информация. Полная и достоверная информация о рынке, других предприятиях, отрасли в целом - залог правильных и своевременных решений. Опыт показывает, что поступающая руководителю информацию на 50-60% неполная, ненужная или несвоевременная. Рост документооборота создает видимость активизации предприимчивости, а на самом деле процветает бюрократия.

Все это является порождением  множества причин. Нет полной самостоятельности  предприятий, нечетко определены компетенция, права, обязанности и ответственность  отдельных подразделений и их руководителей. Это дает возможность должностным лицам перекладывать на других ответственность за выполнение тех или иных функций. Многие руководители подменяют деловитость показухой, прикрывают свою бездеятельность и бездарность оправдательными документами. Между партнерами сплошное недоверие, что требует формальной подстраховки через бюрократическую переписку. Особенно большой вред наносит недисциплинированность и пренебрежение обязательствами.

Все это требует улучшения  организации труда и поддержки предприимчивости руководителя. Работу нужно поставить так, чтобы руководитель имел под рукой всегда необходимую информацию, но только такую, которая необходима для выработки решений в рамках его компетенции. В этой связи на крупных предприятиях необходима должность экспертов-организаторов, которые могли бы отобрать нужную информацию и дать рекомендации по движению документов.

 

           2.2. Оценка уровня организации труда менеджеров.

Прежде всего следует  подчеркнуть, что менеджеры ничего не производят, кроме управленческих решений, поэтому при оценке их деятельность судят по эффективности их труда на основе анализа использования руководителями их рабочего времени. Учесть и проанализировать фактические затраты времени любого менеджера можно путем определения структуры его рабочего дня. Для этого используется «фотография» и «самофотография» рабочего дня.  И в том, и в другом случае фиксируются затраты времени на определенные функции менеджмента, причем либо это делается специально выделенным для этого хронометражистом, либо самим менеджером.

Составленная на основе фотографии или самофотографии рабочего дня фактическая структура сравнивается с нормативной, на основе чего делаются выводы об отклонениях от норматива  и разрабатываются мероприятия  по совершенствованию структуры рабочего дня менеджера. Исследование причин потерь рабочего времени показывают, что основными из них являются следующие:

• Лишние ступени и звенья в аппарате управления приводят к усложнению системы документооборота и снижению оперативности управления.
• Существенный вред наносят диспропорции в численности руководящих и вспомогательных работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.
• Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, снижает эффективность управления.
• Нечеткая организация выполнения принятых решений приводит к дублированию, потерям времени.
• Много времени непроизводительно тратится на излишнюю отчетность.

В качестве других причин потерь рабочего времени можно указать такие, как:

• нарушения трудовой и технологической дисциплины;
• значительное количество плохо подготовленных совещаний;
• неполучение из других отделов и служб сведений в установленные  сроки;
• низкое качество полученных документов;

Поэтому совершенствование организации труда предполагает как рационализацию всех управленческих работ, так и повышение производительности труда управленческих работников. Этого можно добиться путем совершенствования оперативного управления, информационного обеспечения и делопроизводства, четкого определения функций работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда и отдыха.

 

2.3.  Эффективная модель деятельности менеджера.

Управление компанией имеет множество компонентов, но обязательно должно представлять единую систему, в которой функционирование отдельных элементов взаимозависимо и взаимообусловлено. Управлять  - значит  вести  предприятие  к  его  цели, извлекая  максимум  возможности  из  имеющихся  ресурсов. Управление фирмой требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений. Специалистам  нового  времени  необходимы  глубокие  знание  по  менеджменту. Поэтому правильная организация труда менеджера очень важно. Труд менеджеров должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Однако эффективность труда должна сочетаться с соблюдением норм управляемости, норм условий труда и рациональным планированием рабочего дня. Некоторые из предписаний для успешного ведения дел менеджера и его организации труда.

1. Каждодневно обдумывать  новые мероприятия по экономии  своего времени и времени сотрудников  в соответствии со спецификой  предприятия. Для этого в числе  других шагов следует поручить  помощнику, референту, секретарю  или специально выделенному сотруднику систематически информировать о всех новинках в этой области, появляющихся в печати и т.п.

2. Пусть первым вашим  занятием утром в начале работы  станет установление точного  графика дня и приоритета рассматриваемых  вопросов.

3. Малозначительные, второстепенные вопросы надо накапливать и посвящать им 3-4 часа в месяц.

4. Раз в месяц следует  проверять исполнительность и  степень осознания ответственности  ваших подчиненных путем “дотошной”  ревизии выполнения одной из  важных задач. Любая проверка  должна завершиться соответствующими выводами.

5. Всегда носите при  себе несколько чистых карточек  для записи удачных идей, замыслов  или важных наблюдений.

6. Как можно больше  дел поручайте для исполнения  подчиненным; в вопросах специфичных  обязательно используйте специалистов.

7. Не умножайте количества  корреспонденции; избавляйтесь от  ненужной информации.

8. Не работайте в  выходные дни.

9. Решив трудную и  важную задачу, наградите себя  свободным временем, чтобы “развеяться”.

10. Не распыляйтесь, концентрируйте  внимание и усилия на одном фундаментальном ( для данного момента) вопросе.

11. Перелистывайте книги,  периодику, отчеты, доклады быстро, отыскивая главные мысли и  выводы.

12. Анализируйте свои  привычки и наклонности, чтобы  они не входили в противоречие  с интересами дела.

13. Используйте “часы  ожидания” для разрешения мелких  вопросов (отправляясь на совещание  или прием, захватите с собой  несколько бумаг с такими вопросами).

14. Не тратьте время  на сетования и терзания по  поводу неудач.

15. Запомните: “для  важных дел у вас есть достаточно времени!”.

2.4. Роль менеджера в российской организации.

 

По мере развития и  роста капитализации отечественных  предприятий все более очевидным  становится, что главное действующее  лицо в компании – менеджер. Именно он ежедневно принимает множество решений и отвечает за качественную работу структурных подразделений.

В нашей стране, в эпоху  плановой экономики, сложилось ошибочное  представление о том, что управление – это что-то такое технократичное. Нет, менеджмент – это, прежде всего, работа с людьми. Разумеется, речь не идет о том, что каждый менеджер должен обладать психологическим образованием. Но он должен так организовать работу подчиненных и коллег, чтобы компания пришла к запланированному результату. Таким образом, менеджмент – это управление коллективом людей, своего рода мини-социумом.