Исследование стилей коммуникации в организации

Вопрос № 12.  Существуют ли какие-нибудь приемы устранения коммуникативных барьеров в организационных коммуникациях? Если да, то какие?

Вопрос № 13. Коммуникативные барьеры какого рода чаще всего присутствуют в ваших межличностных коммуникациях?

Вопрос № 14. Какие способы устранения коммуникативных барьеров в межличностных коммуникациях вы используете?

Проанализировав полученные ответы, коммуникационные процессы на предприятии ВОАО «Химпром» можно охарактеризовать следующим образом.

В практике управления предприятием, как и других организаций, присутствуют все вышеназванные коммуникационные составляющие. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. Рассмотрим эти особенности исходя из элементов, этапов коммуникационного процесса, видов коммуникаций присущих ВОАО «Химпром».

ВОАО «Химпром» больше присуща централизованная сеть обмена информацией. То есть, общение среди сотрудников ограниченно несколькими каналами и основной поток информации идет через ключевую позицию в сети, то есть начальников структурных подразделений и начальников отделов. Они  контролируют распределение информации и имеют преимущественный доступ к ней. Децентрализованная сеть используется в неформальных коммуникациях и выражается в социальных взаимодействиях между людьми, отражающие потребности в общении.

Предприятие использует в своей работе нисходящие и восходящие коммуникации. Нисходящие коммуникации – это коммуникации, направленные сверху вниз, т.е. от руководителя к подчиненному. На предприятии это выражается, как в устной, так и в письменной форме. В письменной форме она может выглядеть в виде издаваемой руководителем распорядительной документации: приказы, распоряжения, указания, служебные записки и др.

Восходящие коммуникации – это направленные снизу вверх – от подчиненных к руководителю – они могут выражаться в виде подаваемых заявлений, объяснительных и докладных записок,  разных форм отчетов. Данные формы коммуникаций требуют как от руководителя предприятия, так и от руководителей структурных подразделений – умения правильно, своевременно и доступно подать требуемую информацию. За каждым из документов ведется контроль, так как издаваемые документы несут в себе  информацию, необходимую для  его выполнения. Любой издаваемый распорядительный документ имеет исполнителя, назначенного руководителем, который ведет контроль за документом. В обязанности исполнителя входит  своевременно, неотлагательно и в доступной форме донести содержание документа,  до людей,  непосредственно связанных с исполнением. Общий контроль за всей документацией на заводе, как нисходящей, так и восходящий ведут работники отдела канцелярии.

В пределах  ВОАО «Химпром» проводятся различного рода совещания, такие как: ежедневные – директор (или в его отсутствии исполняющий обязанности директора) собирает заместителей, начальников структурных подразделений, на совещание для решения текущих вопросов. Затем начальники структурных подразделений проводят планерки с руководителями отделов. А также ежедневно, в конце рабочего дня, начальники цехов передают по селектору сводки по выпуску произведенной продукции заместителю директора по производству. При экстренных случаях или появления вопросов, которые необходимо решить неотлагательно, собирается Совет директоров.

 На предприятии применяются электронные средства коммуникации. Общение по телефону, internet, e-mail и прямые включения online, помогают сократить время на передачу информации в письменной форме.

Предприятие имеет адрес страницы в сети Интернет, на которой доступна информация об истории его создания, продукции, подразделениях, инвестициях, услугах, вакансиях, контактах и др.

На предприятии выходит собственная газета – «Вестник «Химпрома». На ее страницах публикуются материалы, актуальные для акционерного общества и его работников. Кроме того, функционирует собственное радиовещание.

Как правило, обратная связь в процессе коммуникации между субъектами осуществляется чаще всего, что способствует значительному повышению эффективности обмена информацией.

Информация, которая используется в организации для коммуникационного управления, подразделяется на:

1. базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.

В отделах и бюро преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются с помощью технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация заключается в том, что каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, утверждений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.