Использование информационных технологий в органах государственного управления и местного самоуправления. Электронное правительство

4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

• электронная почта;
• поддержка видеоконференций;
• управление изображениями;
• совместное использование документов;
• маршрутизация;
• календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

• описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
• организация хранения документов и возможность их просмотра;
• организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
• ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
• установка прав на работу с документами;
• контроль исполнения документа;
• поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

Из вышеизложенного можно  сделать вывод, что в настоящее  время существуют следующие системы  автоматизации документооборота в  организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

1.3 Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение  подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс  технических средств составляют:

- компьютеры  любых моделей;

- устройства  сбора, накопления, обработки, передачи  и вывода информации;

- устройства  передачи данных и линий связи;

- оргтехника  и устройства автоматического  съема информации;

- эксплуатационные  материалы и др.

Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

- построить распределенные  хранилища информации (базы данных);

- расширить перечень решаемых  задач по обработке информации;

- повысить надежность  информационной системы за счет  дублирования работы ПК;

- создать новые виды  сервисного обслуживания, например  электронную почту;

- снизить стоимость обработки  информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает  насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные  технологии.

1. Технология «клиент – сервер».
2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

Можно сделать вывод, что  постоянно расширяется и совершенствуется применение системы автоматизированных банков экономической информации и  электронных форм документов, современной  информационно-телекоммуникационной системы взаимодействия органов  статистики с соответствующими федеральными и региональными информационными  службами, министерствами, ведомствами  и другими пользователями.

 1.4 Информационные технологии в сфере государственного и муниципального управления

Нормативное регулирование использования  новых информационных технологий .

В этом пункте рассматривается нормативное  регулирование делопроизводства и  новых информационных технологий на уровне федеральных законов, государственных  стандартов и иных нормативно-методических документов.

Федеральные законы

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях  и защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск,  получение, передачу, производство  и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Основные понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы.

Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной  цифровой подписи в электронных  документах, при соблюдении которых  электронная цифровая подпись в  электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе.

Основные  используемые понятия: ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»:

- электронный документ;

- электронная цифровая подпись;

- владелец сертификата ключа подписи;

- средства электронной цифровой подписи;

- сертификат средств электронной цифровой подписи;

- закрытый ключ электронной цифровой подписи;

- открытый ключ электронной цифровой подписи;

- сертификат ключа подписи;

- подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

- пользователь сертификата ключа подписи;

- информационная система общего пользования;

- корпоративная информационная система.

1.5 Понятие «электронного правительства» и необходимость внедрения информационных технологий в деятельность органов власти

Термин e-government часто переводится как  «электронное правительство». Такой  перевод, по моему мнению, сужает понятие, по существу сводя вопрос только к  исполнительной власти. Термин «электронное государство» не только наиболее соответствует  английскому термину, но и подчеркивает, что речь идет обо всех трех ветвях власти - законодательной, исполнительной и судебной, а также о муниципальной  власти. Агамирзян И. «Мировой опыт реализации концепции «электронного  правительства» (http://www.microsoft.com/rus/government/analytics)

Очевидно, словосочетание «электронное государство» воспринимается неоднозначно (как, впрочем, и иные определения государства - «правовое» или «социальное»). Однако по мере формирования нового состояния  государства, определения его функций, задач данные словосочетания становятся более привычными.

Поскольку в настоящее время «электронное государство» находится в стадии становления, его понятие четко  не сформировалось. Определение «электронное»  условно обозначает новые информационно-коммуникативные  каналы связи государственных органов и граждан. Согласно закону США «Об электронном государстве» 2004 г. под этим термином понимается использование государством Интернета и других информационных технологий в целях расширения доступа общественности, агентов, других государственных структур к государственной информации и службам, а также для повышения эффективности качества работы информационных технологий.

Основной  задачей информатизации является повсеместное внедрение электронного документооборота. По определению профессора Буаде  под информацией (лат information - разъяснение, изложение, осведомленность) подразумевается  «все то, что уменьшает степень  неопределенности нашего знания о данном предмете». Таким образом, эта мера определяет полезность, ценность переданных сведений для конкретного получателя. Поэтому общим является понятие  «данные» - любые сведения без оценки их значимости для потребителя. Информационная технология управления должна содержать  как минимум 3 важнейших компонента обработки информации: учет, анализ и принятие решений.

Существенным  недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования  информации. Одна из основных целей  автоматизации - снабдить каждого сотрудника, информацией в то время и в  той форме и объеме, которые  ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной  части базы данных). Для этого  необходима единая интегрированная  база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом  оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого  из сотрудников. Такой подход подразумевает  комплексную информатизацию, т.е. создание компьютеризированной системы управления, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Развитие  и широкое применение информационных и коммуникационных технологий (далее - ИКТ) является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической  революции последних десятилетий. Применение ИКТ имеет решающее значение для повышения конкурентоспособности  экономики, расширения возможностей ее интеграции в мировую систему  хозяйства, повышения эффективности  государственного управления и местного самоуправления.

Важным результатом распространения  ИКТ и проникновения их во все  сферы общественной жизни является создание правовых, организационных  и технологических условий для  развития демократии за счет реального  обеспечения прав граждан на свободный  поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, и  вследствие чего получение качественных государственных и муниципальных  услуг.

Потребность населения и бизнеса в расширении доступа к информации и государственным  структурам объясняется необходимостью оперативно принимать решения в  системе постоянно усложняющихся  общественных связей.

Благодаря тому, что информация о деятельности государственных структур, в том  числе в электронной форме, становится доступнее, процесс принятия государственных  решений оказывается более прозрачным.

Использование ИКТ в работе органов государственной  власти позволит расширить объем  открытой информации в частности  по таким важным вопросам, как законопроектная  деятельность, бюджетный процесс, закупки  продукции для федеральных государственных  нужд, управление государственной собственностью, конкурсное замещение вакантных  должностей.

Веб-сайты  государственных и муниципальных  органов - это не дань моде, они несут  большую информационно-правовую нагрузку. В условиях информационного общества особое значение приобретает вопрос о прозрачности деятельности органов  исполнительной власти. Эти обстоятельства должны повлиять на состояние информационной и государственной безопасности в целом, на реальность института  ответственности, как органов государственной  власти, так и государственных  служащих.

«Электронное  государство» делает еще один шаг, чтобы  приблизить государственный аппарат  к населению. Интернет-технологии дают возможность обращаться в государственные  структуры, в сущности, в любое  время и из любого места, где есть компьютер, подключенный к сети. Государственные  органы становятся более открытыми  и доступными для общества, ориентированными на граждан. Бачило ИЛ. «Информационное  право». М., 2003

Основными целями при внедрении информационных технологий на уровне государства являются:

· повышение эффективности и прозрачности бюджетного процесса и деятельности контрольно-счетных палат;

· повышение эффективности механизмов налогового администрирования, упрощение  выполнения налоговых обязанностей;

· создание системы информационно-аналитического обеспечения налоговых проверок, формирования и представления налоговых  деклараций в электронном виде;