Информация и коммуникации в управлении предприятием

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Оперативное управление производством

На тему: «Информация и коммуникации

в управлении предприятием»

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

Введение………………………………………………………………………. 3

1. Коммуникативная составляющая общения…………………………. 4
2. Вербальные и невербальные межличностные коммуникации…….. 6
3. Эффективность коммуникаций в управлении……………………… 10
4. Понятие информации………………………………………………… 12
5. Источники информации……………………………………………… 13
6. Этапы обмена информациями…………………………………….…. 15

Заключение…………………………………………………………………... 21

Список используемой литературы……………………………………….... 22

ВВЕДЕНИЕ

Межличностное взаимодействие - как форма общения  двух и более субъектов контактирования - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку  общение подразумевает обмен  информацией между людьми, целью  которого является обеспечение понимания  передаваемого сообщения, то можно  говорить уже о коммуникационном процессе.

Коммуникации  имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем управления. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством межличностного взаимодействия.

Роль  коммуникаций очевидна как на малых  фирмах, так и в крупных компаниях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, но также  и людей, работающих на данном предприятии.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении межличностного взаимодействия в управлении их эффективного развитию.

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах  и т.п.), которые уменьшают имеющуюся  степень неопределенности, неполноты  знаний, отчужденные от их создателя  и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в  виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно  воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Информация - это данные, несущие  в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации.

Информация позволяет организациям:

-осуществлять контроль над текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

-определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

-принимать обоснованные и своевременные решения;

-координировать действия подразделений в достижении целей.

Руководителя  интересует информация о физических и юридических лицах, передовой  технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная  информация является основой управленческого  процесса, и от того, насколько она  совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

 

1. КОММУНИКАТИВНАЯ  СОСТАВЛЯЮЩАЯ ОБЩЕНИЯ

 

Существование организации как упорядоченной  структуры связей заранее подразумевает  необходимость взаимодействия различных (формальных и неформальных) социальных групп и индивидов, в том числе  с окружающей внешней средой.

В процессе взаимодействия при общении выделяют три составляющих:

- коммуникативную (передача и обмен информацией между участниками);

- интерактивную (взаимодействие общающихся, которое предусматривает обмен не только словами, но и действиями, поступками);

- перцептивную (взаимовосприятие общающимися друг друга).

Коммуникации  могут рассматриваться как обмен  идеями, интересами, настроениями и  т. п., и как информация, увязанная  с конкретным поведением партнеров. Коммуникативная составляющая общения  предполагает:

- наличие, как минимум, двух  индивидов - участников обмена  информацией в процессе взаимодействия;- взаимное или одностороннее доминирующее психическое воздействие на партнера;

- обладание партнерами единой  системой кодирования информации. При отсутствии перечисленных  условий возможно возникновение  коммуникационных барьеров, которые  могут носить социальный или  психологический характер. Социальные  барьеры возникают при отсутствии  единого понимания ситуации общения,  вызванного глубинными различиями  между партнерами (социальным, политическими,  религиозным, профессиональными  и т. п.). В управлении профессиональные  различия наиболее ярко проявляются  в особенностях деловой культуры. В современном деловом мире  сложились три уровня деловой  культуры: национальный, организационный  и управленческий (стиль управления). Национальная культура оказывает  сильное влияние на организационную,  которая, в свою очередь, определяет  управленческую. Однако при сильном,  волевом руководстве управленческая  культура начинает определять  организационную, а совокупные  организационные структуры могут  изменить национальную культуру.

Стимулирующим фактором формирования деловой культуры выступает мотивация  нации. Различают четыре основных вида мотивации, которые соответствуют  той или иной культуре:¹

- целевая мотивация - стремление к достижению цели стать лидером на рынке, первым освоить прогрессивное нововведение и т. п.;

- защитная мотивация - стремление к созданию стабильного жизненного уклада, исключающего вмешательство в личную профессиональную деятельность извне;

- уравнительная социальная мотивация,  при которой высоко ценится  качество жизни, но проявляются  консервативные тенденции, выражающиеся  в боязни изменений, чтобы не  стало хуже;

- рисковая социальная мотивация,  направленная на сознательный  риск для повышения качества  жизни.

Формирование деловой культуры происходит под воздействием знаний, морали, религии, искусства, привычек, приобретенных обществом в процессе своего развития. Россия позже других начала строить современные рыночные отношения, это евроазиатская страна, в которой следует различать  культуру русских и культуру россиян, включающую в себя свыше ста национальных культур.

Предпринимательство выходит далеко за национальные рамки, вовлекая в свою орбиту лиц с различным кругозором. В результате культурные различия начинают играть в организациях все возрастающую роль и сильнее воздействовать на результативность деловой активности. Различия в стереотипах мышления вызывают проблемы и противоречия в  профессиональной деятельности и деловом  общении. Своеобразие национальной культуры проявляется как в духовной, так и в материальной сферах жизни  и деятельности (особенности экономического уклада, традиции труда и производства, и т. п.).

В национальных культурах базовая  структура образует некий контекст высокого или низкого уровня. При  наличии высокого контекста в  межличностных отношениях большую  роль играют ситуация и интуиция, а  также традиции. В таком обществе договоренности строго соблюдаются (некоторые  арабские и африканские страны). При низком контексте (промышленно  развитые западные страны) межличностные  контакты четко формализованы, в  общении применяются строгие  формулировки, смысловое значение которых  не зависит от ситуации и традиций. Между крайними проявлениями культур "высокого"' и "низкого" контекстов находится большинство остальных  стран, проявляющих в различных  сочетаниях черты обоих типов  культур (в том числе и Россия).

В предпринимательской деятельности крайне велико значение социальных аспектов. Одной из характерных черт социальной организации общества является преобладание индивидуализма или коллективизма (группизма). Индивидуализм направляет деятельность предпринимателя в  сторону вектора его личных интересов, что повышает степень делового риска. Коллективизм вырабатывает некие стандарты  интересов на рынке потребностей, стереотипы поведения человека в  группе, что ограничивает его свободу, но снижает степень риска.

Россия представляет собой типичный образец культуры, которая сочетает в себе элементы взаимообусловленного индивидуализма и строгого коллективизма. Взаимообусловленный индивидуализм придает личности чувство солидарности с другими членами группы, принуждает вести себя адекватно им на основе принципов взаимозависимости. Строгий коллективизм жестко ограничивает активное индивидуальное волеизлияние личности и обуславливает сильные консервативные традиции единодушия с целью поддержания существующих структур, норм и правил. При таком коллективизме господствует контроль сверху и принуждение. На предрасположенность личности к индивидуализму или коллективизму влияет род занятий, культура региона, возраст, стаж работы и степень вовлеченности в руководство другими людьми.

К числу вербальных коммуникаций относят  устные и письменные сообщения. Устная передача информации происходит повсеместно  в процессе делового общения, совещаний, переговоров, презентаций и т. п., когда наибольший объем информации партнеры извлекают посредством  речевой связи. Письменные коммуникации образуются в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций и т. п., то есть при передаче письменных указаний. Несмотря на то, что вербальные коммуникации составляют основу делового общения, их удельный вес в процессе взаимодействия не превышает 10%.

 

2. ВЕРБАЛЬНЫЕ И НЕВЕРБАЛЬНЫЕ МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ  КОММУНИКАЦИИ

 

В качестве способов обеспечения вербальных коммуникаций используются слушание, речь, чтение и письмо. Слушание представляет собой процесс одностороннего приема информации от говорящего и занимает до 45% времени межличностных коммуникаций. Различают следующие основные формы  слушания:

1) сбор информации (нейтральное);

2) оборонительное (скептическое отношение  к собеседнику);

3) вежливое (паузы между собственными  высказываниями);

4) селективное (слышит то, что  хочет услышать);

5) активное (понимающий собеседник, располагающий к общению в  диалоге).

Активное слушание предполагает использование  таких приемов как: поощрение (кивание, «поддакивание»); пояснение (переформулировка, уточнение); переспрашивание (пересказ «попугаем»); отражение (обращение к  чувствам); подведение итогов (промежуточное  уточнение); признание значимости собеседника.

Речь представляет собой диалог собеседников и составляет основную долю коммуникаций на совещаниях, переговорах, презентациях и т.п. (до 30% времени  межличностных отношений).

Важное значение в обеспечении  эффективности вербальных коммуникаций имеет тип личности собеседников.

Способы восприятия и передачи информации характеризуют индикаторы модальности, которые соответствуют трем основным типам сенсорного опыта:

1) визуальная модальность (внешняя  и внутренняя информация представляет  собой комплекс зрительных образов),

2) аудиальная модальность (информация  представляет собой комплекс  звуков),

3) кинестетическая модальность  (информация представляет собой  комплекс ощущений - вкус, осязание, обоняние и т.п.).

Необходимое условие эффективности  коммуникаций - это передача информации в той модальности, в которой готов воспринимать ее слушатель. По движению глаз партнера по коммуникациям можно определить в какой модальности происходит у него процесс обработки информации.  Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Главным компонентом невербальных коммуникаций (до 55% всех коммуникаций) является язык телодвижений, к которому относят: одежду, осанку, жесты, собственно телодвижения, фигуру человека, позу, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими.

Акустические невербальные коммуникации содержат паралингвистическую (тембр  голоса, его диапазон, тональность) и экстралингвистическую (паузы  в речевом сообщении, покашливание, плач, смех, темп речи) системы.

Паралингвистические средства общения  как выражение экспрессии соответствуют  особенностям эмоционального состояния  собеседников. Существенное изменение  громкости, тембра, ритма, высоты звука  характеризует степень внутреннего  волнения. Монотонная речь часто свидетельствует  о скованности партнера по общению. Приторно-елейный голос означает неискренность высказывающегося, а  «металлические нотки» говорят об энергии, твердости, решительности собеседника. В интонации речи различают: мелодию, тембр, силу голоса, темп разговора, паузы, ударения. Строгая циклическая речь характеризует волю, самодисциплину, педантичность. Неравномерность в  ритме свидетельствует о неустойчивом эмоциональном состоянии, с трудом поддающемся самоконтролю.

Наиболее характерными экстралингвистическими средствами невербального общения  являются смех и улыбки.

Расслабленная улыбка (чем меньше напряженная, тем привлекательнее) - выражает первоначально пережитую радость без всяких отвлекающих помех, безоговорочное признание каких-либо ценностей, находящихся вне собственной личности.

Искаженный, отрицающий смех или улыбка (в опущенных уголках рта скрывается отрицание). Характеризует иронию, злорадство, отречение Сладкая улыбка (мимическое проявление как при реакции на сладкое) - типична для ханжей и сентиментальных личностей, а также закоренелых льстецов, которые отвечают ей на воздействие со стороны лица, которому они льстят.