Информационные технологии в управлении

Эта подсистема включает средства управление крупными долгосрочными инвестиционными  проектами, начиная с предварительной  оценки бюджета и заканчивая оценкой  всего комплекса выполненного проекта:

• сетевое планирование (планирование и корректировка графика изготовления продукции по стадиям выполнения проекта);
• управление конструкторскими данными (поддержание системы проектно-конструкторских разработок, внесение изменений, отслеживание сделанных изменений при изготовлении);
• бюджетирование проекта (разработка и анализ планового бюджета проекта на всех стадиях от появления идеи до получения опытного образца готового изделия);
• оперативно корректировать изделие под требования заказчика.

4. подсистема «сервис» предназначена для поддержки решений по управлению сервисными услугами, пред - и послепродажного и специального обслуживания.

Она обеспечивает выполнение регламентных работ; планово-предупредительные мероприятия; ремонт и устранение неисправностей; гарантийный ремонт.

Подсистема «сервис» включает также:

• модули управления профилактическим обслуживанием и текущего ремонта (формирования графика работ, подготовка заказов на обслуживание, расчет доходов);
• управление договорами на обслуживание;
• разработку графиков обслуживания и ремонта (планирование занятости персонала, подготовка оперативных заданий на ремонт, определение приоритетов заказов);
• анализ затрат.

5. подсистема «управленческий контроль» обеспечивает руководителей обобщенной информацией по деятельности предприятия.

Она состоит из блоков:

• анализ показателей деятельности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);
• мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значения по отношению к критическим уровням, наглядное представление данных);
• ретроспективный анализ и прогнозирование.

Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным  формам.

Информационная система  опирается на современные программные  продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования четвертого поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология построения управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расширении функциональных возможностей, инвариантность по отношению к используемым интерфейсам и базам данных.

Из широко распространенных локальных компьютерных систем следует  выделить:

• система бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супербухгалтерия», «Турбобухгалтер»;
• системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК», «Консультант Плюс»;
• системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Суперменеджер»;
• системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство».

Малыми интегрированными системами  являются: Concorde XAL, Exact, NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, «Босс-корпорация»; средними интегрированными системами - JD Edwards, MFR-PRO, SytiLine (SYMIX); крупными интегрированными системами - SAP R/3, BAAN, Oracle Aplication,BPCS.

1.6. Комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента

Системная деятельность менеджера требует достижения информационного комфорта с использование пакета прикладных и системных программ различного назначения. Важнейшие из них рассматриваются в данной части.

В сложном мире компьютерных информационных систем современным  менеджерам требуется прежде всего  эффективно использовать возможности  серверных операционных систем, обеспечивающих высокую производительность, простой запуск многих серверных приложений, телекоммуникационные функции, осуществляя тем самым руководство персоналом, оснащенным компьютерами.

Современные сетевые операционные системы (ОС) (например, Microsoft Windows NT Server) - надежная платформа для управления информационной системы любого масштаба: от простейшей сети из нескольких персональных компьютеров до сложной гетерогенной системы на сотни тысяч пользователей.

Система безопасности современных  ОС обеспечивает сертифицированную защиту информации и системных служб от несанкционированного доступа и от неквалифицированных действий пользователей.

Одни из основных преимуществ  сетевых операционных систем - возможность многоцелевого использования серверов (сервер файлов и сервер приложений) и организация эффективного обмена сообщениями при управлении большими базами данных. Менеджерскую информационную систему, используя сетевые ОС, можно построить на единой платформе, что в итоге позволит существенно снизить затраты на функционирование системы и обучение персонала.

Современные сетевые операционные системы работают на разных аппаратных платформах, на компьютерах с несколькими  процессорами. При этом общая производительность сетевых ОС повышается при увеличении мощности компьютерных средств. Для пользователей поставляются версии сетевых ОС, поддерживающие русский язык.

Разработчики информационных систем, менеджеры используют возможности  сетевых операционных систем для  объединения различных рабочих станций с персональными компьютерами для интенсивной обработки данных с помощью методов вытесняющей многозадачности, что дает пользователям возможность выполнять одновременно несколько приложений без потери производительности. Например, пользователи могут работать с приложениями в то время, когда в фоновом режиме идет загрузка данных из сети Интернет, печать документов и копирование данных с сервера сети на локальный диск компьютера рабочей станции для доступа к сети Интернет. Сетевые операционные системы групповой работы менеджеров поддерживают программы просмотра Web - страниц, сетевые протоколы для работы с Интернет. Менеджеры-пользователи могут так же создавать свои собственные Web - страницы и совместно использовать их информацию внутри рабочей группы, что обеспечивается наличием в сетевых операционных системах встроенного персонального Web - сервера.

Рассмотренные возможности  операционных средств управления в  рабочих группах важны для  системного менеджера любой организации, где высокая производительность, надежность и минимальные расходы на управление и эксплуатацию информационной системы - обязательные требования.

Освоив возможности и процедуры  применения сетевых операционных средств, системный менеджер обеспечивает высокий  уровень организации рабочих  групп и их интерпретацию в  корпоративные системы.

У системного менеджера есть еще  один аспект обретения личностных информационных ресурсов - это освоение информационной технологии личной работы в офисе.

Новые версии семейства офисных  программных проектов включают ориентированные  на менеджера приложения, обеспечивающие возможность личной продуктивной работы, групповой обработки информации, поддерживают технологии Интернет и представляют пользователям готовые инструменты для создания гибких корпоративных Intranet - решений.

Системный менеджер должен эффективно использовать самые популярные офисные приложения, объединенные в единую среду для работы текстовых процессоров (Microsoft Word), электронных таблиц (Microsoft Excel), средств подготовки и демонстрации презентаций (Microsoft PowerPoint) и приложений для организации работы менеджера в офисе (например, Microsoft Outlook), Интернет (Microsoft Outlook Express) и средств СУБД (например, Microsoft Access).

Таким образом, офисные информационные системы используются как интерфейс  для эффективной организации  повседневной работы команды системного менеджера. Встроенная электронная почта позволяет хранить список контактов, расписание встреч и событий, календарь, список задач и т.д. Все инструменты, необходимые для организации системной и персональной деятельности менеджеров, собраны в едином комплексе для коллективной работы с документами анализа информации, для удобного и быстрого осуществления оригинальных эффективных организационных решений, ориентированных на потребности конкретного менеджера, для поддержки корпоративных технологий Intranet, что дает возможность создавать разветвленные менеджерские Интернет-сети, как внутренние, так и с выходом в Интернет.

Слагаемые эффективные организации  работы менеджера. Все это обеспечивает согласованность, высокую производительность в работе менеджера и быстрое получение результатов.

При этом активно используются:

• развитая система помощи на русском языке, обеспечивающая консалтинг в решении самых трудных информационных задач менеджера, используя для развития МИС систему мастеров-агентов и инструментарий экспертных систем;
• помощники (например, Office Assistant), которые обеспечивают менеджеру необходимую информацию, дают советы, как лучше выполнить то или иное действие, они так же предложат подсказку, найдут нужный программный инструмент в приложениях. Внимательно следя за действиями менеджера, программный офис-помощник при необходимости предлагает наиболее простой и эффективный путь решения организационной и управленческой задачи, а так же обеспечивает возможность быстрого освоения новых инструментов в процессе работы и развития МИС;
• мастера писем (Letter Wizard), которые экономят время, автоматизируя процесс создания стандартных элементов писем (например, форматирование и указание адреса), включая элементы содержания письма;
• инструментальные средства под общим названием «Мастера» обеспечивают менеджеру информационный комфорт при специальных работах;
• мастера для анализа таблиц (Table Analyzer Wizard) автоматически превращают плоскую таблицу с данными в мощную реляционную базу данных, автоматически создав несколько таблиц взаимосвязи;
• встроенные в офис-пакеты языки программирования быстро создают приложения, ориентированные на выполнение специфических задач информационного менеджмента.

Средства для Web-запросов в офисных системах импортируют динамически изменяющиеся данные (например, курсы ценных бумаг, биржевые котировки в специальную форму, содержащую результаты запросов Web (Web Queries)). Данные могут непосредственно подставляться в формулы и диаграммы или автоматически записываться в дневник менеджера.

Средства публикации на Web - сервере данных менеджера публикуют любую информацию из баз данных (таблицы, выборки, формы, отчеты) на корпоративном Web-сервере или на других серверах сети Интернет, организуя живые интерактивные страницы, динамически отражающие самую свежую информацию о процессах менеджмента. Эти страницы позволяют менеджерам запрашивать нужные данные, редактировать отдельные строки таблиц или добавлять информацию в существующую базу с помощью средства просмотра ресурсов Интернет.

Средства презентации офисных систем (например, PowerPoint Animation Player for ActiveX) дают возможность менеджеру публиковать на страницах Web мультимедийные презентации, содержащие анимацию, звуковые эффекты, гипертекстовые ссылки и специальные эффекты.

В ряде программ используются функциональные комплексы, агенты-программы, гарантирующие выполнение сложной алгоритмически связанной операции менеджерской технологии.

Таким образом, современные офисные  средства - это программное обеспечение системного менеджера, созданное с учетом особенностей применения на различных объектах управления для эффективного использования ресурсов компьютеров за счет общих элементов для всех приложений. Команды меню, панели инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского языка, средства рисования представлены единым набором инструментов. Это позволяет сэкономить дисковое пространство и организовать эффективное использование серверной архитектуры корпоративной сети. Расходы, которые приходятся на обучение менеджера навыкам работы с информационной системой, по данным Microsoft, могут составлять около 45% от общих затрат на функционирование информационных систем.

Таким образом, углубленная самоподготовка менеджера возможно с использованием обучающего окружения прикладных программ офисных технологий. Освоение менеджером современных средств МИС повышает его конкурентоспособность, позволяет достичь высокой системной производительности работы, интеграции информационной и управленческой деятельности за счет национального выбора и освоения информационных средств и информационных технологий.

Глава 2. Зарубежный и российский опыт использования информационных технологий в управлении

2.1. Анализ зарубежного опыта

2.1.1.Концепция японского подхода  к управлению производством (на  примере фирмы «Тойота»)

 Система управления производством фирмы «Тойота» была разработана и внедрена автомобилестроительным концерном «Тойота мотор корпорейшн». После нефтяного кризиса 1973 г . эта система была принята многими японскими фирмами. Философия системы управления производством фирмы «Тойота» предусматривает, что каждая единица продукции может быть произведена без каких-либо простоев производственных мощностей и с минимальными запасами путем эффективного использования людских ресурсов, машин и материалов. Основная цель этой системы — снижение издержек производства за счет почти полной ликвидации излишних материальных запасов или избыточной рабочей силы.

Основными положениями, которые лежат  в основе системы управления на фирме  «Тойота» являются: