Информационные технологии в управлении

 

Содержание

 

 

Введение

 

Коммуникации играют сегодня  важную роль. Именно современные информационные технологии, с одной стороны, упростили нашу жизнь, с другой - резко повысили ее ритм. Более того, достижение нынешних успехов в белорусской экономики во многом определила телекоммуникационная отрасль.

Тенденции развития современной экономики нашей страны, ее включение в систему мировых хозяйственных связей диктуют необходимость внедрения информационных технологий в процесс функционирования отечественных предприятий.

Актуальность  темы заключается в том, что главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Целью написания  данной курсовой работы является изучение применения информационных технологий в управлении и анализ зарубежного  и отечественного опыта в этой сфере.

Для решения  поставленной цели мною были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты применения информационных технологий в управлении;
2. Изучить и проанализировать зарубежный и российский опыт использования информационных технологий на примере предприятий автомобилестроения;
3. Сделать выводы по данной теме.

 

Глава 1. Теоретический аспект применения информационных технологий в управлении

1.1. Понятие информации

 

Коммуникации являются одной из двух связующих функций менеджмента. Без циркулирования информации управление вообще невозможно.

Информация - это данные, несущие новизну и полезность. Это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, Экономической и финансовой ситуациях. Понятие «информация» имеет смысл лишь при наличии источника (информатора) и получателя. Информация - это преобразованные в определенном контексте данные, представляющиеся содержательными и полезными для конкретных пользователей.

В современных условиях информация превратилась в важнейший интеллектуальный ресурс, целенаправленная обработка которого, называемая информационной технологией позволяет резко повысить обоснованность и эффективность применяемых методов экономического развития на уровне предприятия, региона, страны. Специалист экономического профиля (предприниматель, банковский служащий, работник управленческих отделов государственного предприятия) может рассчитывать на перспективы успешной деятельности только в том случае, если имеет представление о сущности, особенностях и возможностях информационной технологии, а также обладает хорошими практическими навыками ее использования.

При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации определяется символами, числом знаков, букв и т.д. Объем воспринимаем информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться  с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация в отличие от товара при передаче остается и у источника (продавца).

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценностей.

Открытость информации характеризует  возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточному большому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранении ее тайны от работников других предприятий.

Внедрение техники и технологии в сферу обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

Если источником сообщения выступает  субъект управления, то говорят об управленческой информации.

Управленческая информация делится на:

• исходную она кладется в основу принятия решений;
• организационную, она используется при реализации решений;
• регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;
• учетно-контрольную, она используется на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию классифицируют по различным принципам:

• характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);
• форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т.д.);
• времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);
• уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);
• функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т.д.);
• принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятия и т.д.);
• степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

Служба информационного обеспечения  предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

• ранжирование поступающей в фирму информации;
• экстренное оповещение менеджеров;
• сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;
• оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;
• контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;
• анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;
• контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;
• поддержание справочной системы руководителей;
• ведение электронного архива;
• поддержание экспертных систем для принятий решений руководителями;
• подготовка отчетных и плановых документов;
• поддержание системы контроля исполнения распоряжений;
• обработка информации по стандартным алгоритмам;
• поддержание электронной почты.

Общедоступные мировые информационные ресурсы представляются прежде всего  по системе Интернет. Основные сегменты информации - это базы данных для массового пользования, профессиональные базы данных, которые содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительной подготовки пользователя.

1.2. Характеристика потоков информации

 

Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости  от вида деятельности, в которой  используется, может классифицироваться как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т.д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требование к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии в обработке.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном виде, получила название «данные». Информация может размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находится в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее  длительным организованном хранении и  накоплении в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации - это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

Поток информации характеризуется  несколькими параметрами: формой представления; объемом в единицу времени (интенсивностью); максимальной интенсивностью; задержками в передаче; избыточностью; дублированием; нестабильностью; погрешностью.

Основными операциями с информацией  являются сбор, регистрация, предварительная  обработка, итоговая обработка. Сбор и регистрация информации определяются периодичностью поступления данных, возможностью появления ошибочных данных, способом отражения данных. Предварительная обработка информации - это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Это стадия характеризуется временем проведения, алгоритмом действий. Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторичных данных, сопоставлении информации из различных периодов, оптимизационной выборке части сведений и т.д.

Полное представление о потоках информации в системе управления дают информационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом видах. В информационной модели отображают этапы движения каждого документа и порции информации с указанием наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для отдельно подразделения системы управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная.

Специальными понятиями, используемыми  при анализе информации, являются символ, реквизит, запись, массив, база данных.

Символ - элемент описания информации, в качестве которого используют буквы, цифры, знаки.

Реквизит - законченный неделимый информационный объект. Совокупность реквизитов, образующая законченное информационное сообщение, называют записью. Совокупность записей образует массив.

База данных - это комплексная упорядоченная информационная характеристика объекта или функциональной области, дополненная процедурами работы с информацией. Для массива информации, лежащей в основе базы данных, предусматриваются процедуры накопления, обновления, корректировке, выборки и дозирования данных, защита от несанкционированного проникновения и исправления. Примерами баз данных на предприятии являются данные по персоналу, оборудованию, запасам и т.д.

Для оценки организации информационных потоков используются несколько  путей: