Информационные технологии в управлении

Формализованное изучение. Каждый документ представляет собой совокупность реквизитов, на основе чего строится информационная модель, выявляются дублирование и избыточность.

Экспертная оценка. С помощью специальных вопросников выполняется оценка документов, сообщений персоналом.

Статистическая оценка. Совокупность однотипных документов обобщается по фактическим показателям: времени движения, насыщенности, стабильности и т.п.

Накапливание «сбоев». Выявляется статистика ошибок и сбоев по срокам в потоках информации.

1.3. Информационные технологии и информационные системы в экономике и управлении

Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а так же повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии в сфере  экономики управления - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

По сути, под информационной технологией  на практике понимается технологическое  применение компьютеров и других технических средств обработки  и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а так же определенные методы организации работы с информацией.

Информационная система (ИС) - упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий. Проектирование и эксплуатация информационных систем обеспечиваются следующими средствами:

• программными (программы для компьютеров, различного назначения);
• техническими (аппаратные средства, вычислительной техники и связи, обеспечивающие размещение и обработку информационных ресурсов на персональных компьютерах, в локальной сети, в региональной сети, в сети международного информационного обмена);
• лингвистическими (словари, классификаторы, тезаурусы);
• правовыми (положения, уставы, должностные инструкции);
• организационными (инструкции, методики, схемы, описания и другая эксплуатационная документация);
• кадровыми (квалифицированными специалистами отдела информационных технологий, привлекаемые специалисты).

Все виды информационных систем и сетей, технологии и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации. Жизненный цикл автоматизированной информационной системы можно сформулировать из 4 этапов: разработка (техническое задание, технический проект, рабочая документация), ввода в эксплуатацию (предэксплуатационное накопление данных, испытание информационных технологий, сертификация, установка на объекте), эксплуатации (эксплуатационное накопление данных и ситуационное изменение данных, использование на объекте, услуги заказчикам), списания.

В качестве основного классификационного признака автоматизированных информационных систем (АИС) целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности - процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должностных лиц, участвующих в управлении организационной системы.

В соответствии с предложенным классификационным  признаком можно выделить следующие АИС:

• автоматизированные системы управления (АСУ);
• системы поддержки принятия решений (СППР);
• автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС);
• автоматизированные системы обучения (АСО);
• автоматизированные информационно справочные системы (АИСС).

Автоматизированная система управления представляет собой автоматизированную систему, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления (министерством, дирекцией, правлением, службой, группой управления и т.д.). В зависимости от объекта управления различают АСУ персоналом (АСУП) и АСУ техническими средствами (АСУТС).

Системы поддержки принятия решений  - это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятия решений сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям определенным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в интерактивном режиме соответствующие рассматриваемой ситуации варианты действий.

Искусственный интеллект (ИИ) - это информационная технология, конечная цель которой состоит в создании компьютера, умеющего думать, видеть, слушать и чувствовать подобно человеческому существу. Наибольшее организационное воздействие ИИ оказывает в области экспертных систем. Экспертная система (ЭС) пытается копировать мыслительные процессы, свойственные в ходе процесса принятия решений профессионалам и менеджерам. ЭС разрабатывается посредством кодирования знаний специалиста из области правил принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моделирующую определенную стратегию решения задач. ЭС имеют значительное сходство с системами поддержки принятии решений. По существу, обе они

обеспечивают высокий уровень, поддержки занятых решением рабочих задач пользователям. Однако ЭС применяются, как правило, для работы с повторяющимися проблемами в узких сферах деятельности и предлагают рекомендации, тогда как системы поддержки решений используются в решении уникальных, имеющих сложную природу проблем.

1.4. Внутрифирменная информационная система

В деятельности крупных  организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и  достоверной информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. По этому для современного менеджмента характерно применения высокоэффективной внутрифирменной системой информации, основанной на новейшей компьютерной техники, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная  информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из 3 основных элементов:

• технические средства обработки информации (компьютеры);
• внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);
• собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Создание ВИС базируется на следующих  основных принципах:

• унификация и многократность использования информации, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;
• совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;
• многовариантность расчетов в процессе подготовке и принятия управленческих решений, дающая возможность их оптимизации.

Проектирование, создание и использование  в организации внутрифирменной  информационной системы направлены на достижения следующих важнейших целей:

• автоматизацию административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;
• повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;
• создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;
• непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

К основным функциям ВИС можно отнести определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема; разработку программного обеспечения, создание и использование банков данных; определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретения и их эксплуатации; координацию всех работ по информационному обслуживанию; автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой информации.

Современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации.

1.5. Автоматизированная система поддержки управленческих решений

Информационные системы  формируются как интегрированные  системы, поддерживающие все направления  деятельности предприятия, включая  финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.

Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетные календари, в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа.

Составными частями системы являются главная книга; счета дебиторов (обработка счетов-фактур, учет графика платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка оперативного управления кредитами); счета кредиторов (учет поступающих счетов-фактур, их сверка, учет оплаты); управление денежными средствами (обработка платежей и поступлений денежный, поддержка электронных банковских операций, прогноз движения банковских средств); финансовые планы (разработка и сравнение вариантов плана, сравнение фактических и отчетных показателей); распределение затрат (учет косвенных расходов, расчет себестоимости продукции, анализ затрат предприятия); финансовые отчеты (генерация отчетов в виде таблиц, графиков, файлов); основные средства (создание реестра основных средств, автоматическое осуществление проводок по операциям с основными средствами).

Кроме вышеперечисленных структурных  элементов системы следует выделить блоки отдельных подсистем, входящих и дополняющих единую систему, в  которую входят:

1. подсистема «производство» объединяет блоки:

• управление производством и его планирование (управление выполнением заказов, отпуск материалов, подготовка отчетов о выполнении операции, учет выпуска продукции, времени работы персонала и оборудования, анализ состояния незавершенного производства);

• учет затрат (расчет нормативной себестоимости продукции);
• спецификация изделий (сопровождение изготавливаемых и закупаемых элементов товарной продукции);
• планирование потребности в мощностях (планирование потребностей в материалах, узлах, загрузки оборудования).

При многозвенном производстве это  подсистема позволяет вести управление серийным выпуском изделий, отслеживать  работу каждого подразделения предприятия.

2. подсистема «снабжение» обеспечивает сопровождение решений по планированию и управлению складскими операциями.

Подсистема увязывает сбыт, снабжение  и складское хозяйство и включает:

• управление продажами (ведение и оценка контрактов с заказчиками, статистическая обработка продаж);
• управление закупками (ведение базы данных по поставщикам, проверка надежности поставщиков);
• управление запасами (отслеживание изменений материальных запасов, прогноз потребностей в резервных запасах и времени выполнения заказов, выработка рекомендаций по местам складирования и распределения товаров внутри склада);
• управление партиями товаров (отслеживание партий товаров на стадиях закупки комплектующих, сборки или производства, обслуживание, текущего ремонта).

3. подсистема «транспорт» позволяет поддерживать экспедиторские и транспортные решения.

Она включает модули:

• управление заказами на транспортировку и хранение;
• определение оптимальных маршрутов;
• учетов автотранспорта;
• учет горюче-смазочных материалов;
• расчет стоимости услуг транспортировки;
• планирование потребности в материалах.
• подсистема «управление проектом» ориентирована на поддержание управленческих решений при разработке новой техники.