Информационное обеспечение системы управления персоналом и анализ эффективности

Любому документу в EDMS-системе присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В EDMS-системах атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в EDMS-систему берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве EDMS-систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большим преимуществом EDMS-систем является хранение документов в исходном формате (и автоматическое распознавание EDMS-системами множества форматов файлов).

В EDMS-системе ООО «АвтоПЛЮС» реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной EDMS-системы):

- полный  контроль над документом;

- право  редактировать, но не уничтожать  документ;

- право  создавать новые версии документа, но не редактировать его;

- полное  отсутствие прав доступа к  документу.

Во время работы с EDMS-системой каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована.

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобным свойством EDMS-системы, используемой предприятием ООО «АвтоПЛЮС» является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия или подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

ООО «АвтоПЛЮС» использует также автоматизированную систему управления выводов документов (output management systems - OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде - в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

В OMS-системе, используемой предприятием дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS - integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша - генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных возможностей). Именно этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем.

В системах должны быть предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.

Индексирование документов означает:

- реквизитную  индексацию;

- ручное  управление структурами хранения  документов;

- настройку  состава полей, типа и длины  контрольных карточек документа  в архиве;

- возможность  различных режимов реквизитной  разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);

- интеграцию  с произвольными программами  создания, просмотра и изменения  электронных документов.

Хранение документов включает в себя возможность:

- работы с библиотеками магнитооптических  дисков, магнитных лент, компакт - дисков  для хранения больших объемов  информации;

- управление внешними носителями;

- хранения в системе для каждой  страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает:

- наличие стандартного языка  запросов к базе данных;

- реквизитный поиск документов;

- адекватность результата поиска  запросу;

- морфологический анализ при  построении запроса;

- возможность работы с системой  удаленных пользователей.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из - за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR- технологий.

Предприятие ООО «АвтоПлюс» использует OMS-систему Optio, значительно облегчающую работу с документами, так как ннформация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют "пакетной обработкой"). При интеграции с SAP R/3 система позволяет искать данные и документы в любом из модулей данной ERP-системы. Документы и данные (как вне, так и внутри ERP-системы) доступны через клиентскую программу ERP-системы. Репозитарием является полнотекстовая база данных. Внешние документы (сканированные, принятые по факсу, в электронной форме) автоматически индексируются и соотносятся с конкретными транзакциями внутри ERP-системы (что исключает необходимость ручной индексации).

Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления персоналом на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

1.Наличие автоматизированного  документооборота.

2.Наличие собственного специализированного  программного обеспечения, помогающего  автоматизировать часть работ  специалиста.

3.Наличие в отделе профессионального  развития персонала специализированного  программного обеспечения.

 

Заключение

Завершая курсовую работу можно подвести итоги и сделать выводы.

Информационная система – это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего – какой-либо области человеческой деятельности.

Эта система должна обеспечивать средства для протекания информационных процессов, таких как получение, хранение, передача и преобразование информации.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на: повышение эффективности управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшение делопроизводства при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; снижение расходов на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации; обеспечение надежного учета и контроля поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления; гарантию полной безопасности и целостности данных на всех этапах обработки информации.

Таким образом, основное назначение информационной системы – создание современной инфраструктуры для управления предприятием, организацией, учреждением.

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. В сложном процессе управления крупной организацией руководство обычно выделяет для себя основные стратегические направления: финансы, кадры, сбыт и др. Как правило, по каждому из них для облегчения сбора и сохранения учетной информации создаются отдельные информационные системы.

Использование автоматизированной системы управления персоналом в отделе профессионального развития персонала на предприятии способствовало эффективному ведению кадрового документооборота, выполнение всех учетных кадровых процедур, быстрое получение любой отчетности по персоналу, тем самым, повысило эффективность всей информационной системы в целом.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Васильев Ю. Л. Управление персоналом на современном предприятии. - М.: Экономика, 2005. - 23 с.
2. Васильев Ю. П. Управление развитием персонала.- М.: Экономика, 2005. - 65 с.
3. Виханский О.С. Управление персоналом организации. - М.: Издательство Московского Университета, 2005. - 90 с.
4. Герчикова И. Н., Менеджмент персонала. - М.: Юнити, 2005. - 511 с.
5. Гидрович С. Р., Сыроежкин И. М. Игровое моделирование экономических процессов. - М.: Экономика, 2005. - 44 с.
6. Гусев Ю.В. Методы оценки персонала. // Управление персоналом .- 2002. -№1. - 54 с.
7. Гусев Ю.В. Стратегия развития персонала предприятий.- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2002. - 97 с.
8. Гусев Ю.В. Стратегия развития предприятий.- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2002. - 76 с.
9. Гусева А.Б. Два подхода к оценке персонала. // Управление персоналом. -2002.- №4. - 90 с.
10. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом.- М.: ПРИОР, 2006. - 86 с.
11. Афанасьев С.В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. – М.: Проспект, 2009.- C.11.
12. Макаров Г.Н. Информационная система в управлении персоналом. – М.: ЮНИТИ, 2010.- C.41.
13. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – Самара: ЛУЧ, 2010.- C. 69.
14. Чижов С.А. Система управления персоналом: учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.- С. 35-36.
15. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.- С. 47-48.