Информационное обеспечение системы управления персоналом и анализ эффективности

Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Итак, рассмотрим определенные категории систем, обслуживающие каждый организационный уровень.

К системам стратегического уровня относятся исполнительные системы (ESS), которые в свою очередь отвечают за: 5-летнее предсказывание продаж; 5-летнее оперативное планирование; 5-летнее предсказывание бюджета; планирование прибыли; планирование личного состава.

К системам управленческого уровня относятся управляющие информационные системы (MIS), которые в свою очередь отвечают за: управление сбытом; контроль инвентаря; ежегодный бюджет; анализ капиталовложения; анализ перемещений, а также системы поддержки принятия решений (DSS), которые отвечают за: коммерческий анализ региона; планирование производства; анализ затрат; анализ рентабельности анализ стоимостей контрактов.

К системам уровня знания относятся системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS).

Системы работы знания (KWS) представляют собой: графические рабочие станции; управленческие рабочие станции. Системы автоматизации делопроизводства (OAS) представляют собой: текстовые редакторы; создание изображений; электронные календари.

К системам эксплуатационного уровня относят системы диалоговой обработки запросов (TPS): продажа и маркетинг; производство; финансы; бухгалтерия; людские ресурсы [14].

Определив основные виды (типы) информационных систем, выясним их значение для эффективной работы персонала и грамотного управления им.

1. Системы диалоговой  обработки запросов (TPS).

Системы диалоговой обработки запросов – основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов – компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примерами могут служить: коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

2. Системы работы знания  и автоматизации делопроизводства.

Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных. Вообще, работники знания – это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит, прежде всего, в создании новой информации и знания.

Системы автоматизации делопроизводства – информационные приложения и технологии, разработанные для того, чтобы увеличить

производительность труда обработчиков данных в офисе.

3. Управляющие информационные  системы (MIS).

Управляющие ИС обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты

4. Системы поддержки принятия  решений (DSS).

Системы поддержки принятия решений помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное и не структурированное принятие решений. Основная концепция DSS – дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS разработаны, чтобы предоставить возможности, а не просто, чтобы ответить на информационные потребности.

5. Исполнительные системы (ESS).

Старшие менеджеры используют класс информационных систем, названных исполнительными системами поддержки принятия решений (ESS), которые обслуживают стратегический уровень организации. Они ориентированы на неструктурные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов типа новых налоговых законов или конкурентов, но они также выбирают суммарные данные из внутренних MIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей.

Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне – в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов [15].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ эффективности информационного обеспечения системы управления персоналом в ООО «АвтоПЛЮС»

1. Краткая характеристика ООО «АвтоПЛЮС»

ООО «АвтоПЛЮС» – это предприятие по перевозке пассажиров, грузов и ремонту прочих автотранспортных средств.

Предприятие решает задачи по удовлетворению потребностей потребителя нуждающихся в транспортных услугах и в перевозке груза.

Предприятие активно проводит согласованную политику во всех сферах своей деятельности, что позволяет содействовать процессам концентрации ресурсов, прежде всего для решения задач в перевозках, формирования научно-технического и технологического задела по перспективным направлениям развития транспортных перевозок.

Сущность предприятия заключается в увеличении доходности, обеспечении стабильности и создании максимально благоприятных социально – экономических условий своим сотрудникам, поддержании и развитии высокой культуры производства, сохраняющей окружающую среду.

Цели данной фирмы на 2014 г.:

1. Увеличение объемов  перевозок.

2. Освоить новые рынки, и занять лидирующее положение  на них.

3. Обеспечение согласованных  сроков поставок.

4. Поддержание репутации  фирмы у потребителей.

5. Обновление машинного  парка.

6. Повышение квалификации  персонала (как управленческого, так  и исполнительного).

7. Улучшение условий труда  работников.

В основу организационной структуры управления ООО «АвтоПЛЮС» положена концептуальная модель диверсифицированной организации, ориентированной на стратегическое управление. Данная структура представляет линейную организацию управления. Распределение должностных обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации.

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами на предприятии ООО «АвтоПЛЮС» возложена на профессионально подготовленных работников отдела по управлению персоналом.

При управлении финансами на предприятии финансовый отдел выполняет следующие функции: финансовое планирование на предприятии (текущие и перспективные планы, анализ их выполнения); анализ финансового состояния; организация работы по привлечению дополнительных внешних финансовых ресурсов; финансовый отдел рассчитывает окупаемость средств на предприятии; финансовый контроль на самом предприятии за законностью использования финансовых ресурсов.

Рассмотрим технико – экономические показатели предприятия.

№	Показали	2012 г.	2013 г.	2014 г.	Изм(+/-)	Темп роста, %
1	Выручка от продажи, т.р.	499	507	510	11	101,60
2	Себестоимость проданных товаров, т.р.	444	442	445	-5	0,99
3	Прибыль от продажи, т.р.	55	65	75	20	118,18
4	Прибыль до налогообложения, т.р.	50	49	51	-1	98,00
5	Чистая прибыль, т.р.	38	37	39	-1	0,97
6	Стоимость основных средств, т.р.	1281	1176	1180	-105	91,80
7	Стоимость активов стр., т.р.	8382	13148	14150	4766	156,86
8	Собственный капитал стр. ф №1-? стр. 490, 640 ф №1., т.р.	2742	2709	2750	-33	98,80
9	Заемный капитал стр. ф №1-? стр 590, 690 ф.№1 - ? стр. 640 ф.№1, т.р.	5640	10421	10500	4781	184,77
10	Численность П.П.П., чел.	60	63	69	6	105,00
11	Производительность труда (1/10),т.р.	8,32	8,05	8,40	0,27	96,75
12	Фондоотдача (1/6), т.р.	0,39	0,43	0,50	0,04	110,26
13	Оборачиваемость активов (1/7), обороты	0,06	0,04	0,07	-0,02	66,67
14	Рентабельность собственного капитала по чистой прибыли (5/8*100%), %	1,39	1,37	1,40	-0,02	98,56
15	Рентабельность продаж (3/1*100 %), %	11,02	12,82	13,01	1,8	116,33
16	Рентабельность капитала по прибыли до налогообложения (4/(8+9)), %	0,60	0,37	0,59	-0,23	61,67
17	Затраты на рубль выручки от продажи (2/1)*100 коп.,	88,98	87,18	88,50	-1,8	97,98

 

(Источник: Статистические данные ООО «АвтоПЛЮС» за 2012 - 2014 гг.)

Изучив основные технико – экномические показатели в ООО «АвтоПЛЮС» за 2012, 2013 и 2014 годы необходимо сделать следующие выводы:

Выручка на этом предприятии за 2014 год составила 510 т. р. (пятьсот десять тысяч) рублей, т. е. увеличилась на 11 т. р. (499 - 510) по сравнению с 2012 годом. Себестоимость проданных товаров в 2008 году по сравнению с 2012 увеличилась на 1 т.р. (445 - 444). Прибыль от продажи увеличилась, что положительно для организации ее прирост составляет 118,18 %.Стоимость основных средств снизилась на 105. Валюта баланса в 2014 году увеличилась на 56,86 % (156,86-100). Выручка возросла всего на 1, 62 % (101,62-100), что является незначительным ростом. Валовая прибыль увеличилась на 18,18% (118,18-100), что положительно сказывается на платежеспособности, прибыльности и рентабельности предприятия, также имеется прибыль для налогообложения, что видно из таблицы. Так как в 2014, 2013 и 2012 годах организация получила прибыль, соответственно налог на прибыль составляет 10 т. р.

Производительность труда в 2014г. по сравнению с 2012 г. в абсолютном значении снизилась на 3,25 % (100-96,75) – это свидетельствует о снижение трудоемкости производства т. к. наблюдается увеличение основных средств на 10,26 % (110,26-100).

В отчетном периоде произошло снижение рентабельности собственного капитала по чистой прибыли на 1,44 % (100-98,56). Это могло быть вызвано снижением собственного капитала на 1,2 % (100-98,8).

Рентабельность продаж в 2012 г. по сравнению с 2014 г. увеличилась на 1,8 т.р. (12,82-11,02), что характеризует повышение эффективности предпринимательской деятельности.

Рентабельность капитала по прибыли до налогообложения за 2014 г. по сравнению с 2012 г. снизилась на 38,33 % (100-61,67),что отрицательно.

Затраты на рубль выручки от продажи в 2012 г. по сравнению с 2013 г. снизилась на 2,02 % (97,98-100) - это было вызвано понижение себестоимости проданных товаров.

Проведенный анализ позволяет сформулировать ряд рекомендаций по совершенствованию хозяйственной деятельности предприятия.

Главный бухгалтер подчиняется напрямую директору предприятия. Штат отдела бухгалтерского учета насчитывает 8 человек. Более полное использование компьютерных технологий в области бухгалтерского учета позволит сократить численность отдела до 5 человек. Главный экономист подчиняется напрямую директору предприятия. В экономическом отделе работает 9 человека. Начальники цехов предприятия подчиняются напрямую директору предприятия. Подчинение такого количества производственных подразделений разного производственного направления директору напрямую сильно снижает эффективность управления их деятельностью. Целесообразно передать управление цехами начальнику экономического отдела. Отдел кадров укомплектован 1 сотрудником и подчиняется директору предприятия. Таким образом, директору предприятия остается контроль за отделом бухгалтерского учета, экономическим отделом, отделом кадров. Рекомендуется также ввести должность специалиста по маркетингу, который будет подчиняться напрямую директору предприятия.

При рассмотрении предложенного нами подхода совершенствования организационной структуры видны очевидные его преимущества. Они проявляются в более широкой самостоятельности подразделений и менее жестком контроле со стороны высшего руководства, которое в основном будет осуществляться по финансовым результатам.

Таким образом, предложенные изменения дадут следующий экономический эффект:

1. Сокращение отдела бухгалтерского  учета до 5 человек позволит снизить  внепроизводственные расходы. Это  может быть достигнуто путем  внедрения автоматизированных программ  бухгалтерского учета.

2. Введение единицы специалиста  по маркетингу позволит получить  максимальную прибыль от предоставления  услуг предприятием, так как это  даст возможность реализовывать  услуги предприятия непосредственно  покупателю, минуя целую цепочку  посредников (см. приложение 3)

Для снижения себестоимости на предприятии рекомендуется провести следующие организационно - технические мероприятия:

1. Совершенствование организации  услуг и труда.

2. Провести поиск новых поставщиков  деталей и ГСМ.

3.Свести к минимуму привлечение  сторонних организаций. В данный  момент предприятие имеет возможность  полностью отказаться от услуг  сторонних организаций. Полный отказ  от привлечения сторонних организаций  в производственный процесс снизит  себестоимость продукции.

Таким образом, внедрение данных мероприятий позволит снизить себестоимость продукции, что непосредственно отразится на эффективности финансовой деятельности предприятия.

 

2. Анализ информационно-технического обеспечения системе управления персоналом на предприятии ООО «АвтоПЛЮС»

 

В ходе исследования информационно-технического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО «АвтоПЛЮС» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1. Наличие автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области "Управление персоналом", позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.