- Наличие корпоративной вычислительной
сети.
Корпоративная вычислительная сеть –
это интегрированная, многомашинная, распределенная
система одного предприятия, имеющего
территориальную рассредоточенность,
состоящая из взаимодействующих локальных
вычислительных сетей структурных подразделений
и подсистемы связи для передачи информации.
Построение корпоративной вычислительной
сети обеспечивает:
-реализацию унифицированного доступа
специалистов отдела к коммуникационным
ресурсам;
-единое ализованное управление,
администрирование и техническое
обслуживание информационно-коммуникационных
ресурсов;
-организацию доступа к структурированной
информации в режимах on - line и off -
line;
-организацию единой системы
электронной почты и электронного
документооборота;
-защиту
электронной почты на основе
международных стандартов с созданием
защищенных шлюзов в существующие
сети передачи данных, работающих
по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;
-организацию
глобальной службы каталогов
в интересах абонентов корпоративной
вычислительной сети на базе
протокола Х.500;
-реализацию
единого пользовательского интерфейса,
предоставляющего пользователям
средства работы с коммуникационными
ресурсами корпоративной вычислительной
сети;
-взаимодействие
корпоративной сети организации
с бизнес системами других
организаций, вычислительными сетями
государственных учреждений, финансово-кредитных
органов, участвующих в информационном
обмене на правах абонентов
коммуникационной корпоративной
системы;
-функциональную
наращиваемость, обеспечивающую построение
корпоративной вычислительной сети,
как постоянно развивающейся
и совершенствующейся, открытой
для внедрения новых аппаратно-программных
ресурсов, позволяющих развивать
и совершенствовать состав и
качество информационно-коммуникационных
услуг без нарушения нормального
функционирования сети.
3.Наличие
пакета прикладных программ.
Применение
автоматизированных информационных технологий
в кадровой работе характеризуется широким
использованием в практике работы служб
управления персоналом организации наряду
с АРМ пакетов прикладных программ. Причем
автоматизированное решение задач служб
управления персоналом может основываться
на одном из двух существующих в настоящее
время подходов:
1.Приобретение
одного из стандартных пакетов
прикладных программ с дальнейшей
его настройкой в соответствии
с требованиями организации.
2.Разработка
собственного пакета прикладных
программ для решения определенной
совокупности задач службы управления
персоналом.
Первый
подход хорош тем, что он не требует наличия
в структуре организации подразделения,
занимающегося вопросами проектирования
и внедрения автоматизированных комплексов
задач управления. В данном случае "настройку"
приобретенного организацией стандартного
пакета прикладных программ под ее требования
осуществляет продавец. Однако следует
отметить тот факт, что стоимость "настройки"
порой превышает стоимость самого пакета
прикладных программ.
Второй
подход также требует больших денежных
затрат на проектирование пакета, но его
преимущество заключается в том, что не
проводится дополнительная "настройка"
программного обеспечения, которое разработано
по собственному техническому заданию.
В исследуемом
отделе профессионального развития персонала
существовало как собственное программное
обеспечение, так и сторонних фирм - производителей.
К собственному программному обеспечению
можно отнести единую базу данных для
всего филиала в целом (включая удаленные
отделы) и специальные программы (для каждого
отдела собственные, но очень схожи по
себе), которые работают с этой базой данных.
В этой базе данных находятся не только
номера телефонов всех абонентов Самарской
области с прилагающейся подробной информацией,
но и различные внутренние документы,
инструкции, положения и т. д.
АСУ "Кадры"
представляет собой форму организации
управления персоналом, основанную на
тесной взаимосвязи человека и вычислительной
техники, а также на широком использовании
выработанных в практике управления приемов
и методов оптимизации и автоматизации
принимаемых решений.
Под автоматизированным
рабочим местом (АРМ) понимается профессионально
ориентированный комплекс, включающий
в себя технические и программные средства,
информационное и методическое обеспечение
для решения задач пользователя непосредственно
на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.
Тем самым изменяется содержание труда
работников кадровой службы, которые освобождаются
от рутинной работы и выполнения лишних
операций. Они работают в диалоговом режиме
(режиме общения), выполняя все типы операций
технологического процесса обработки
данных (сбор, подготовка, ввод, обработка,
вывод и тиражирование необходимой информации).
АРМ "Кадры" предоставляет пользователю
возможность:
-ввода
и корректировки данных о работнике;
-формирования
и выдачи различного рода выходных
документов;
-создания
новых баз данных;
-изменения
структуры массива данных;
-перерасчета
данных на заданную дату и
др.
Исходная
для решения задач подсистемы информация
создается на основе унифицированных
форм документов первичного учета кадров,
плановых документов, общероссийских
и локальных классификаторов (классификаторы
профессий рабочих, должностей служащих,
квалификационных разрядов и категорий
и т.п.).
Информация
по конкретному работнику содержит данные
о месте его работы, демографические данные,
данные об образовании, наличии специальной
подготовки, семейном положении, движении
на предприятии (по структурным подразделениям,
смена профессии, квалификационный рост)
и др. Выходные данные включают большой
набор обобщенных показателей по различным
признакам и имеют вид отчетов, списков,
справок, аналитических разработок, расчетов
и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность
кадрового планирования, обеспечивает
многовариантность и многофакторность
расчетов.
ООО «АвтоПЛЮС»
использует систему "Кадры", которая
предназначена для автоматизированного
ведения кадровой информации, а именно:
-ведения
штатного расписания предприятия;
-ведения
картотеки личных карточек работников;
-ведения
картотеки командировок;
-ведения
приказов по личному составу;
-ведения
справочников и классификаторов
системы;
-обмена
данными посредством распределенной
системы кадрового учета.
Система
может использоваться как отдельными
предприятиями и организациями, так и
организациями, имеющими сложную структуру:
холдингового типа, имеющими многочисленные
дочерние предприятия, с разветвленной
структурой филиалов и т.д.
Возможности
системы "Кадры":
-многофункциональное
промышленное решение автоматизации
кадрового учета;
-существенное
снижение трудозатрат при ведении
кадровой работы благодаря широкому
функциональному и эргономическому
интерфейсу;
-существенное
сокращение доли рутинных операций
за счет автоматизации выполнения
многих операций;
-повышение
управляемости и эффективности
организации, оптимизации временных,
материальных и трудовых ресурсов.
Важным
свойством универсальных систем электронного
документооборота ООО «АвтоПЛЮС» является
то, что они предоставляют возможность
решения большого числа задач управления
документами. Тем не менее следует отметить,
что полностью все задачи управления документооборотом
они все равно не смогут решить (из-за их
динамически меняющегося и, практически,
неисчерпаемого многообразия).
И все-таки
у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств.
В частности, большинство наиболее распространенных
в мире EDMS-систем обладает следующими
достоинствами:
-практическая
неограниченность размера электронного
архива;
-встроенная
поддержка полнотекстовой индексации;
-поддержка
версий и подверсий документов;
-возможность
ведения журналов действий пользователей.
В программных
средствах поддержки групповой работы
ООО «АвтоПЛЮС» есть развитые среды разработки
приложений (в Lotus Notes), в которых вышеперечисленные
возможности EDMS-систем также реализованы.
Однако надо заметить, что эти возможности
реализованы в EDMS-системах уже изначально.
Помимо
управления документооборотом системы,
используемые на предприятии ООО «АвтоПЛЮС»
пригодны также для решения конкретных
финансовых задач, управления персоналом,
ведения складского учета и т. д. Отметим,
что у большинства таких систем есть существенные
ограничения при их применении на предприятиях.
В частности, для каждого из приложений
в такой системе необходимо поддерживать
свою базу данных (нередко эти базы данных
никак не связаны друг с другом). Возможность
интеграции с различными приложениями
является одним из характерных свойств
EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства,
EDMS-системы могут выступать в качестве
связующего звена между различными системами,
функционирующими на предприятии, создавая,
тем самым, основу для организации всего
его делопроизводства и управления персоналом.
У EDMS-систем
есть и другие свойства, благодаря наличию
которых применение универсальных систем
электронного документооборота позволяет
существенно оптимизировать управление
современным предприятием.
Все EDMS-системы
построены по модульному принципу, а их
API- интерфейсы являются открытыми. Это
позволяет добавить к EDMS-системам (при
необходимости) новые функции или расширять
уже имеющиеся. В настоящее время разработка
приложений, хорошо интегрируемых с EDMS-системами,
стала отдельным видом бизнеса в отрасли
промышленного производства ПО, и множество
третьих фирм готовы предложить здесь
свои услуги. Возможность относительно
простого добавления к EDMS-системам множества
модулей разработки третьих фирм значительно
расширяет их функциональные возможности.
Например, для EDMS-систем разработаны модули
ввода документов со сканера, связи с электронной
почтой, с программами пересылки факсов
и др.
Важной
особенностью EDMS-систем является также
высокая степень их интеграции с прикладными
программами за счет использования технологий
OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно
при работе с документами вообще нет необходимости
пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи
имеют дело только с обычными прикладными
программами: в момент инсталляции клиентской
части EDMS-системы прикладные программы
дополняются новыми функциями и элементами
меню. Например, пользователь текстового
процессора MS Word, открывая файл, сразу
видит библиотеки и папки с документами
EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый
ему документ). При сохранении документ
автоматически помещается в базу данных
EDMS-системы. То же относится и к другим
офисным и специализированным программам.
EDMS-системы
работают, преимущественно, на распределенных
архитектурах и используют разнообразные
комбинации технологий сбора, индексирования,
хранения, поиска и просмотра
электронных документов. Во всех
EDMS-системах реализована иерархическая
система хранения документов. Можно
сказать, что применяется принцип
"шкаф/полка/папка". Каждый документ
помещается в папку, которая, в
свою очередь, находится на полке
и т. д. Количество уровней вложения
при хранении документов не
ограничено. Один и тот же документ
может входить в состав нескольких
папок и полок за счет применения
механизма ссылок (исходный документ,
в этом случае, остается неизменным
и хранится в определенном
администратором EDMS-системы месте).
В ряде EDMS-систем реализованы
еще более мощные возможности
хранения за счет установления
связей между документами (так
называемые связанные документы).
Причем эти связи можно устанавливать
и редактировать в графическом
виде.