Делегирование полномочий в организации

Для механистических структур характерно:

- четкое разделение труда, предполагающее привлечение для реализации установленных должностных обязанностей и полномочий квалифицированных специалистов;

-  иерархичность управления, предусматривающая  подконтрольность и подчинение нижестоящего уровня вышестоящему;

- однородность выполнения обязанностей  и скоординированные действия персонала за счет следования работниками формальным единым правилам, процедурам, нормам;

- формальная обезличенность выполнения  должностных обязанностей;

- найм в соответствии с квалификационными требованиями должности.

К механистическим структурам относят линейные, функциональные, линейно-функциональные и дивизионные.

Линейная структура (наиболее простой тип) определяется тем, что во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми  полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и - сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения обязательны для выполнения всеми  нижестоящими звеньями. Сам руководитель в свою очередь подчинен выше стоящему руководителю.

Функциональная структура характеризуется тем, что в системе  управления выделяются отделы и исполнители, специализирующиеся в определенной области трудовой деятельности. Функциональные органы управления помогают линейным руководителям компетентно решать свои задачи, подготавливать необходимые сведения и материалы.

В случае линейно-функциональной структуры руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат управления, состоящий из функциональных подразделений. В рамках этой структуры, каждый работник выполняет часть общей работы, функциональные обязанности четко распределены между сотрудниками, руководитель не вмешивается в работу специалистов и занимается в основном стратегическим планированием.

Наконец, в дивизиональных структурах организация делится на автономные организационные единицы, сформированные по определенному признаку. В качестве группировочного признака могут быть реализуемые товары; территориальное размещение магазинов; целевой рыночный сегмент; формы обслуживания и т.п.

Адаптивные организационные структуры строятся на принципиально ином подходе. Для таких структур характерно:

- использование стратегии организации  в качестве интегрирующего фактора работы персонала;

- постоянная готовность персонала  к осуществлению перемен;

- гибкость в распределении работ  в соответствии с характером  решаемых проблем;

- отсутствие четкого распределения  обязанностей в рамках отдельных направлений деятельности в соответствии с занимаемой должностью в иерархической структуре;

- отсутствие жесткости при определении  значительной части полномочий и ответственности персонала ввиду изменения задач в процессе взаимодействия;

- интенсивное взаимодействие работников по горизонтали;

- ориентация на групповое взаимодействие  и ответственности;

- ответственность не за выполнение  процедур, а за решение проблем.

К наиболее распространенным адаптивным структурам относят проектные, матричные, командные (бригадные) и сетевые.

Организационная структура управления ООО «Продвагон» представлена на рисунке 3. Она является механистической и имеет все признаки линейно-функциональных организационных структур. В рамках этой структуры каждый работник выполняет часть общей работы, функциональные обязанности четко распределены между сотрудниками, директор не вмешивается в работу подчиненных и занимается в основном стратегическими вопросами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Организационная структура управления ООО «Продвагон»

 

В рамках этой структуры каждый работник выполняет часть общей работы, функциональные обязанности четко распределены между сотрудниками.

Генеральный директор в рамках этой структуры не вмешивается в повседневную работу подчиненных и занимается в основном стратегическими вопросами управления предприятия в целом.

В ведении коммерческого директора находятся отдел закупок, отдел продаж и транспортный отдел.

Транспортный отдел занимается разработкой наиболее экономичных условий транспортировки закупаемых и сбываемых компанией ООО «Продвагон» товаров, таможенным оформлением товаров и организацией сопровождения грузов; обеспечивает своевременность выполнения транспортных операций и получения транспортных документов и осуществляет страхование грузов.

В задачи отдела закупок, состоящего из начальника отдела и двух менеджеров по закупкам, входят формирование ассортимента товаров, поиск поставщиков, организация закупок и приемка товаров.

Отдел продаж, в который входит начальник отдела доставки и четыре оператора, осуществляет управление торговыми агентами, принимает заказы на поставку товаров и организует доставку продукции до потребителя.

Каждый из менеджеров имеет определенные обязанности. Так, менеджеры по закупкам отвечают за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, приемку товаров, отслеживает товарные запасы. Они оперативно контролируют своевременность закупок и поставок товаров для выполнения обязательств компании перед клиентами и поддержания определенного страхового запаса товаров на промежуточных складах. Менеджеры по закупкам также решают вопросы, связанные с качеством товаров и предоставляемых услуг.

Начальник отдела доставки координирует действия торговых агентов - занимается их приемом на работу и увольнением, начисляет зарплату и контролирует качество их работы, готовит необходимые документы. Он же принимает заказы от покупателей, контролирует экспедиторов, отгрузку товара и фиксирует случаи возврата.

На каждом из четырех складов компании работают менеджер и кассир-операционист. В обязанности складского менеджера входит составление заявок на продукцию, прием заказов от покупателей, поддержка связей с покупателями, контроль за расчетами с покупателями. Кассир-операционист оформляет документы и следит за порядком в выставочном зале.

Задачей торговых агентов является регулярное посещение магазинов, прием заказов, доставка рекламных материалов, сбор информации о магазинах, поиск новых покупателей.

Финансовый директор подчиняется непосредственно Генеральному директору, контролирует инвестиционно-финансовую деятельность предприятия и фактически управляет финансовыми потоками, несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдения действующего законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Бухгалтерия состоит из главного бухгалтера, заместителя гласного бухгалтера, кассира и трех бухгалтеров, оформляющих документы. В обязанности главного бухгалтера входит бухгалтерского учет и отчетность. Кассир принимает выручку у экспедиторов, бухгалтера обеспечивают документальное оформление товародвижения.

Бухгалтерский учет хозяйственных операций ведется путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов. Учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие - Бухгалтерский учет», которая обладает широкими возможностями для учета дебиторской и кредиторской задолженностей – она позволяет отслеживать расчеты со всеми покупателями и поставщиками, подотчетными лицами и прочими дебиторами.

Юридический отдел отстаивает в арбитражном суде права компании и обеспечивает ее действующей нормативно-правовой базой.

В обязанности директора по информационным технологиям вменено программное обеспечение всех направлений деятельности компании.

 

 

2.3. Рекомендации по совершенствованию системы

делегирования полномочий в ООО «Продвагон»

Выше показано, что в рамках существующей в ООО «Продвагон» системы делегирования полномочий всеми вопросами маркетинга руководит коммерческий директор предприятия.

Предлагается организовать в ООО «Продвагон» в качестве самостоятельной структурной единицы отдел маркетинга и делегировать начальнику этого отдела часть полномочий коммерческого директора.

В классическом понимании маркетинг трактуется как предпринимательская деятельность, которая управляет продвижением товаров и услуг от производителя к потребителю или пользователю, или социальный процесс, посредством которого прогнозируется, расширяется и удовлетворяется спрос на товары и услуги посредством их разработки, продвижения и реализации. Другими словами, маркетинг - это комплекс мероприятий в области исследований торгово-сбытовой деятельности предприятия, по изучению всех факторов, оказывающих влияние на процесс производства и продвижения товаров и услуг от производителя к потребителю. С помощью маркетинга руководство предприятия получает необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий, где сбыт продукции предприятия может принести наибольшую прибыль. С помощью маркетинга определяется, в какие виды производства, какую отрасль наиболее выгодно вложить капитал, где основать новое предприятие.

Оптимальная структура и форма организации маркетинга зависят от различных факторов и условий ситуации, в которой находится предприятие. Ограничимся рассмотрением некоторых базисных организационных структур.

1. Функциональная организация. Является самой распространенной  схемой организации службы маркетинга. Маркетинг выступает как линия наряду с другими функциями предприятия. Специалисты по маркетингу руководят разными видами (функциями) маркетинговой деятельности. Они подчиняются вице-президенту, который координирует их деятельность. Ответственность распределяется по сферам снабжения, сбыта, продвижения, распределения и др. Специализация, стандартизация управленческих процессов, четкое разграничение компетенций определяют высокую эффективность этой организационной структуры.

Основным достоинством функциональной организации является простота управления. Однако эта организационная форма имеет ряд недостатков, количество которых возрастает по мере того, как увеличивается число товаров или рынков. Во-первых, отсутствует управление реализацией конкретных товаров на конкретных рынках, поскольку в фирме нет специалистов, полностью отвечающих за какой-либо товар или рынок. Во-вторых, каждая функциональная группа решает свои задачи и считает свои функции более значимыми, чем функции других групп.

2. Товарная организация. Организацию такого типа используют фирмы с широкой товарной номенклатурой и/или разнообразием марочных товаров. Данная организация не заменяет функциональной организации, а является еще одним уровнем управления. Чем разнороднее программа, чем сильнее диверсифицировано предприятие, чем динамичнее рынок, тем лучше подходит товарная организация. Всем товарным производством руководит управляющий по товарной номенклатуре, которому в свою очередь, подчиняются управляющие по товару, ответственные каждый за производство своего конкретного товара. Каждый управляющий по товару самостоятельно разрабатывает собственные производственные планы, следит за их выполнением, контролирует результаты, а при необходимости и пересматривает эти планы. Организация по товарному производству оправдывает себя в тех случаях, когда выпускаемые фирмой изделия резко отличаются друг от друга и/или разновидностей этих товаров так много, что при функциональной организации маркетинга управлять всей этой номенклатурой уже не под силу.

3. Рыночная организация. В том случае, когда возникают конкретные, важные для предприятия рынки, наиболее эффективной становится рыночная организация службы маркетинга. Использование организации по рыночному принципу желательно в тех случаях, когда у разных рынков разные покупательские привычки или разные товарные предпочтения. Рыночная организация службы маркетинга аналогична товарной организации. Наряду с функциональными управляющими имеется управляющий по работе с рынками, который возглавляет группу из нескольких управляющих, ответственных за отдельные рынки. Управляющий по работе с рынком отвечает за разработку перспективных и годовых планов по сбыту и прочим видам функциональной деятельности.

4. Организация по товарно-рыночному  принципу. Данную организацию службы маркетинга используют компании, производящие широкий ассортимент товаров, предназначенных для множества разных рынков. В идеальном случае в такой структуре управления имеются специалисты, выполняющие определенные функции маркетинга для конкретных рынка и товара.