Цели и фукции менеджмента

5. Планирование прибыли – как конечный результат планирования вышеперечисленных показателей.

Увеличение доли рынка  так же является целью планирования.

Так же на ООО «Практик»  планируется улучшение социальной политики фирмы.

Структурная схема планирования на предприятии представлена на рисунке 5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сальдо доходной и расходной частей всех планов включается в бюджет, то есть в план расходов и доходов, поскольку ориентиром является сохранение ликвидности - платежеспособности предприятия. Обычно отдельные планы составляются только по количественным показателям и лишь после их взаимоувязки производится расчет денежных показателей.

В разработке планов принимает  участие весь руководящий состав ООО «Практик»: генеральный директор, главный бухгалтер, начальник торгового отдела.

 Особое внимание обращает на себя тот факт, что в ООО «Практик» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 – 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

2. Функции организации.

Чтобы планы были реализованы  руководство должно найти эффективный  способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс  представляет собой функцию по координации  многих задач, чтобы данный процесс  был успешным, необходима соответствующая  целям и задачам грамотно построенная  организационная структура.

Если рассматривать  организационную структуру ООО «Практик», то ее можно представить следующим образом (рисунок 6).

Для предприятия ООО «Практик» характерна линейная организационная структура.

Каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности.

Линейная структура  образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных  органов в виде иерархической  лестницы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6. Организационная структура управления ООО «Практик»

 

Во главе каждого  подразделения находится руководитель – главный бухгалтер и начальник торгового отдела, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Сам руководитель находится в непосредственном подчинении руководителя высшего уровня – директор.

В линейной структуре разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей. При таком построении в наибольшей степени соблюдается принцип единоначалия: одно лицо сосредоточивает в своих руках управление всей совокупностью операций, подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.

Линейная организационная  структура обладает как преимуществами, так и недостатками. Среди преимуществ  можно отметить:

1) в основе этой системы лежит один канал коммуникации — канал между руководителем и подчиненным, а следовательно, исполнитель не должен согласовывать распоряжения, которые исходят от разных органов управления и могут вступать в противоречие друг с другом;

2) богатство распоряжений, получаемых исполнителем, всеми  
необходимыми ресурсами;

3) персональная ответственность руководителя за результаты принимаемых им решений.

Главный бухгалтер  руководит работой бухгалтерии. Функции отдела бухгалтерии: формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности компании, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости; работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы; разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности; обеспечение порядка проведения инвентаризаций; контроль за проведением хозяйственных операций; обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота; правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений; кадровая работа на предприятии.

Торговый отдел является самостоятельным структурным подразделением ООО «Практик» и подчиняется непосредственно директору компании.

Торговый отдел осуществляет заключение договоров с продуктов: производителями и оптовыми фирмами. Менеджер торгового отдела формирует сводную заявку на закупку необходимой продукции у поставщиков, осуществляет прием товара. Так же торговым отделом контролируется работа продавцов.

Таким образом, организационная структура ООО «Практик» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейная система имеет ряд недостатков.

1) К начальнику выдвигаются слишком высокие требования, поскольку управление подразделением предполагает высокую компетентность в тех сферах деятельности, которой занимаются подчиненные.

2) Линейная структура на больших предприятиях приводит к книге , что менеджеры высшего уровня оказываются перегруженными: им приходится иметь дело с огромными массивами информации, вступать в контакты с большим количеством людей.

Это может приводить  к серьезным заминкам в принятии управленческих решений или, попросту говоря, к бюрократической волоките.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также существенным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих расширять масштабы своей деятельности.

3. Руководство.

На ООО «Практик»  руководитель управляет с помощью распоряжений, приказов, которые с помощью своей команды доводит до всех подчиненных и добивается их выполнения. Приказы и распоряжения на предприятии письменные и устные, а также доведенные до адресатов с помощью компьютерных сетей и электронной почты. При анализе распоряжений выявлено, что они ясные и четкие, по возможности короткими.

Для стимулирования работников, побуждению их к эффективной работе используется методы мотивации.

Методы мотивации персонала на ООО «Практик» как материальные, так и нематериальные.

Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует  обратить на организацию заработной платы.

 На данном предприятии организация заработной платы имеет относительно упрощенный характер.

 Рядовые работники (продавцы магазинов), охрана имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и торгового отдела.

Такая форма оплаты труда  не заинтересовывает работников к увеличению товарооборота, увеличению финансовых результатов, так как они знают – будут они работать более эффективно и результативно или нет – они получат одну заработную плату.

Так как премия начисляется  по результат работы предприятия  в целом, не учитывая вклад каждого  работника, то у работников так же нет стимула к работе, так как они понимают - один работает много и результативно, другой плохо, а премия учитывается по результату работы всех работников.

Экономическая ответственность  работников ООО «Практик» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Что касается нематериальных форм мотивации, то они почти не используются. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу ООО «Практик» за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

 Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо. Это несомненно оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы ООО «Практик».

4. Координация. Все отделы взаимосвязаны между собой. Они не противоречат друг другу и обеспечивают слаженную работу.

Так торговый отдел организует закупку товаров. Поступивший магазин товар принимают менеджеры торгового отдела, документы – накладные, ТТН отправляются в бухгалтерию где формируется розничная цена на товар. Затем товар реализуется, бухгалтерия начисляет заработную плату, налоги, предоставляет в торговый отдел финансовые показатели деятельности магазина, на основе этих данных торговый отдел принимает решение об изменении ассортиментной политики и планирование ассортимента.

Таким образом, потоки информации между отделами организованны достаточно.

5. Контроль

 В ООО «Практик» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

 Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Практик».

 Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

 Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих – заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

 Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

 Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

 Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению.

 Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

 Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

 На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ООО «Практик» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.