Анализа системы управления на примере предприятия ЗАО ИЦ «Грант»

Управленческий контроль предприятия ЗАО ИЦ «Грант» осуществляется его субъектами, наделенными соответствующими полномочиями, т.е. субъектами контроля (бухгалтерия, коммерческий отдел, экспертная служба, начальники производства,   высшее   руководство   предприятия),   либо   в   автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

• определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
• сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для 
  сравнения, принятой на стадии планирования.
• организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;
• оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на

предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

• выявление причин данных отклонений.

К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.

Контроль предприятия ЗАО ИЦ «Грант» является: неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления; «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях; прослеживанием целесообразности введения новинок и новых технологий; наблюдением за использованием сырья на производстве; правильным распределением материальных ресурсов; поддержкой устойчивых позиций и рентабельности предприятия; правильность документооборота на предприятии.

Кадровая структура контроля на предприятии ЗАО ИЦ «Грант» обеспечивает четкое разделение контрольных обязанностей. Контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав.

На предприятии ЗАО ИЦ «Грант» предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается на предприятии за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверяются документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства. Эти средства у неё будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль на предприятии ЗАО ИЦ «Грант» не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов. Полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, управление пользуется обратной связью. Обратная связь, в том смысле, в каком этот термин используется в курсовой работе, это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Отклонения, на которые необходимо реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами: цели, структура, задачи, технология и люди. Внешние факторы - это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации и многое другое, что рассматривалось мною ранее. Если организация не стремиться адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

В процессе заключительного контроля, сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство ЗАО ИЦ «Грант» имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Руководство предприятия связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

2.4. Анализ коммуникаций  и информационного обеспечения

Для реализации основных функций стратегического менеджмента требуются, прежде всего, принятие решений и наличие коммуникаций (обмена информацией). Чтобы достигнуть поставленных целей, руководитель должен выбрать оптимальный вариант из нескольких альтернатив. Выбор одной из альтернатив есть решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Именно принятие решений составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием для понимания проблемы и принятия оптимального решения является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации служит коммуникация.

Коммуникация - это процесс обмена информацией. Качество коммуникаций определяет эффективность функционирования предприятия. Информация в процессе коммуникаций необходима и для принятия решений, и для их выполнения, и для выбора системы вознаграждения, и при реализации функции контроля.

Так как принятие решений и коммуникации пронизывают все четыре функции стратегического менеджмента, обеспечивая их взаимосвязанность, их называют связывающими процессами.

Нисходящие коммуникации в ЗАО ИЦ «Грант» осуществляется на оперативных совещаниях у директора, на оперативках у начальников отделов, и в течение рабочего дня в результате прямого общения руководителя со своими подчиненными. Подавляющее большинство всей информации передается в устной форме. Лишь на некоторых совещаниях у директора ведется протокол.

Восходящая коммуникация также присутствует, но в значительно меньшей степени.

Работники предприятия грамотно и добросовестно выполняют свою работу и часто не докладывают руководству о проделанной работе и ее результатах, т.к. считают это не обязательным, а выполнение всех указаний руководства считается повседневной нормой.

Гораздо большую роль на предприятии занимают горизонтальные коммуникации. Большинство вопросов решается между работниками разных отделов без участия начальников отделов. При этом вопросы решаются в устной форме и очень оперативно. Некоторые горизонтальные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной или телефонной сети.

Коммуникации руководителя с подчиненными или с рабочей группой также очень значительны. В течение рабочего дня неоднократно производится обмен мнениями по поводу какой-либо проблемы и путей ее решения. При этом рядовые работники смело высказывают свое мнение и часто даже спорят с начальником. В итоге, как правило, приходят к совместному решению, с которым согласно большинство присутствующих. Иногда такие обсуждения происходят стихийно и без присутствия начальника.

Неформальные коммуникации также имею место. При этом обсуждаются как производственные вопросы, так и сугубо личные. Основные темы подобных разговоров - автомобили и их ремонт, отдых в выходные дни, поездки работников в другие города, обсуждение телевизионных программ и рассказ новых анекдотов. При этом женская часть коллектива предпочитает вести подобные разговоры прямо на рабочем месте и даже в ущерб основной работе. Таким образом, в организации существует такая конфигурация неформальных коммуникационных сетей, как сеть-сплетня.

В процессе наблюдения за работой данного предприятия выявились преграды организационных коммуникаций, недостатки в существующих коммуникациях и предложения способов повышения их эффективности.

Можно значительно повысить эффективность нисходящих коммуникаций. Для этого потребуется проводить оперативные совещания у директора и начальников отделов в строго определенное время с обязательным присутствием всех необходимых работников. При существующей же системе некоторые работники отсутствуют на совещаниях, т.к. время их проведения заранее не определяется. Таким образом, какая-то информация доходит до этих работников с опозданием через кого-то, а какая-то информация и вовсе не доходит. Изменить существующий порядок несложно, для этого не требуется никаких материальных затрат, а выгода очевидна.

Система горизонтальных коммуникаций на предприятии несовершенна. Многие практические вопросы решаются работниками разных служб, что само по себе не плохо. Однако, руководство, не владея информацией об этом, иногда дает подобное задание другим работникам, и эта работа дублируется ими. Еще хуже, когда работники разных служб, в процессе решения практических задач принимают ошибочные  решения, либо  решения,  выходящие  из  уровня   их компетентности. В этом случае всему предприятию наносится моральный и материальный ущерб.

На предприятии существуют преграды в организационных коммуникациях. Это, прежде всего, фильтрование информации, передаваемой работниками предприятия своим руководителям. Рядовые работники часто считают, что незачем докладывать руководству различные мелочи, однако они не всегда правы, и это также может сказаться на результатах работы предприятия в целом.

Таким образом, при ознакомлении с деятельностью ЗАО ИЦ «Грант» были выявлены существующие преграды и недостатки в организационных коммуникациях. Суть предложений по улучшению эффективности сводится к следующему:

1. Установить на предприятии четкий график проведения оперативных 
совещаний всех руководителей и начальников отделов.

2. На оперативных совещаниях начальников отделов значительно 
расширить круг рассматриваемых и обсуждаемых вопросов, что увеличит 
объем восходящих и нисходящих коммуникаций.

2.5. Анализ стиля  принятия решений в организации.

Принятие решений характеризуется как процесс определения и решения проблем. Существует две основные стадии в процессе принятия решений:

- определение проблемы. Анализируется информация о внешних и 
внутренних условиях деятельности предприятия с целью определить уровень 
эффективности работы, установить недостатки и их причины.

- решение проблемы. Рассматриваются альтернативные варианты 
действий и выбирается оптимальный вариант. Управленческие решения имеют несколько конкретных характеристик: они обычно не принимаются одним руководителем; они включают много точек зрения, которые находятся за пределами компетенции принимающего решения лица; они включают большой объем информации, который выходит за границы познаний отдельных работников. В условиях быстро меняющейся обстановки, высокого уровня конкуренции можно определить признаки принятия удачных решений:

Когда возникает серьезная проблема, успешные предприятия начинают немедленно разрабатывать множество вариантов. До принятия окончательного решения может осуществляться их параллельное внедрение.

Руководители, принимающие удачные решения, собирают информацию у всех, но в большей степени зависят от одного-двух коллег, действующих в качестве основных консультантов.

Руководители успешных предприятий стараются достичь согласия. Однако если они терпят в этом неудачу, то сами делают выбор и продолжают работу.

Удачные решения имеют тесную связь с общим стратегическим развитием предприятия.

В настоящее время принято считать, что стиль руководителя в принятии решения имеет прямое воздействие на реализацию стратегических планов. Знание стиля принятия решения руководителями может помочь определить, кто из них наиболее вероятно будет иметь успех в данной конкретной ситуации.

Стиль руководства и управления ООО «Ванта» можно охарактеризовать, как консультативно-демократический. Генеральный директор оказывает определенное доверие подчиненным, использует их идеи и точки зрения и консультируется с подчиненными в процессе принятия управленческий решений. Так, например, даже при проведении рабочих совещаний, директор всегда находится в середине группы, что создает непринужденную обстановку при обсуждении проблем развития компании или обсуждении конфликтных ситуаций. Этот стиль позволяет взаимосвязано работать всем звеньям администрации, но иногда тормозит процесс принятия важных решений. Стиль руководства позволяет создать в компании доброжелательную и позитивную атмосферу   для   работы   и   общения   коллектива.   В   коллективе   существует дружеское соревнование - соперничество между сотрудниками в рамках позитивных взаимоотношений. При возникновении нестандартной или конфликтной ситуации используются различные методы и приемы. В ООО «Ванта» используется коллективный метод и демократический стиль принятия управленческих решений.