Процесс управления фармацевтической организацией

Тема 3.1. Процесс управления фармацевтической организацией

 

План:

1. Сущность и содержание менеджмента
2. Функции управления фармацевтической организацией

 

1. Сущность и содержание менеджмента

Сегодня слово «менеджмент» знают все, ибо оно за короткое время прочно вошло в словарный запас русского языка. Дословно английское слово management на русский язык не переводится. В фундаментальном Оксфордском словаре английского языка менеджмент определяется как способ, манера общения с людьми; власть и искусство управления; особого рода умелость и административные навыки; орган управления, административная единица. В «Словаре иностранных слов» менеджмент переводится на русский язык как управление производством и как совокупность принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения эффективности производства и его прибыльности.

Широко известно такое определение менеджмента: это умение достигать поставленных целей, используя труд, интеллект и мотивы поведения других людей. В данном определении отражено содержание этой деятельности:

Умение. Чтобы добиться успеха, надо знать, как это сделать, и уметь применить свои знания на практике. В менеджменте есть свои приемы. Это не что иное, как совокупность принципов, методов, средств и форм управления деятельностью организации с целью повышения эффективности и прибыльности. Этому можно научиться, менеджмент  - это область человеческих знаний, которые позволяют осуществлять управленческую функцию. Эти научные знания составляют теоретическую базу практики управления.

Поставленные цели. Главное в менеджменте – ставить перед собой цели, отвечающие интересам организации. Цели должны быть выбраны и поставлены верно, иначе все предыдущее теряет смысл. Основоположник школы научного менеджмента Ф.У. Тейлор определял умение ставить и реализовывать цели как искусство управления.

Используя труд, интеллект и мотивы поведения людей. Предприятие – это, прежде всего люди. Поэтому организация работы людей (персонала) должна быть такой, чтобы она в максимальной степени соответствовала потребностям работников, активизировала их работу и повышала эффективность их труда.

Работа с людьми всегда очень сложна. Каждый человек имеет свои психологические особенности, способности, недостатки. Менеджмент занимается, в отличие от управления производством, не функционально-технологической структурой предприятия, а его организационно- человеческим аспектом. Теоретические положения менеджмента обогащаются достижениями таких наук как психология личности и социальная психология, инженерная социология, психофизиология, эргономика и др. Менеджмент использует эти достижения для решения своей главной проблемы – как получить желаемые результаты на основе согласованных действий людей. Менеджер должен обладать не только научными знаниями и умением работать с людьми, но и определенными личностными качествами, способствующими эффективному взаимодействию с различными типами людей.

Роль менеджмента для работающего в условиях  конкурентной среды аптечного предприятия сложно переоценить. Успешная деятельность на розничном рынке в острой конкурентной борьбе требует знания механизмов эффективной работы. Сегодня уже никто не полагается только на удачу и интуицию. Благополучие аптечной организации – это  результат продуманной деятельности руководства и персонала.

Самой главной задачей менеджмента является обеспечение существования предприятия на рынке.   Общая главная задача менеджмента разворачивается в конкретные задачи, одной из которых является обеспечение маркетинга.

Существование предприятия на рынке  означает, что у предприятия постоянно должен быть широкий круг потребителей.  Такое возможно, если любое принимаемое решение в длительной перспективе приносит экономическую пользу предприятию. Например, чтобы у аптечного предприятия постоянно был широкий круг потребителей, руководство аптекой должно заниматься рыночными исследованиями, выявлять настоящие и прогнозировать будущие потребности своих реальных и потенциальных потребителей; хорошо знать своих конкурентов, ибо именно они задают те параметры, которые необходимо превзойти. Важно знать, что ожидают клиенты от аптеки сегодня, что будут ожидать завтра?  Эта сложная работа называется маркетингом. Рынок очень подвижен, он все время меняется, следовательно, менеджмент должен обеспечить быстрое реагирование предприятия на все рыночные изменения.

Еще одной конкретной задачей менеджмента является обеспечение инноваций. В конкурентных условиях выживает только тот, кто постоянно предлагает потребителем что-то новое: новые товары и услуги, новые формы организации работы и т.д.

Важнейшим элементом любого вида деятельности являются люди. И задача менеджмента – организовать работу коллектива, что означает сформировать коллектив, установить систему отношений между работниками, содействовать развитию персонала и его профессиональному росту; повышать эффективность работы персонала.

Итак, основная задача менеджмента – сделать информацию, знания, опыт, нововведения производительной силой, что и обеспечит существование и успех организации  на рынке.

Базовое понятие менеджмента – организация. Организация составляет основу мира менеджеров и является причиной существования менеджмента.

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Из этого определения следуют требования, которым должна соответствовать группа, чтобы считаться организацией:

• Наличие хотя бы двух человек, которые считают себя частью данной группы;
• Наличие у этих людей единой цели;
• Эти люди намеренно работают вместе, чтобы достичь цели.

Менеджмент в основном связан со сложными организациями. Сложные организации имеют не одну, а целый набор взаимосвязанных целей. Все многообразные организации характеризуются общими чертами:

• Они используют ресурсы;
• Они функционируют в определенной внешней среде и зависимы от неё;
• Разделение труда.

Ресурсы.  Цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией – это люди (человеческие ресурсы), капитал, материальные ресурсы, информация. Процессы преобразования ресурсов легче увидеть в производственных организациях, но и  организации обслуживания и некоммерческие организации также используют и преобразовывают  те же виды ресурсов. Например, аптека ГЛФ с целью получения прибыли использует и преобразует информацию о потребностях рынка лекарственных средств, труд фармацевтических специалистов, лекарственные средства и изделия медицинского назначения.

Внешняя среда. Одной из самых значимых характеристик организации является её взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть «островом в себе», и может добиться успеха, только оптимально взаимодействуя с внешней средой.

Факторы внешней среды влияют на деятельность организации, и она должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей.

Разделение труда. Самой очевидной характеристикой организации является разделение труда.  Если,  по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.

Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Классическим вариантом горизонтального разделение труда является разделение по видам деятельности: производство,  финансы, маркетинг, продажи, закупки, трудовые ресурсы.

Поскольку работа в организации разделена на части, кто-то должен эту работу координировать, согласовывать. Деятельность по координации работы других людей составляет сущность управления. Управленческий труд отделен от остального труда, и такое разделение труда называется вертикальным. Вертикальное разделение управленческого труда образует уровни управления: высший, средний и низший.

Высший уровень управления определяет цели, стратегию и планы работы всей организации. Менеджеры высшего уровня должны обладать концептуальным мышлением, знать специфику работы аптеки, особенности рынка. Руководители высшего звена отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом или для основной части организации.

Средний уровень менеджеров – управляет отдельными функциями предприятия. Следовательно, это руководители функциональных служб предприятия. Они должны иметь широкий кругозор, высокий профессионализм, знать человеческие отношения и уметь организовывать коллективы людей на эффективную работу. Руководитель среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел организации. Характер его работы в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом. Руководитель среднего звена контролирует работу менеджеров нижнего уровня. Это: заведующие отделами (в бизнесе, аптеке), старший провизор (в аптеке). Руководители среднего звена являются буфером руководителями высшего и низового звеньев. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена.

 Нижний уровень управления – это руководители первичных групп, которые непосредственно организуют работу сотрудников  и обеспечивают выполнение оперативных планов, графиков выпуска продукции и оказания услуг. Руководители низового звена также называют операционными руководителями – организационный уровень, находящийся непосредственно над работниками. Руководители этого звена в основном осуществляют контроль  выполнения производственных заданий, отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов. Работа руководителя низового звена является напряженной и наполненной разнообразными действиями. Она характерна переходами от одной задачи к другой. Они много общаются со своими подчинёнными.

 

2. Функции управления фармацевтической организацией

Всю многообразную деятельность по управлению организацией как социотехнической системой можно представить в виде процесса выполнения ограниченного числа функций.

Функция – это объективная составляющая управления, такая часть управления как целого, проявления которой становиться условием проявления этого целого.

Ключевыми функциями являются:

• Планирование
• Организация
• Мотивация
• Контроль.

Иногда указывается большее число функций, но любые иные виды управленческой деятельности работают на эти функции. Выполнение всех этих функций пронизано процессами принятия решений и процессами передачи информации (коммуникациями).

Еще выделяется такая самостоятельная деятельность как руководство. Оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения цели.

Планирование. Эта стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности и необходимые для этого средства и действия.

Организация. Эта функция нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Она предполагает формирование структуры организации, определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, и также обеспечение всем необходимым для нормальной работы – персоналом, оборудованием, денежными средствами, материальными ресурсами и т.д.

Мотивация. Для обеспечения успешного выполнения работы и продвижения к намеченным в планах целям менеджер должен побуждать людей эффективно трудиться

Контроль. Эта управленческая деятельность, заключается в проверке и сопоставлении фактических результатов с заданными. По данным контроля корректируются ранее принятые решения.

Функции находятся в определенном круговороте и составляют замкнутый цикл менеджмента. Функции взаимосвязаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой управленческой цепи не выкинешь. Взаимосвязь функций и цикличность процесса управления проявляется в том, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих. Результаты контроля дают импульсы планированию, коррекции всей остальной деятельности по выполнению функций. Практически функции взаимопроникают: в любом плане всегда имеется стадия организовывания, т.е. создания реальных условий для достижения запланированных целей; без планов невозможно контролировать результаты; контроль для персонала является мощным мотивирующим фактором

1. Сущность и виды планирования

Опыт показывает, что организации, планирующие свою деятельность, функционируют более успешно, отмечается увеличение прибыли и рентабельности, расширение сферы деятельности, повышение удовлетворенности трудом работников.

Российские экономические реформы открыли путь к экономической свободе предприятий. В результате, почувствовав воздух свободы, многие аптечные предприятия частично или даже полностью попытались освободиться от «оков» планирования. Однако импровизация деятельности не привела к оптимальным результатам. Причин такого положения много, но среди них – и отсутствие квалифицированного планирования деятельности.

Планирование - это один из экономических методов управления, выступающий как основное средство использования экономических законов в процессе хозяйственной деятельности. Планирование служит для подготовки принятия решений. Планирование - это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях. Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремиться определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого.