Теоретические основы внутренней среды организации

Введение

        Любая  организация находится и функционирует  в рамках внешней и внутренней  сред. Они предопределяют успешность  функционирования компании, накладывают  определенные ограничения на  операционные действия и в  какой-то степени, каждое действие  компании возможно только в  том случае, если среда допускает  его осуществление.

       Внутренняя  среда является источником ее  жизненной силы. Она заключает  в себе потенциал, необходимый  для функционирования организации, но в это же время может  быть источником проблем и  даже ее гибели.

Изучение внутренней среды компании дает руководству возможность оценить внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны компании, руководство имеет возможность расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно,  предупредить возникновение возможных проблем.

        Внутренняя  среда является источником, питающим  организацию ресурсами, необходимыми  для поддержания ее внутреннего  потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно эти моменты  должны быть предметом пристального внимания со стороны руководства. Поэтому основной целью данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней среды организации.

        В  первой главе приводятся общие  сведения о внутренней среде  организации и её составляющих, таких как: цели, задачи, технология, структура и люди.

        Во  второй главе рассматривается  собственно внутренняя среда  исследуемой компании, её составляющие  элементы, а также поставлена  и изучена проблема в данной  организации.

       В последней главе работы выводы о проделанной работе, решении поставленной проблемы и свои предложения.

Таким образом, целью данной работы является изучение факторов внутренней среды организации для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности фирмы.

        Данная  тема является актуальной, как  и вся теория менеджмента. В  современных условиях  российские  предприятия должны научиться  жить в соответствии с требованиями  рыночной экономии, важнейшим условием  для этого является анализ  и управление внутренними факторами  организации. Но при этом, руководители  не должны забывать и о целевом  назначении своей фирмы, следить  за производством и оказание  услуг на высшем уровне. И таким  образом поддерживать свою конкурентоспособность. Умение выделить и проанализировать  элементы внутренней среды организации  является залогом успеха фирмы.

Теоретическую основу работы составили труды ведущих ученых-экономистов по проблемам стратегического управления и анализа, публикации в периодической печати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы внутренней среды организации.

 

Среда организации, сущность ,характеристики.

 

           Внутренняя среда организации  – та часть общей среды, которая  находится в ее пределах. Она  оказывает постоянное и самое  непосредственное воздействие на  функционирование организации. Внутренняя  среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности  определяет тот потенциал и  те возможности, которыми располагает  организация.  Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Возникновение слабых сторон в деятельности организации, прежде всего, возникает при постоянном наличии внутренних переменных.

           Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их. 
           Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри  организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

           К основным переменным  в самой  организации, которые требуют внимания  руководства, относятся: цели, задачи, структура, технология и люди.

  Цели.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

  Цель -  есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50

предопределяют успешность решения.

           В ходе процесса планирования  руководство разрабатывает цели  и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

           Основной целью работы большинства  организаций является получение  прибыли. Эта их задача отражена  в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.

  Задачи.

          Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

  Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории:

-работа с людьми

-предметами

-информацией

         Изменения в характере и содержании  задач тесно связано с эволюцией  специализации. Как показал в  своем знаменитом примере о  производстве булавок 

Адам Смит: «специалист может существенно увеличить производительность труда». В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной до такой степени, о которой и думать не мог Смит.

Структура.

       Структура  организации отражает сложившееся  в организации выделение отдельных  подразделений, связи между этими  подразделениями и объединение  подразделений в единое целое.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

       Одной  из основных концепций, имеющих  отношение к структуре, является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

           Необходимость в координации, существующая  всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится  и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных  современных организациях. Если  руководство не создаст формальных  механизмов координации, люди не  смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной  координации различные уровни, функциональные  зоны и отдельные лица легко  могут сосредоточиться 

на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

  Технология.

       Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу , который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. 

       Технология  подразумевает стандартизацию и механизацию.

То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

       Технология, как фактор, сильно влияющий на  организационную эффективность, требует  тщательного изучения. Люди определяют  окончательную пригодность данной  технологии, когда они делают  свой потребительский выбор. Внутри  организации люди являются важным  решающим фактором при определении  относительного соответствия конкретной  задачи и содержания операций  избранным технологиям. Ни какая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

       Люди.

        Люди  являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди  в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них  зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются “предметом номер один”. Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений

между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

        Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от  друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности  и т.п. Все эти отличия могут  оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы  и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение  других членов организации. В  связи с этим менеджмент должен  строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать  развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий. В отличие от  машины человек имеет желания, и для него характерно наличие  отношения к своим действиям  и действиям окружающих. А это  может серьезно влиять на результаты  его труда. В этой связи менеджменту  приходится решать ряд чрезвычайно  сложных задач, от чего в большой степени зависит

успех функционирования организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Методы анализа среды организации. 

 

Анализ внутренней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние.

Проведя, анализ внутренней среды и получив данные о факторах, которые представляют опасность или открывают новые возможности, руководство должно оценить: обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями.

Метод, который используют для диагностики внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон. В управленческое обследование включаются пять функций - маркетинг, финансы, (операции) производство, человеческие ресурсы, а также культура и образ корпораций.

Что бы исследовать внутреннею среду организации можно использовать 2 основных метода:

- SWOT-анализ

-SNW-анализ.

 

SWOT-анализ.

Для того чтобы получить ясную оценку сил предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.

SWOT-анализ - это определение сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды).

Сильные стороны -- преимущества организации;

Слабые стороны-- недостатки организации;

Возможности -- факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества организации на рынке;

Угрозы -- факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации на рынке.

Для проведения анализа необходимо:

Определить основное направление развития предприятия (его миссию).

Взвесить силы и оценить рыночную ситуацию, чтобы понять, возможно ли двигаться в указанном направлении и каким образом это лучше сделать (SWOT-анализ);

Поставить перед предприятием цели, учитывая его реальные возможности (определение стратегических целей предприятия)

Проведение SWOT-анализа сводится к заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие ячейки матрицы необходимо занести сильные и слабые стороны предприятия, а также рыночные возможности и угрозы.