PR-кампания по формуле RACE

Состав организационного комитета: директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджер по связям с общественностью, бухгалтер, водители и курьеры.

Цели выставки:

• произведение благоприятного впечатления на представителей индустрии моды, создание и укрепление дальнейшего сотрудничества с ними;
• продвижение молодых и малоизвестных дизайнеров из России и стран СНГ;
• последующая продажа одежды и аксессуаров, представленных на выставке.

Целевые аудитории выставки:

• байеры;
• владельцы бутиков и магазинов одежды и аксессуаров;
• управляющие универмагов и торговых домов;
• представители текстильной промышленности;
• представители предприятий индустрии моды;
• дизайнеры одежды;
• студенты специальностей, связанных с индустрией моды;
• представители специализированной прессы, работающей в области индустрии моды.

Рекламная продукция  и полиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог выставки, рекламные буклеты, сайт, фирменные бланки, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия в выставке, баннеры.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счёта-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором²³.

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам²⁴:

• тематический рубрикатор;
• классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров);
• информация/реклама в каталог выставки;
• потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.;
• служебных и инфраструктурных помещениях и услугах.

Далее следует определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид.

Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (её детализации), подготовки адресных массивов и т. д.

Разработка рекламной кампании. Одна из самых необходимых задач – привлечь СМИ (телевидение, радио, печатные издания и интернет) для информационной поддержки. Передовыми СМИ непосредственно избраны fashion-издания, lifestyle-пресса, модные телеканалы. Соответственно, следует заранее подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

Разработка  индивидуальных и спонсорских программ. Для крупных компаний и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов. Программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и её проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе, возможности участия в рекламной кампании, возможности рекламных носителей выставки (полиграфия, наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы). В нашем случае для спонсоров можно предложить размещение баннеров с их логотипом на территории выставки, размещение логотипа на рекламной продукции и на официальном сайте выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ.

Также обязательна работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательное посещение выставки схожей тематики.

Непосредственно на выставке возникает много вопросов и моментов. Конечно, максимально их необходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться по мелочам, а всецело сосредоточиться на работе. Важно учитывать ошибки предыдущего опыта (если он был), в целях их недопущения в последующем.

Прямо перед выставкой (будем уже считать этот период в рамках проведения выставки) необходимо ещё раз проверить экспозиционный план и сверить его с генеральным застройщиком, перед застройкой выставки.

Далее – организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной и полиграфической продукцией. Оснащение стенда. Проверка готовности рекламной и полиграфической продукции, при необходимости оперативный заказ недостающих материалов.

Оформление выставочного комплекса изнутри и снаружи символикой мероприятия. Баннеры и стойки при входе, внутри. Организация навигации по выставке – размещение указателей и надписей.

Проведение пресс-конференции, посвящённой открытию выставки, других РR-акций, работа со СМИ. Инструктаж наёмного персонала на выставке, распределение обязанностей.

Подготовка информационного пакета: каталог выставки, рекламный буклет, информация о предстоящих мероприятиях, информация о деловой программе, сувенирная продукция.

Проведение фуршета для потенциальных клиентов и VIP гостей выставки.

В течение всех дней выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другими технические вопросами выставки. Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

Переговоры с партнёрами по предстоящим проектам, для более эффективного проведения последующих мероприятий.

Организация фото и видео съёмки, т.к. все эти материалы пригодятся для формирования пост-материалов выставки.

Таким образом, следует  отметить, что подготовка, и тем  более само проведение PR-кампании – дело не из лёгких. Всегда необходимо помнить, что для организации подобных действий потребуется много сил и времени. Во всём нужен строгий контроль. Даже самые тонкие детали должны быть учтены. Поэтому для достижения максимального успеха следует полностью сконцентрироваться на целях и задачах PR-кампании и заблаговременно «ликвидировать» ошибки прежнего опыта.

 

2.3. Оценка эффективности проделанной работы

Проведение анкетирования  и опросов посетителей выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством по корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчётных и рекламных документах (официальный отчёт, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку, коммерческая информация для экспонентов и возможность её получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет даёт представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и её деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы ,касающиеся следующих оценок:

• цели участия в выставке;
• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке;
• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке.

Статистические исследования посетителей осуществляется путём заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача карты на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, снабжённые номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов.

Подведение итогов выставки: подготовка итоговых документов по договорам  с администрацией павильона и  генеральным застройщиком. Окончательная  сверка и оплата.

Договор на следующий  год с выставочным павильоном и застройщиком. Заключение договоров по договорённостям на выставке с экспонентами.

Подготовка официального отчёта дирекции: экспозиционная информация (фото-материалы); общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, отчёт о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчёт о рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту, приложения.

Данные отчёта используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчётным документов для партнёров по организации выставки и органов, обеспечивающих её поддержку. Далее – подготовка разнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.

Рекомендации  для компании

В мире моды СРМ зарекомендовала  себя в качестве успешной концепции и ключевой профессиональной платформы модной индустрии и fashion-бизнеса. Являясь самой главной специализированной выставкой моды в Восточной Европе, СРМ собирает в одном месте более 18400 посетителей и 1350 компаний-экспонентов в сегментах женской, мужской, детской, молодежной моды, трикотажа, одежды для отдыха, одежды из кожи и меха, свадебной и вечерней моды, нижнего белья и пляжной моды и аксессуаров.

С момента становления  компании было проведено 16 выставок международного уровня. Наработаны тесные контакты с различными информационными организациями: печатными, электронными и телевизионными СМИ. Налажены каналы связи и оповещения партнёров и целевой аудитории организации. Однако хорошим дополнением ко всем достижениям могло бы послужить налаживание сотрудничества с компаниями мировых брендов и создание многоканальной системы автоматической связи с организациями партнёров и целевой аудитории.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В условиях рыночных отношений  главным определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель её продукции и услуг. Подвижность внешних условий ни у кого не вызывает сомнений, поэтому фирмам жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определённую ориентацию на формирование благоприятного «внешнего климата», проводить постоянную целенаправленную работу с общественностью и пользователями.

Предприниматель, ориентированный на будущее, должен в полной мере использовать потенциал возможностей PR-кампаний. Хорошо отлаженная система PR-кампаний помогает чётко увидеть преимущества фирмы, своевременно использовать изменения настроений в обществе, возможностей и желаний пользователей и не дать себя опередить конкуренту.

В данной курсовой работе были раскрыты и проанализированы основные понятия PR-кампании, наиболее детально рассмотрена подготовка проведения PR-кампании. Также был решен ряд поставленных задач. А именно:

• наиболее полно было раскрыто содержание самого понятия «PR-кампании», описаны теоретические основы создания PR-кампании;
• была рассмотрена модель жизненного цикла PR-кампаний на примере формулы RACE;
• рассмотрена пирамидальная модель оценки эффективности  PR-кампании, выявлены количественные и качественные методы ее исследования;
• рассмотрен PR-проект проведения Международной выставки моды CPM;
• были описаны особенности подготовки и проведения выставки;
• проведена оценка эффективности данной PR-кампании.

Также в ходе работы были даны рекомендации для CPM, которые могут быть проанализированы и введены в действие.

Таким образом, цель данного  исследования, заключенная в описании планирования и реализации PR-кампании и рассмотрении PR-проекта проведения специального события на примере Международной выставки моды “Collection Première Moscow” (CPM) была определённо достигнута.