Особенности и основные этапы выставочной деятельности

В нашей стране первая общенациональная выставка состоялась в 1829 г., после чего до начала знаменитых реформ Александра II было проведено еще 15 всероссийских экспозиций. Первоначально такие мероприятия носили название Всероссийских мануфактурных выставок. Целью этих экспозиций было «показать успехи, сделанные по каждой отрасли промышленности, возбудить соревнование производителей и указать потребителям лучшие отечественные изделия» (по сопроводительному каталогу Петербургской выставки 1849 г.).

В пореформенный период экономика страны стала более ориентироваться на общеевропейские стандарты коммерции, за счет чего интенсифицировалась выставочная деятельность. И если на Всероссийской мануфактурной выставке в Санкт-Петербурге в 1861 г. демонстрировались 1003 экспоната, то в 1870 г. на аналогичном мероприятии было представлено 3000 экспонатов.

При Александре III, с большим вниманием относившемся к нуждам отечественной промышленности, выставочная деятельность получила новый импульс к развитию благодаря всплеску научно-технических открытий, изобретений, новаций. На Всероссийской выставке в Москве в 1882 г. демонстрировались почти 4000 экспонатов, причем по верному замечанию современников: «Если для выставки 1870 года основной задачей было представить верную и добросовестную картину русской промышленности, то для выставки 1882 года в Москве этот замысел конкретизировался на идее развития творчества». Так был заложен фундамент выставочно-ярмарочной деятельности в нашей стране.

Дальнейшее бурное развитие выставочная индустрия получила на протяжении 20 века, в соответствии с развитием промышленности, науки и техники.

 

1.2 Понятие, классификация и значение выставок

 

Выставка - это высшая форма рекламной деятельности, в ходе подготовки и  проведения которой используются все формы маркетинговых и рекламных  коммуникационных средств и способов, позволяющие максимально полно продемонстрировать свойства продукции и значительно сократить период времени от определения задач по продвижению на рынке продукта до его сбыта потребителю. Реализация продукта может производится в ходе работы выставок (прямой сбыт), но как правило, реализация производится позднее (отсроченный сбыт) на основании достигнутых в ходе выставки договоренностей между производителем и потребителем.

Организационно выставка является конкретным плановым событием с ограниченным временем проведения, проводимым в заранее объявленном и подготовленном месте, с определенной периодичностью проведения (в зависимости от вида представляемого продукта).

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Несмотря на то, что границы между понятиями торговой ярмарки и выставки часто не различимы, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

Выставки классифицируют:

  По статусу: всемирные, международные, национальные, межрегиональные, региональные, местные.

По предмету и широте тематики: универсальные, многоотраслевые, общеотраслевые, специализированные, оптовые, ярмарочные шоу (авиасалоны, автомобильные шоу) и традиционные сезонные ярмарки-продажи.

 По времени проведения: постоянно действующие выставки, продолжительного срока действия, среднесрочные и краткосрочные.

По частоте повторения: единовременные и регулярные (ежегодные, сезонные и т.п.).

По привязке к месту проведения : проводимые в разных или постоянных местах. Также выделяют выставки с переменным местом проведения и передвижные выставки, которые проводятся в различных городах или странах.

Для широкой публики. Выставки для широкой публики (public indoor), обычно проводящиеся в специальных выставочных залах, базируются на общеинтересных темах, таких, как пища, дом, «сделай сам», садоводство или отдых и путешествия.

Торговые или деловые. Это более специализированный тип павильонных выставок. Они меньше привлекают внимание публики. Участники подобных выставок - bona fidel: посетители, приглашенные, или получившие билеты через торговые журналы, или допущенные на презентацию по своим деловым визиткам.

Многоцелевые. Некоторые выставки, проводящиеся в павильонах, такие, как демонстрация автомобилей, могут распределять дни посещений между торговыми представителями и широкой публикой.

Частные. Они, как правило, имеют одного (иногда и нескольких), спонсоров с близкими, но не конкурирующими интересами. Устраиваются обычно в отелях, местных зданиях общественного назначения, библиотеках, центрах по продаже жилья или в помещениях компании.

Участие в специализированных выставках давно стало неотъемлемой частью профессиональной работы бизнесменов во многих отраслях экономики. Выставка является тем местом, где периодически и в одно время собираются практически все серьезные игроки данного конкретного сегмента рынка - как уже зарекомендовавшие себя, так и те, кто только собирается о себе заявить. Это очень удобный момент, чтобы составить представление о текущей ситуации в среде, где находится сфера ваших интересов, прочувствовать конъюнктуру, начать выстраивать необходимую тактику и стратегию.

Во время проведения выставочного мероприятия могут решаться вопросы, связанные с изучением и анализом внешней среды компании (сбор информации, квалифицированное грамотное интервьюирование, опросы и т.д.) и продвижения информации о компании, ее планах, новых товарах и услугах.

То есть выставка - это очень удобное место или образно говоря - "плацдарм", где нужно вести активную работу и выстраивать на будущее тактику борьбы за своего "потенциального клиента"

В настоящее время термины "выставка" и "ярмарка" приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы, но, несмотря на такие схожие черты, как: адресованность организованному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах эти понятия стоит различать.

Так, Международное бюро выставок даёт следующее определение. Выставка - показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

По определению Союза международных ярмарок ярмарка представляет собой экономическую выставку образцов, которая, в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она находится, представляет собой крупный рынок товаров, действующий в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном или международном масштабах.

Ярмарки – это периодически проводимые в заранее известном месте и в установленные сроки своеобразные съезды торговцев и производителей, на которых осуществляется купля-продажа крупных партий продукции и ее демонстрация, а также заключаются договоры на будущие поставки. На ярмарках реализуется, главным образом, товары сезонной торговли (сельскохозяйственная и лесная продукция, одежда, обувь), а также высокотехнологичная (машины и оборудование) и полиграфическая продукция.

Выставки – в отличие от ярмарок не имеют строгой привязки к месту и времени их проведения. Основная их цель – рекламирование товаров, информирование покупателей, установление деловых связей производителей и торговцев. В строгом понимании на выставках в отличие от ярмарок торговля представленными товарами не осуществляется. Исключение составляют выставки-ярмарки, где такая торговля имеет место.

Участие фирмы в работе выставок является эффективным и мощным средством формирования маркетинговых коммуникаций фирм, которые уже достигли достаточно прочных позиций на своем рынке. Давно уже став самостоятельным направлением коммуникационной деятельности, участие в выставочной деятельности представляет собой сложный единый комплекс приемов и средств таких основных элементов СМК, как реклама, коммерческая пропаганда, личная продажа, стимулирование сбыта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Особенности и основные этапы выставочной деятельности

2.1 Этапы подготовки и  организация выставки

                         

          На первый взгляд в подготовке к выставке нет ничего сложного, но это ошибочное мнение. Это довольно-таки сложный подготовительный процесс, который включает в себя сбор необходимой информации, подготовку необходимого оборудования и прочее. Поэтому коснемся моментов, с которыми придется столкнуться организации в процессе подготовки к выставке.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:

1. составляется план деятельности  до выставки и на период  проведения выставки;

2. назначаются ответственные лица;

3. учитываются все возможные  расходы, связанные с проведением  выставки;

4. после окончания выставки делаются  выводы для дальнейшего использования  в будущем.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В заявке указываются все реквизиты организации (страна, адрес (телефон), номер расчетного счета). Суть заявки заключается в предварительной регистрации и бронировании выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие организации с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. После получения заявки, в адрес организации высылается подтверждение о регистрации организации в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата должна быть произведена в течение 5-10 дней.

Организации-участнику организаторами выставки могут быть предоставлены и дополнительные услуги. Наиболее распространенными дополнительными услугами аккредитация, публикация в каталогах, услуги переводчиков, изготовление вывески и фирменной рекламы.

Организации, участвующие в выставке, в большинстве случаев изготавливают свои эксклюзивные материалы для выставки, в специализированных фирмах, тем самым, повышая качество экспозиции, что наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход. Однако при этом возрастают расходы фирмы-участника, что ведет к удорожанию выставочного стенда.

Но организация может и не обращаться в специализированную фирму для изготовления выставочного стенда, а заключить специальное соглашение в приложении к договору на аренду площади, согласно требованиям организации – участника выставки. В соглашении конкретно оговариваются все необходимые моменты экспозиции, сроки, цена.

Следующим очень важным моментом является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Организация должна заранее подготовить письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение на ввоз (вывоз) выставочных материалов. Такая заявка должна содержать подробный список ввозимых выставочных материалов. Письмо составляется в адрес фирмы-организатора выставки, на имя директора.

Как видим, организация участия фирмы в выставке на должном уровне, это довольно трудоемкий процесс, включающий в себя застройку выставочной площади, доставку выставочного груза, организацию поездки представителей организации – экспонента на выставку. Ведь плохо оформленный стенд или плохо обученный персонал может легко «обнулить» вложенные средства, а это, как правило, средства не малые. От того, как подготовлена выставка, зависит ее успех.

Перечень предоставляемых услуг выставочными фирмами может быть самым разнообразным, например:

- размещение рекламы заказчика  на щитах, баннерах на территории  выставочного комплекса;

- почтовая рассылка рекламных  материалов фирм по тематике  выставки;

- проведение пресс- конференций;

- редакционно-издательские услуги;

- трансляции объявлений по радио;

- видеореклама;

- информирование организаций и  фирм о международных выставках;

- заказ услуг переводчика и  другого обслуживающего персонала.

                                           

2.2 Выставочный дизайн

 

Выставочный дизайн — это сочетание искусства визуального общения, функциональности и технологичности, любой выставочный стенд — это пространственная конструкция, имеющая определенные прочностные характеристики и, соответственно, требующая хотя бы минимальной инженерной проработки.

Выставочный дизайн должен соответствовать общей выставочной концепции фирмы и конкретным целям участия в данной выставке. Ни один самый профессиональный дизайнер не сможет разработать оптимальный для фирмы выставочный стенд, если фирма сама не знает, зачем он вообще нужен. Конкретно сформулированная цель упрощает выбор оптимального дизайна: можно поручить разработку дизайнеру, можно заказать стенд «под ключ» у профессиональных застройщиков и изготовителей.

Главное в формировании дизайна выставочного стенда — выдержать равновесие между креативностью и функциональностью. Например, образ яркого оригинального стенда может быть безнадежно испорчен коробками для раздаточных материалов и развешанной на стульях верхней одеждой только потому, что при разработке стенда не было предусмотрено подсобное помещение. Возможен и обратный вариант: очень удобный стенд, скучно стоящий в ряду и ничем не привлекательный для посетителей. Кстати, комфортабельность работы на стенде заметна не только стендистам, но и посетителям, и тоже добавляет свой элемент в формирование общего образа стенда.