Искусство делового общения

    - Не разговаривайте  с начальником категорическим  тоном, не говорите всегда только  «да» или только «нет». Вечно  поддакивающий сотрудник надоедает  и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.

    - Будьте преданны  и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы.

    - Не стоит обращаться  за помощью, советом, предложением  и т.д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.

   - Если вас наделили  ответственностью, деликатно поднимите  вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может  быть реализована без соответствующей  степени свободы действия (Рытченко, Татаркова 2001).

    Этика делового общения «по горизонтали». Общий этический принцип общения «по горизонтали», т.е. между коллегами (руководителями или рядовыми членами группы), можно сформулировать следующим образом: «В деловом общении относитесь к своему коллеге так, как вы хотели бы, чтобы он относился к вам». Если вы затрудняетесь, как вести себя в той или иной ситуации, поставьте себя на место вашего коллеги.

    Применительно к коллегам-управляющим следует иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений – дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одного предприятия (Семенов, 2007). В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижение по службе. В то же самое время это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего. В рассматриваемом случае участники делового общения должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу.

    Вот несколько  принципов этики делового общения  между коллегами.

     - Не требуйте  к себе какого-либо особого  отношения или особенных привилегий  со стороны другого.

     - Попытайтесь  достичь четкого разделения прав  и ответственности в выполнении общей работы.

    - В отношениях  между коллегами из других  отделов вам следует отвечать  самому за свой отдел, а не  сваливать вину на своих подчиненных.

   - Не относитесь  с предвзятостью к своим коллегам.

   - Называйте своих  собеседников по имени и старайтесь делать это почаще.

   - Улыбайтесь, будьте  дружелюбны и используйте все  многообразие приемов и средств, чтобы показать доброе отношение  к собеседнику.

   - Не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить.

   - Не лезьте человеку  в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах.

   - Старайтесь слушать  не себя, а другого.

   - Не старайтесь  показаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле.

  - Рассматривайте вашего  коллегу как личность, которую  следует уважать саму по себе, а не как средство для достижений (Рытченко, Татаркова 2001).   Этические нормативы делового общения и поведения должны описывать общую систему и правила этики, которых, по мнению организаций, должны придерживаться ее работники. Эти нормативы разрабатываются с целью улучшить деловое общение на различных уровнях и в разных сферах деятельности организации. Цель их создания – установление нормальной нравственной атмосферы и определение этических рекомендаций при принятии решений. Каждое предприятие, если оно дорожит своей репутацией, будет стремиться к тому, чтобы утвердить у себя высшие стандарты этики делового общения, являющиеся важнейшим компонентом бизнеса.

    Задача повышения норм и стандартов этики делового общения, как и вообще этики бизнеса, во многих странах сегодня выдвигается как одна из важнейших. Проблема стоит достаточно остро. Так, согласно опросам общественного мнения, среди широких слоев населения США господствует убеждение, что ценности этического поведения неуклонно снижаются. В России, как это признается повсеместно, положение с этим еще хуже (Томарева, 2006). Поэтому организации, фирмы, руководители и предприниматели всех уровней должны приложить максимум усилий для повышения этичности делового общения, используя для этого различные способы и средства, в том числе и обучение этике делового общения.

 

2.3. Правила вербального этикета.

Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (словесного, речевого) этикета, связанного с формами и манерами речи, словарным запасов, т.е. со всем стилем речи, принятым в общении данного круга деловых людей.

 В деловом разговоре  надо уметь дать ответ на  любой вопрос. Даже на простейшие, задаваемые ежедневно по несколько  раз «Как дела?», всегда необходимо  помнить о чувстве меры. Ничего не ответить невежливо; буркнуть «нормально» и пройти мимо тоже невежливо, если не грубо; пуститься в долгие рассуждения о своих делах – прослыть занудой. В таких случаях деловой этикет предписывает отвечать примерно следующее: «Спасибо, нормально»,  «Спасибо, пока жаловаться грех», и в свою очередь поинтересоваться: «Надеюсь, что и у Вас все обстоит нормально?». Такие ответы нейтральны.

   В вербальном общении деловой этикет предполагает применение различных психологических приемов. Одни из них – «формула поглаживания». Это словесные обороты типа: «Удачи Вам!», «Желаю успеха», известные фразы: «Большому кораблю – большое плавание», «Ни пуха, ни пера!» и т.п., произносимые с различными оттенками. Широко применяют такие речевые знаки, как «нет проблем», «О’кей» и т.п. (Духвалова, 2005).

В речевом общении деловых людей большое значение имеют комплименты – приятные слова, выражающие одобрение, положительную оценку деятельности в бизнесе, подчеркивающие вкус в одежде, внешности, сбалансированность поступков партнера, т.е. оценку ума делового партнера. Комплимент, тем более, если собеседник – женщина, - необходимая часть речевого этикета. Особенно важно помнить о комплименте, если вы имеете дело с человеком впервые.

     Деловой этикет требует особого поведения в общении с клиентами. В каждом виде услуг, оказываемых клиентам, есть свои профессиональные тонкости в поведении. Но надо помнить, что определяет отношения с клиентами самый главный принцип: клиент – самый дорогой и желанный человек в вашем офисе (магазине, предприятии). Если клиентов много, то обычно стараются в первую очередь обслуживать женщин и престарелых. Но в любом случае в работе с клиентами надо быть хорошим психологом.

    Важно также соблюдать определенные правила в отношении одежды и внешнего вида. Одежда, поведение менеджера – это его визитная карточка.    Соблюдение важнейших правил делового общения – признак респектабельности, воспитанности, уверенности в себе. 

    

2.4. Правила общения по телефону

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого- либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т.д. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является телефонный разговор.

У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20-30%). Так утверждает американский менеджер А. Маккензи (Мескон, Альберт, Хедоури 1993). Среди 15 главных причин потерь рабочего времени менеджеров он поставил на первое место телефонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжительность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, неделовитости фраз, что увеличивает время телефонного разговора.

    Искусство ведения телефонного разговора состоит в том, что чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты (Емышева, 2002).

     Основа успешного проведения делового телефонного разговора – компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся еще в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции.

Существенное значение имеет также умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень многое (Емышева, 2002). Нужно стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать речь собеседника.

Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи; быстрое или медленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв.

Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запасе целый яд реплик для корректировки общения. Например:

   Как вы  меня слышите?

   Не могли  бы Вы повторить…?

   Извините, очень плохо слышно.

   Простите, я не расслышал, что Вы сказали... (Лавриненко 1997).

До того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например:

   Итак, по этому вопросу мы договорились?!

   Могу я  считать, что по этому вопросу  мы достигли соглашения?

   Как я  Вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?(Лавриненко 1997).

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

 

2.5. Культура делового общения

Ориентируясь на современные открытия в области коммуникативного менеджмента (работы К.Бруссо, М.Драйвера, Р. Ларссона, Г. Уриана) можно сказать, что сейчас главенствует демократический стиль, в основе которого лежат уважительные субъект-субъектные отношения (Казначевская, Чуев 2004). Детерминирующим началом данных отношений является владение подлинной культурой общения, в том числе и культурой речевого общения. Таким образом, центральную, системообразующую часть  процесса по формированию культуры менеджера составляет культура делового  общения.

Деловое общение можно легко выделить из функционально-ролевого. Деловое общение – это вид межличностного общения, направленного на достижение какой-то предметной договоренности. В деловом общении (в отличии, например, от светского) всегда есть цель.

     Типы общения определяют по тем правилам, выполнение которых подразумевается. Так, если правила «светского» общения основаны на кодексе вежливости, то в основе деловых отношений лежит кодекс, основанный на принципах кооперативности. Он содержит следующие правила:

1.Правило необходимости и достаточности информации. (Говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент.)

2. Правило качества информации.
3. Правило соответствия (не отклоняйся от темы).
4. Правило стиля (выражайся ясно).
5. Правило коммуникативного этикета (Шеламова, 2009).

Конструктивности делового общения часто мешают разнообразные коммуникативные барьеры. К ним относятся:

   - социальные барьеры – политические, религиозные и т.д. Они порождают непонимание, подозрительность, ведут к блокированию межличностного общения;

   - этнокультурные барьеры. Национально-культурные особенности сильно влияют на восприятие других народов. Свои традиции и привычки воспринимаются как норма, их отсутствие в  других – как недостаток;

   - психологические барьеры – индивидуальные особенности личности (замкнутость, застенчивость, назойливость, вздорность и др.); психологические отношения общающихся (взаимная симпатия,  неприязнь, несовместимость и др.); отсутствие необходимых навыков общения.

Менеджмент – это та сфера человеческой деятельности, где общение имеет определяющую роль. От того, насколько грамотно построено общение, зависит результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации.

 Понимание процессов  передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного  взаимодействия с людьми необходимы  менеджеру любого уровня. Сегодня  опытный руководитель тратит  большую часть времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством. Знание и умение в области общения необходимы не только менеджерам, но и любому из нас, ибо через общение человек организует и оптимизирует свою производственную, научную, коммерческую, учебную и любую иную деятельность. Общение позволяет решать не только вопросы организации, но и проблемы ее сотрудников.