Управление товарными запасами торгового предприятия

В отделе продаж ООО «Рэйд» работает ряд торговых представителей, основной задачей которых является продвижение продукции компании на рынке, посредством мониторинга продаж товара в торговых точках, развитии существующей клиентской базы, приёме и обработке заказов. Таким образом, ТП в режиме реального времени посредством КПК/планшета с программой Оптимум проверяют соответствие заказа клиента с фактическими остатками на складе и посылает заказ на склад для комплектации. В случае, если товара на складе нет, ответственное лицо на складе отправляет запрос в Отдел закупа на пополнение запаса.

Далее рассмотрим бизнес-процессы, относящиеся к Системе управления запасами более подробно.

Формирование заявки на пополнение товарных запасов.

Осуществление пополнения товарных запасов склада г. Уфа производится по Бланку заказа в электронной форме, отсылаемым в Центральные офисы компаний-партнеров, которые основываются на статистических данных, представленных программой Reid 2000.

Компания «Рэйд» работает более чем с 50 компаниями-партнерами. В данной работе будет рассмотрено такое направление как Кондитерское направление компании «Объединенные кондитеры». Весь ассортимент категории «ОК» разделен на три категории: основной, заказной и акционный.

Управление товарными запасами осуществляется сотрудниками отдела закупа ООО «Рэйд» по всему ассортименту на основе статистических данных программы Reid 2000. Сотрудники компании самостоятельно формируют заявки и отправляют непосредственно производителю. Ответственные сотрудники отдела продаж могут, по мере возникновения необходимости, предоставлять свои пожелания по увеличению ТЗ основного ассортимента, подкрепляя их четким обоснованием и принимая во внимание товар, уже имеющийся на складе компании, в пути и, также, товар уже находящийся в заявке, отправленной на Единую торговую площадку.

Заявка на отгрузку товара формируется на базе системы Reid 2000 электронном формате и отправляется производителю не менее чем за 6 рабочих дней до желаемой даты отгрузки. Важным условием формирования заявки при заказе «ОК» является максимальная загрузка ТС. Поставки с ЕТП г.Екатеринбург на склад в г.Уфа осуществляются автомобильным транспортом, используя при этом контейнеры, грузоподъемность такого контейнера 10-20 тонн, при вместимости порядка 38 паллет.

За 1 день до даты отгрузки с завода в заявку могут быть внесены корректировки в связи с отсутствием товара по некоторым заказанным позициям. Таким образом, отгрузка продукции осуществляется по конечному варианту откорректированной и утвержденной заявки.

После момента отгрузки товара с завода производителя, работник Отдела закупа обязан в течение 2-х рабочих дней получить у компании ООО «Объединенные кондитеры» отгрузочные документы и завести их в базу, создав электронный вагон.

Расчет количества товара, необходимого для заказа.

Расчет товарного запаса в компании «Рэйд» автоматизирован и осуществляется посредством программы Reid 2000. При управлении товарным запасом используются такие понятия, как:

- Пороговый уровень заказа – или «точка заказа», в соответствии с источником пороговый уровень заказа определяет такую его величину, при достижении которой осуществляется очередной заказ.

- Страховой запас – предназначенный для поддержки и защиты от неопределенности. Основное назначение – покрытие потребностей, вызванных кратковременными колебаниями спроса или поставок.

- Оптимальный страховой запас

Пороговый уровень запаса рассчитывается в несколько этапов, которые представляют собой следующее:

- на основе целевого плана продаж на определенный год рассчитывается среднедневной показатель продаж (в тоннах по брендам);

- определяется количество дней, необходимых для полного цикла поставки (при максимальной длительности поставки с ЕТП г. Екатеринбург в Уфу в 10 дней);

- рассчитывается пороговый уровень по следующей формуле 1.1:

ТЗ = Иср * (t1 + t2), (1.1)

где: ТЗ – точка заказа;

Иср– среднедневной показатель продаж;

t1 - количество дней, необходимых для обработки заказа;

t2– количество дней в пути;

Расчет страхового запаса состоит из следующих этапов: производится классификация товаров по принципу АВС – анализа; считается страховой запас, в соответствии с формулой 1.2; далее рассчитанный страховой запас увеличивается в соответствии с распределением по группам: А группа - + 8 дней; Вгруппа - + 6 дней; С группа - + 3 дня запас.

СЗ = Иср *tabc, (1.2)

где: СЗ – страховой запас;

Иср– среднедневной показатель продаж;

tabc - количество дней, необходимых для обработки заказа, в соответствии с группой, определенной в ходе АВС – анализа.

Оптимальный уровень запаса рассчитывается по формуле 1.3.

ОТЗ = ТЗ + СЗ, (1.3)

где: ОПТ – оптимальный товарный запас;

ТЗ – товарный запас;

СЗ – страховой запас.

На основе рассчитанных показателей, а также статистических данных о приходе/расходе товара, по каждому SKUстроится график расхода товарных запасов, с указанием порогового уровня заказа, страхового и оптимального.

Как было указано, при расчете страхового запаса в компании Рэйд распространено использование АВС - метода, который служит основным инструментом для распределения всей совокупности запасов на группы, в зависимости от стоимости хранимого запаса. В основе АВС – метода лежит так называемое «правило 80/20», согласно которому на 20% общего количества хранимых товарных запасов приходится 80% стоимости запасов.

Применительно к компании Рэйд разделение товарной номенклатуры по всем SKU внутри каждого направления. В качестве результирующего признака выступает показатель «объем продаж за отчетный период» в денежном эквиваленте. Расчет производится автоматически посредством системы Reid 2000.

Рассмотрим применение АВС – анализа на продукции компании Объединенные кондитеры по итогам продаж отчетного периода, а именно месяца. Общее количество SKU, соответствующих категории кондитерские изделия, составляет 346 штук, распределение которых представлено в таблице

 

Таблица Распределение товарной номенклатуры на группы

Группа	Количество	Реализация
А	36%	80%
В	25%	15%
С	39%	5%

 

Товары рассматриваемой товарной номенклатуры являются товарами народного потребления (бытовой химической промышленности), ввиду этого им присущ ряд определенных характеристик, таких как: высокая конкуренция на рынке, большое количество товаров-заменителей, относительно одинаковый уровень цен. Ввиду влияния подобных факторов, распределение на группы АВС имеет пропорции 36*64, а не стандартные 20*80, что говорит о том, что на практике для эффективного управления, необходимо учитывать множество факторов, влияющих на бизнес.

Проанализировав систему пополнения товарных запасов, был выявлен ряд факторов, которые, на мой взгляд, негативно влияют на всю систему управления товарными запасами.

- Прежде всего, данные о расходе товарных остатков со склада заносятся вручную сотрудниками склада, т.к. на складе не предусмотрена сканерная проверка отгружаемых заказов. В связи с этим, часто в систему попадают некорректные данные о расходе;

- При расчете уровней запаса система ссылается только на среднедневные продажи прошлых периодов, при этом не производится полноценное прогнозирование спроса с учетом тренда и сезонности, что часто приводит к завышенным/заниженным показателям;

- При формировании заказов часто учитывается видение/пожелания сотрудников филиалов, что часто носит субъективный характер;

- Планирование продаж осуществляется коммерческим отделом, основываясь на годовом и квартальном плане без разбивки по товарным позициям

 

Размещение товаров на складе 

 

Использование метода Парето (20/80) для принятия решения о размещении товаров на складе.

Склад является наиболее общим  элементом логистических цепей. Рационализация материальных потоков  на нем – резерв повышения эффективности  функционирования любого предприятия.[6]

Задача определения приемлемого  варианта размещения товаров на складе не является новой для торговли и  системы материально-технического снабжения. Разработаны различные  алгоритмы, предлагающие решать эту  задачу с помощью ЭВМ. Решение  заключается в определении оптимальных  мест хранения для каждой товарной группы.

Несмотря на очевидное  достоинство, применение этих методов  сдерживается необходимостью наличия  на складах соответствующего программного обеспечения и вычислительной техники, а также специально подготовленного  персонала.

Названные ограничения могут  быть преодолены в результате применения метода Парето (20/80), согласно которому 20% объектов, с которыми обычно приходится иметь дело, дают, как правило, 80% результата.[9]

На складе применение метода Парето позволяет минимизировать количество передвижений посредством разделения всего ассортимента на группы, требующие  большого количества перемещений, и  группы, к которым обращаются достаточно редко.

Как правило, часто отпускаемые  товары составляют лишь небольшую часть  ассортимента, и располагать их необходимо в удобных, максимально приближенных к зонам отпуска местах, вдоль  так называемых «горячих» линий. Товары, требующиеся реже, отодвигают на «второй план» и размещают  вдоль «холодных» линий. Вдоль «горячих»  линий могут  располагаться также крупногабаритные товары и товары, хранящиеся без тары, так как их перемещение связано со значительными трудностями.

Рассмотрим в качестве примера склад, ассортимент которого включает 27 позиций (таблица1.1, позиции а, б, в,..., я). Предположим, что груз хранится в стеллажном оборудовании на поддонах в пакетированном виде, отпускается целыми грузовыми пакетами, и все операции с ним полностью механизированы. Всего за предшествующий период (например, за прошлый месяц) было отпущено 945 грузовых пакетов.

Реализация за предшествующий период

Товарная группа	Количество отпущенных грузовых пакетов	Товарная группа	Количество отпущенных грузовых пакетов	Товарная группа	Количество отпущенных грузовых пакетов
1	2	3	4	5	6
А	10	К	80	У	75
Б	0	Л	5	Ф	5
В	15	М	15	Х	0
Г	145	Н	210	Ц	10
Д	160	О	10	Ч	5
Е	25	П	5	Ш	0
Ж	0	Р	10	Э	15
З	15	С	15	Ю	85
И	20	Т	0	Я	10

 
 

 

В этом примере более 80% заказанных грузовых пакетов пришлось на 6 позиций  ассортимента (позиции н, д, г, к, у, ю). Очевидно, что запасы по этим позициям следует разместить на «горячих» линиях. Моделирование, выполненное для условий данного примера, показало, что при размещении запаса на складе без учета скорости оборота разных позиций суммарный пробег техники при укладке на хранение и отборке возрастает в 2-3 раза.